Kan ik zelf een digitale werkbon maken zonder programmeur?

Ja. Met een formulier-tool zoals Google Forms, Microsoft Forms of Jotform zet je de velden van je papieren bon in een middag op de telefoon, en de antwoorden komen in een spreadsheet terecht. Je hebt dan een bon die leesbaar is en niet kwijtraakt. De koppeling naar je uren en je factuur heb je daarmee meestal nog niet: dat blijft overtypen.

Kan ik een werkbon maken in Word of Excel?

Als sjabloon om te printen wel, en als invulbare pdf op een tablet ook. Alleen is dat papier op een scherm. De bon is lastig te doorzoeken op klant of adres, de uren staan er niet als bruikbaar getal in en op kantoor wordt alles alsnog opnieuw ingetikt. Bij weinig bonnen is dat te overzien.

Is een handtekening op een scherm rechtsgeldig?

Een elektronische handtekening heeft volgens artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek dezelfde gevolgen als een handgeschreven handtekening, als de manier van ondertekenen betrouwbaar genoeg is voor het doel. Zorg dus dat de handtekening vast aan die ene bon hangt, met datum, tijd en de naam van wie tekende. Een losse foto van een krabbel doet dat niet.

Hoe lang moet je werkbonnen bewaren?

De Belastingdienst gaat uit van een bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie, en een werkbon onder een factuur hoort daarbij. Digitaal bewaren mag. De Belastingdienst moet je bestanden bij een controle wel kunnen gebruiken, dus de bon moet al die tijd leesbaar en terug te vinden blijven. Een groepsapp die tussendoor wordt opgeschoond, is daarvoor geen betrouwbare plek.

Wat als er op de klus geen bereik is?

Dan moet de bon ter plekke ingevuld kunnen worden en pas versturen zodra er weer verbinding is. Werken je mensen regelmatig in kelders, schachten of buitengebied, benoem dat dan vooraf bij wie je bon bouwt of levert, en test het.

Wat is het verschil tussen een werkbon en een opdrachtbon?

Een opdrachtbon gaat vooraf: daarop staat wat er moet gebeuren. Een werkbon gaat achteraf: daarop staat wat er is gedaan, hoeveel uren erin zaten en welke materialen zijn gebruikt. In de praktijk lopen die 2 vaak in elkaar over, omdat de monteur de opdracht op zijn telefoon krijgt en dezelfde bon afsluit met wat hij heeft gedaan.

Wat kost een digitale werkbon?

Dat hangt vooral af van wat de bon moet doen: welke velden en rollen erin zitten, of hij moet doorlopen naar je uren en je boekhouding, en of hij deel is van een groter geheel zoals planning en facturatie. Een formulier-tool is gratis of goedkoop, een pakket rekent vaak per maand. Voor een bon op maat bij Scorpio staan de prijsbanden op de prijzenpagina; daar betaal je niet per medewerker. Meet vooraf hoeveel tijd er nu aan overtypen weggaat, dan weet je achteraf of het iets heeft opgeleverd.

Zelf een digitale werkbon maken: hoe pak je dat aan?

Zelf een digitale werkbon maken kan in een middag: je neemt je papieren bon als uitgangspunt, zet die velden in een formulier op de telefoon en laat elke ingevulde bon op één vaste plek binnenkomen. De 5 stappen staan hieronder. Of die bon daarna blijft hangen, hangt af van 3 dingen: hij is terug te vinden, hij sluit aan op de factuur, en hij is net zo makkelijk in te vullen als het blaadje. Ontbreekt er één, dan ligt het bonnenboekje al snel weer in de bus.

Dakdekker vult 's avonds op de steiger nog een werkbon in op zijn tablet

Werkbonnen digitaliseren: waar begin je?

Voor je een formulier bouwt, beslis je wat er met het papier gebeurt en hoe je ploeg overstapt. Dat staat in werkbonnen digitaliseren: papieren werkbonnen vervangen. Dit artikel gaat over de stap daarna: de bon zelf in elkaar zetten.

Welke velden neem je mee?

Neem de velden over die op je papieren bon al staan: klant, adres, datum, het werk, uren, materiaal, foto's en een handtekening, plus wat jouw vak erbij nodig heeft. Welke dat per vak zijn, staat met een ingevuld voorbeeld in wat moet er op een werkbon staan.

Zelf een digitale werkbon maken in 5 stappen

Stap 1: begin bij je papieren bon, niet bij een leeg scherm

Pak 10 ingevulde bonnen van de afgelopen maand. Streep de vakjes weg die op alle 10 leeg zijn gebleven, en zet erbij wat je monteurs met de hand in de kantlijn hebben geschreven. Dat is de bon die je gaat nabouwen. Het voorgedrukte formulier is dat niet.

Stap 2: kies waar de bon in komt te staan

Er zijn grofweg 3 routes. Ze verschillen vooral in wat er na het verzenden gebeurt.

Een formulier-tool (Google Forms, Microsoft Forms, Jotform) is gratis of goedkoop en staat snel. Elke bon landt als regel in een spreadsheet. Dat is beter dan een foto in de groepsapp, want je kunt zoeken en niets raakt kwijt. Het overtypen naar de factuur blijft meestal.

Een werkbon-app uit een pakket ziet er verzorgder uit en is ook snel opgezet. Je zet velden aan en uit binnen het sjabloon van de leverancier. Doet dat pakket ook je facturatie of koppelt het met je boekhouding, dan kan de bon doorlopen. Zo niet, dan tik je op kantoor alsnog over.

