Privacy

Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

Scorpio Agents · Hollewatering 5B, Poeldijk · KVK: 81912773 · info@scorpioagents.nl

Scorpio Agents is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld.

Welke gegevens verzamelen we

Contactformulier

Wanneer je het contactformulier op onze website invult, verzamelen we:

Bedrijfsnaam
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Wat je invult bij "Waar verlies je nu tijd?", als je dat invult
Op welke pagina van de website je het formulier invulde

We gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen naar aanleiding van je aanvraag, bijvoorbeeld om een gratis inventarisatie in te plannen. Na je aanvraag krijg je een WhatsApp-bericht van onze geautomatiseerde assistent; zie hieronder.

Automatisering scan

Op scorpioagents.nl/scan staat de automatisering scan: twaalf vragen over hoe je administratie nu loopt, van aanvraag tot boekhouding. De scan vraagt geen naam, e-mailadres of telefoonnummer. Je uitkomst zie je zonder dat je die gegevens achterlaat.

Je antwoorden bewaren we wel. Vanaf de derde vraag sturen we na elke beantwoorde vraag je antwoorden tot dan toe door, en werken we dezelfde opgeslagen scan bij. Het gaat om:

je keuzes bij de vragen: soort bedrijf, aantal medewerkers, hoe elke stap van aanvraag tot boekhouding nu loopt, welke stap volgens jou de meeste tijd kost, hoeveel tijd dat ongeveer per week is, het aantal aanvragen per week en de programma’s die je gebruikt;
wat je zelf typt in het open veld bij vraag 9, als je dat invult;
tot welke vraag je kwam, of je de scan hebt afgerond, en de score die uit je antwoorden volgt;
via welk kanaal je binnenkwam, als de link dat aangeeft (Instagram, Facebook, LinkedIn of een advertentie).

We gebruiken dit om te zien hoe de scan gebruikt wordt en bij welke vraag mensen stoppen, zodat we de scan kunnen verbeteren.

Meten zonder cookies bij de automatisering scan en het gesprek inplannen

Bij de automatisering scan meten we zonder cookies of de pagina is bekeken, de scan is gestart, enkele vaste tussenpunten zijn bereikt en de scan of het contactformulier is afgerond. Op de pagina waar je een gesprek inplant meten we op dezelfde manier welke stappen je zette: of je ergens op klikte, welke teamgrootte en gespreksvorm je koos, of je een moment koos, welke velden je hebt ingevuld (niet wát je invulde), of het inplannen lukte of een foutmelding gaf, en hoe lang de pagina openstond. Hiervoor gebruiken we tijdens het geopende paginabezoek een willekeurig nummer. Dit nummer wordt niet in je browser opgeslagen, wordt niet gebruikt om je bij een later bezoek te herkennen en gaat niet naar Google of Meta. We bewaren daarbij geen volledig IP-adres of browserprofiel. Deze meting helpt ons zien waar de scan of het inplannen onduidelijk is of vastloopt.

Naast dat nummer bewaren we alleen het kanaal waarlangs je binnenkwam, als de link dat aangeeft: de herkomst en de campagnevelden (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content en utm_term) uit de link. De rest van de link bewaren we niet. Omdat er niets in je browser wordt opgeslagen en we je niet herkennen, werkt deze meting ook als je cookies weigert; Google Analytics en de Meta Pixel laden dan nog steeds niet. Deze anonieme metingen bewaren we maximaal 90 dagen en verwijderen we daarna.

Laat je na de uitkomst je naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer achter, dan maken we daarmee een aanvraag aan. Je antwoorden, een samenvatting daarvan en je keuze (het gesprek inplannen of eerst meer weten) gaan dan mee met die aanvraag, zodat we het gesprek kunnen voorbereiden. Daarna volgt het WhatsApp-contact dat hieronder staat.

