Software voor elektriciens: werkbon en factuur
Software voor elektriciens: werkbon en keuringsrapport bij elkaar
Een offerte begint bij de installatietekening, en na de klus liggen werkbon, keuringsrapport, revisietekening en foto’s van de groepenkast verspreid. De factuur wacht tot iemand alles bij elkaar zoekt.
Je bedrijfsapp leest de tekening voor de offerte en bewaart alle stukken bij de klus en de klant. Je mensen voeren de keuring uit, de app houdt de gegevens bij elkaar.
Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.
Herkenbaar
Herkenbaar bij elektriciens
- Een offerte van zestig regels, eerst geteld van de tekening: wandcontactdozen, lichtpunten, groepen, meters kabel. Eén vergeten kabelgoot of boorpost eet de marge op.
- Keuringsrapport en revisietekening apart bijgehouden, los van de werkbon en de foto’s van de groepenkast.
- Een storing tussen twee geplande installaties door, en de bon daarvan die later niemand meer kan vinden.
Wat er verandert
Van tekening tot factuur
1.Offerte uit de tekening
Nu
Je telt op de installatietekening de aansluitpunten, lichtpunten en groepen en rekent de meters kabel uit. Daarna typ je alles regel voor regel in de offerte.
Daarna
Je zet de tekening bij de aanvraag. De app telt de aansluitpunten, lichtpunten en groepen per ruimte en zet ze klaar als offerteregels, met jouw prijzen per punt en per meter. Jij kijkt na en verstuurt.
2.Werkbon
Nu
De monteur schrijft uren en materiaal op papier: groepen, aansluitpunten, meters kabel. Een spoedklus komt ertussen en de bon raakt tussen de rest.
Daarna
De monteur vult de bon op de telefoon in, met losse materiaalregels in plaats van een verzamelpost. Een storing tussendoor krijgt een eigen bon bij de klant, en je monteurs zien de wijziging in de planning op hun telefoon.
3.Keuringsrapport en foto’s
Nu
Het rapport van de keuring, bijvoorbeeld NEN 1010 bij oplevering of NEN 3140 periodiek, staat in een map of mailbox. De foto’s van de groepenkast staan op iemands telefoon.
Daarna
Het rapport, de revisietekening en de foto’s hangen aan de werkbon en de klant, zodat je ze per klant terugvindt.
4.Factuur
Nu
De factuur wacht tot bon en rapport verwerkt zijn.
Daarna
Is de bon compleet, dan staat de conceptfactuur klaar met uren en materiaal. Jij kijkt na en verstuurt.
Wat bij jou blijft
- Het keuren, meten en ondertekenen van het rapport.
- Wie er naar een storing gaat, en wat daarvoor moet wijken.
- Het nakijken van offerte en factuur voordat ze naar de klant gaan.
Calculatie elektrotechniek: van tekening naar offerte
Een offerte telt al snel dertig tot zestig regels, geteld van de installatietekening: aansluitpunten, lichtpunten, groepen en meters kabel. Een vergeten post zoals kabelgoot of boorwerk gaat van je marge af.
In je eigen systeem lees je de tekening in. De punten per ruimte komen als regels in de offerte, met jouw prijzen per punt, per groep en per meter, en je vaste posten erbij. Jij kijkt na en verstuurt.
Van werkbon naar factuur, met alle materiaalregels
Op de werkbon komt materiaal bij wat er in de offerte stond, en de factuur wacht vaak tot het keuringsrapport verwerkt is.
In je eigen systeem staan uren, materiaal en rapport bij dezelfde klus. Is de klus afgemeld, dan staat de conceptfactuur klaar met alle regels van de bon. Jij kijkt na en verstuurt.
Keuringsrapporten (NEN 1010 en NEN 3140) bij de klant bewaren
Het keurings- of inspectierapport, de revisietekening en de foto’s van de groepenkast leven nu vaak los van de werkbon. Bij de volgende periodieke inspectie begint het zoeken opnieuw.
Bij elke klant en installatie staan rapporten, tekeningen en foto’s bij elkaar, terug te vinden bij de volgende beurt. Welke velden een rapport bevat, volgt jouw werkwijze en de norm waarmee je werkt. Dat nemen we vooraf met je door.
Kiezen
Pakket of eigen systeem voor je elektrotechnisch bedrijf?