Een eigen bon op maat wordt nagebouwd van je papieren blaadje en aangesloten op je uren en je boekhouding. Dat vraagt eerst een bouwperiode, en daarna past hij op je eigen velden en rekenwijze. Dat is wat wij bouwen.

Bij weinig bonnen is een formulier goed genoeg om mee te beginnen. Hoe meer bonnen er op kantoor worden overgetypt, hoe zwaarder de koppeling met je facturatie meetelt bij de keuze.

Stap 3: zet de velden in de volgorde van de klus

Klant en adres bovenaan, en liefst al ingevuld vanuit de planning zodat de monteur ze niet hoeft te typen. Dan het werk, de uren, de materialen, de foto's en als laatste de handtekening. Dat is de volgorde waarin een klus verloopt.

Maak van alles wat je op kantoor als getal nodig hebt een getal of een keuzelijst. Uren als cijfer, materialen uit een lijst met aantallen, verfsoort of dakbedekking als keuze. Een vrij tekstveld met "3 rollen APP en wat primer" moet iemand op kantoor eerst lezen voordat er een factuurregel uit komt.

Stap 4: regel handtekening, foto's en verzenden

De handtekening hangt vast aan die ene bon, met datum, tijd en de naam van wie tekende. Een losse foto van een krabbel doet dat niet. Foto's van voor en na horen bij dezelfde bon, niet in een apart appje.

Verzenden gaat naar één vaste plek binnen je bedrijf: een spreadsheet, een map per klant of je eigen systeem. Niet naar een mailbox of de groepsapp, want daar vind je hem over een halfjaar lastig terug. Test één keer bewust zonder bereik, in een kelder of parkeergarage, en kijk of de bon alsnog verstuurd wordt zodra er weer verbinding is.

Stap 5: draai hem een week op één klus, en meet het overtypen

Eén ploeg, één type klus, een week. Je merkt dan welke velden knellen en welke er missen, terwijl aanpassen nog weinig kost. Meet vooraf hoeveel tijd er op kantoor per week aan overtypen weggaat, en meet dat na een maand opnieuw. Dat cijfer vertelt je of je in stap 2 de goede route koos.

Hoe je daarna de rest van het team meekrijgt zonder dat het papier terugkomt, staat in papieren werkbonnen vervangen.

Waar het daarna knelt: 3 punten

Een zelfgemaakte bon werkt de eerste weken meestal wel. Of hij na een halfjaar nog werkt, hangt af van deze 3 dingen.

1. Terugvindbaar, ook over een halfjaar

Een papieren werkbon verdwijnt in een map, een auto of een jaszak. Zoek je hem later terug voor een garantievraag of een nacalculatie, dan ben je afhankelijk van geheugen en geluk.

Een digitale werkbon helpt pas als je hem ook echt terugvindt: op klant, op datum, op adres, op één vaste plek. Een foto die naar een groepsapp wordt gestuurd, is digitaal maar niet vindbaar.

Er zit ook een administratieve kant aan. Een werkbon onder een factuur hoort bij je administratie, en de Belastingdienst gaat uit van een bewaarplicht van 7 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de bon die tijd leesbaar blijft en bij een controle te gebruiken is. Een opgeschoonde groepsapp of een vervangen telefoon voldoet daar niet aan.

2. Aangesloten op de factuur

Hier zit vaak het meeste tijdverlies. De monteur schrijft materialen en uren op de bon. Op kantoor worden dezelfde gegevens overgetypt in de boekhouding voor de factuur. Dat is dubbel werk, met de kans dat er iets niet meekomt.

Een bon die alleen digitaal is maar los staat van de rest, lost dat niet op. Pas als de bon doorloopt naar de factuur, verdwijnt het overtypen. Dat kan met een pakket dat ook je facturatie doet, of met een bon die op je eigen boekhouding aansluit. Bij dakdekkers en schilders, waar oppervlaktes, materialen en uren per klus sterk verschillen, weegt dit extra zwaar.

3. Net zo makkelijk als het blaadje

Een bon met veel schermen en velden die niet over zijn werk gaan, wordt door een monteur op de steiger of onder de auto niet ingevuld. Te veel klikken, te veel tijd, terwijl hij door wil naar de volgende afspraak.

Een bon die blijft hangen, volgt de volgorde van de klus en vraagt alleen wat nodig is. Kost hij meer moeite dan een foto en een appje, dan grijpt iemand terug naar wat hij kende. Een nieuwe gewoonte kost even tijd. Hoe dichter de bon bij het blaadje blijft, hoe minder dat is.

Digitaal is nog niet automatisch

Digitaliseren is papier vervangen door een scherm. Automatiseren is het overtypen daarna wegnemen. Een gedigitaliseerde bon is leesbaar en raakt niet kwijt, maar op kantoor wordt hij nog steeds gelezen en overgetypt.

Loopt de bon door, dan staan de uren in de urenregistratie en de materialen bij de klus zodra de monteur verstuurt. De conceptfactuur staat klaar met de regels van de bon, en jij kijkt hem na in plaats van hem te maken. Wat je in rekening brengt, meerwerk beoordelen of een korting geven, blijft jouw beslissing.

Wil je die stap niet zelf in elkaar zetten, dan bouwen wij de bon na zoals je nu werkt en sluiten we hem aan op planning en facturatie in je eigen bedrijfsapp. Hoe dat gaat, lees je bij digitale werkbonnen op maat. Of een pakket of iets eigens beter bij je past, staat in maatwerk software of een kant-en-klaar pakket.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.