Scan via je persoonlijke link

Heb je al contact met ons, dan kun je een persoonlijke link krijgen naar de automatisering scan. Zo’n link hoort bij jouw aanvraag. Je antwoorden en je voortgang worden dan na elke vraag bij die aanvraag bewaard, ook wat je in het open veld typt. Rond je de scan af, dan maken we een uitslag met je bedrijfsnaam erin. Die krijg je als PDF in je WhatsApp-chat, of Toni volgt per mail op als hij je de scan per mail stuurde.

De website slaat de antwoorden zelf niet op. Hij controleert ze en stuurt ze door naar onze automatiseringsomgeving, die ze in onze eigen database zet. Dat zijn de partijen onder "Delen met derden".

Advertenties op Facebook en Instagram

Vul je een contactformulier in bij een advertentie van ons op Facebook of Instagram, dan ontvangen wij de gegevens die je daar invult: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je antwoord op de vraag waar je de meeste tijd aan kwijt bent. Meta verzamelt die gegevens en stelt ze aan ons beschikbaar; op het invullen zelf is ook het privacybeleid van Meta van toepassing.

Klantenlijst bij Meta

Van aanvragen en klanten kunnen we het telefoonnummer en e-mailadres gehasht aan Meta geven als klantenlijst. Daarvoor gebruiken we die lijst: om wie al contact met ons heeft geen advertenties te tonen die voor nieuwe bezoekers bedoeld zijn, en om Meta advertenties te laten tonen aan mensen die op deze groep lijken. Meta krijgt alleen de hashcodes, gebruikt ze om te zoeken naar overeenkomende accounts en verwijdert ze daarna. Meta ziet niet wie er in de lijst staat die geen account heeft. Wil je niet in die lijst, mail dan naar info@scorpioagents.nl; dan halen we je eruit.

Je kunt via een link op onze website of vanuit een advertentie een WhatsApp-gesprek met ons starten. Op het gesprek zelf is ook het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing. Wij bewaren de inhoud van dat gesprek, je telefoonnummer en de gegevens die je erin deelt — zoals het type vakbedrijf en het aantal medewerkers — om je aanvraag te behandelen en een afspraak in te plannen.

Heb je ons nooit zelf benaderd, dan sturen wij je geen WhatsApp-bericht. Een gesprek begint altijd doordat jij een formulier invult of zelf op een WhatsApp-link klikt.

Berichten en reacties op Instagram en Facebook

Stuur je ons een privébericht op Instagram of Facebook, dan ontvangen wij via Meta je gebruikersnaam, het nummer dat Meta aan je account geeft en de inhoud van je berichten. Onze geautomatiseerde assistent leest je bericht en antwoordt; Toni kan het gesprek op elk moment overnemen. We bewaren het gesprek bij je aanvraag, om je vraag te beantwoorden en zo nodig een afspraak in te plannen.

Reageer je onder een bericht van ons met het woord SCAN, dan lezen we je gebruikersnaam en je reactie, antwoorden we onder je reactie en sturen we je één privébericht met de link naar de scan. Meer sturen we je niet, tenzij je zelf terugschrijft. Wij beginnen nooit zelf een gesprek met iemand die ons niet eerst een bericht of reactie stuurde.

Technische gegevens

Onze website wordt gehost bij een hostingpartij die, zoals gebruikelijk, technische gegevens zoals IP-adres en browsertype kort bijhoudt om de website veilig en beschikbaar te houden. We gebruiken deze gegevens niet om jou persoonlijk te identificeren of te volgen.

Cookies

Bij je eerste bezoek vragen we wat je toestaat. Er zijn drie soorten. Alleen de eerste staat altijd aan; de andere twee staan uit tot je ze zelf aanzet.

Noodzakelijk

We onthouden in je eigen browser je cookiekeuze en of je de site licht of donker wilt zien. Dat wordt niet naar ons of naar anderen verstuurd.

Analytisch: Google Analytics

Met je toestemming meten we met Google Analytics hoe de website gebruikt wordt: welke pagina’s bezocht worden, hoe lang, vanaf welk soort apparaat en via welke weg je binnenkwam. Google Analytics plaatst daarvoor cookies (_ga) en stuurt die gegevens naar Google. We gebruiken ze alleen om de site te verbeteren. Advertentiefuncties van Google staan uit: we adverteren niet via Google. Zonder toestemming laden we Google Analytics niet.