Een pakket volstaat als
- Je werkbon en rapporten passen in de standaardschermen.
- Je hebt een werkvoorbereider die het pakket inricht en bijhoudt.
- Je offertes passen in de opbouw die het pakket kent.
Een eigen systeem past als
- Je wilt keuringsrapport, foto’s en werkbon bij dezelfde klus, zonder losse mappen.
- Je telt je offertes nu met de hand van de tekening, en dat wil je niet bij elke aanvraag opnieuw doen.
- Je wilt dat bon, rapport en factuur op elkaar aansluiten.
Meer over de afweging lees je bij maatwerk software voor vakbedrijven.
Werkt met je boekhouding
Je bestaande boekhouding kan meestal blijven, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of WeFact. Je eigen bedrijfsapp sluit daarop aan, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. Gebruik je een ander pakket, zoals SnelStart of e-Boekhouden, dan bekijken we in de inventarisatie wat er aan te sluiten is. Meer over de koppeling met je boekhouding.
Passend beginnen
Waar je begint
Kost het tellen van tekeningen voor de offerte de meeste tijd? Begin bij de offerte. Geven bonnen en rapporten veel uitzoekwerk, dan is de werkbon de start.
De andere stappen kunnen later aansluiten, in dezelfde bedrijfsapp.
Scorpio Start
Eén belangrijk proces, zoals je calculatie óf je werkbonnen
€1.750–€2.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €99 per maand
voor hosting en beheer
Scorpio Bedrijfssysteem
Aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur en boekhouding als één systeem
€4.000–€7.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €199 per maand
voor hosting en beheer
Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.
Betalen nadat je het ziet werken
De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang.
Geen tijdsbesparing? Niet betalen.
Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.
Voorbeelden uit de praktijk
Adodak is een dakdekker uit Den Bosch, met een eigen ploeg en zzp’ers. Een ander vak dan het jouwe, wel dezelfde weg: van aanvraag en offerte tot werkbon op de telefoon en factuur. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw samen vast.
Dakdekker, platte daken: renovatie en nieuwbouw
30 minuten werd 5 minuten.
Per grote offerte bij Adodak.
Adodak maakte grote offertes in Teamleader, naast Exact, voor twee bedrijven tegelijk. Nu staat alles van aanvraag tot nazorg in hun eigen bedrijfsapp: de mail wordt gelezen, de offerte van de leverancier ingelezen en de ploeg werkt mee op de telefoon. De laatste controle blijft bij hen.
De tijden van vóór het systeem gaf Adil op voordat hij ermee werkte. De tijden van nu zijn zijn eigen inschatting, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaalEasy Sedum levert en legt sedumdaken aan, en rekende per aanvraag uit wat er op het dak moest. Een ander bedrijf dan het jouwe, met een eigen manier van rekenen. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw samen vast.
Levering en aanleg van sedumdaken
45 minuten werd 3 minuten.
Per offerteaanvraag bij Easy Sedum.
Easy Sedum nam aanvragen over, rekende materialen uit en zette de offerte apart in WeFact. Nu gebeurt dat rekenwerk in hun eigen bedrijfsapp. De offerte staat klaar; de laatste controle blijft bij hen.
Papierwerk per week: 37,0 uur → 2,7 uur
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaal“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”
FAQ
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.
Verder lezen
Lees ook
Werkbonnen & uren
Hoe voorkom je als elektricien dat je factuur wacht op het keuringsrapport?
Het keuringsrapport hoort bij dezelfde klus als de werkbon. Zo houdt het dossier bij oplevering je factuur niet langer tegen.
Lees het artikelOffertes & calculatie
Wat is automatisering eigenlijk, voor een vakbedrijf?
Bedrijfsautomatisering betekent dat terugkerend werk vanzelf gaat. Uitgelegd met een voorbeeld van aanvraag tot factuur, en wat bij jou blijft.
Lees het artikelBoekhouding & facturatie
Waarom duurt factureren na een klus zo lang?
De factuur zelf is snel gemaakt. De tijd zit in wachten op de werkbon, nakijken, gegevens zoeken en overtypen. Zo zie je waar het bij jou hangt.
Lees het artikel
Gratis inventarisatie
Waar blijven bij jou de bonnen en rapporten liggen?
Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.
Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.