Marketing: Meta Pixel en Conversions API

Met je toestemming laden we de Meta Pixel. Daarmee kunnen we je later advertenties van Scorpio Agents laten zien op Facebook en Instagram, en zien we of een advertentie tot een aanvraag leidde. Zonder toestemming laden we de pixel niet en sturen we niets naar Meta.

Met toestemming gaan er drie soorten gebeurtenissen naar Meta:

dat je een pagina bekeek, met het adres van die pagina;
dat je de automatisering scan startte;
dat je na de scan je gegevens achterliet.

Daarbij gaan je IP-adres, je browsertype en de Meta-cookies (_fbp en, als je via een advertentie kwam, _fbc) mee. De eerste twee gaan via de pixel in je browser. De laatste gaat ook via onze eigen server (de Conversions API van Meta), met hetzelfde kenmerk, zodat Meta hem één keer telt. Je antwoorden uit de scan, je naam en je bedrijfsnaam gaan nooit naar Meta.

Laat je na de scan je telefoonnummer achter en heb je marketing aangezet, dan sturen we dat nummer vanaf onze server mee, maar alleen gehasht: omgezet in een onleesbare code waaruit het nummer niet terug te halen is. Meta gebruikt die code om de aanvraag te koppelen aan een account op Facebook of Instagram.

Je keuze wijzigen of intrekken

Onderaan elke pagina staat "Cookie-instellingen", en hieronder staat dezelfde knop. Zet je iets uit, dan stopt die meting direct en halen we de bijbehorende cookies voor deze website weg. Je keuze onthouden we in je eigen browser; die wordt niet naar ons verstuurd. Voegen we later een nieuwe soort toe, dan vragen we het opnieuw.

Cookies van Google Analytics blijven maximaal 2 jaar staan.
De Meta-cookie _fbp blijft 90 dagen staan. Wie via de pixel in een advertentiedoelgroep komt, valt daar na maximaal 180 dagen zonder nieuw bezoek weer uit.
We versturen geen nieuwsbrief.

Onze geautomatiseerde assistent

Het eerste contact via WhatsApp verloopt via een geautomatiseerde assistent. Die stelt een paar vragen om je aanvraag voor te bereiden en een afspraak in te plannen. Daarbij wordt een AI-taalmodel gebruikt om je berichten te begrijpen en te beantwoorden. De assistent maakt duidelijk dat hij geautomatiseerd is en doet zich nooit voor als een persoon.

Er worden geen besluiten met rechtsgevolgen genomen; de assistent bereidt alleen een gesprek voor.
Je kunt op elk moment vragen om een mens. Dan neemt Toni Vollebregt het gesprek persoonlijk over.
Alle berichten worden opgeslagen bij de leadgegevens, zodat we het gesprek kunnen terugkijken.

Waarom we deze gegevens verwerken

Om te reageren op je aanvraag en een gratis inventarisatie in te plannen (gerechtvaardigd belang / met het oog op het sluiten van een overeenkomst).
Om te zien hoe de automatisering scan gebruikt wordt en waar mensen stoppen, zodat we de scan kunnen verbeteren.
Om te zien hoe de website gebruikt wordt met Google Analytics, alleen met je toestemming.
Om je advertenties van ons te tonen op Facebook en Instagram en te zien welke advertenties tot een aanvraag leiden, via de Meta Pixel en de Conversions API, alleen met je toestemming.
Om aanvragen en klanten als gehashte klantenlijst uit te sluiten van advertenties voor nieuwe bezoekers en voor vergelijkbare doelgroepen (gerechtvaardigd belang; je kunt daar altijd bezwaar tegen maken).
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, indien van toepassing.

Hoe lang bewaren we je gegevens

Gegevens uit het contactformulier, uit een advertentieformulier en uit een gesprek via WhatsApp, Instagram of Facebook bewaren we zolang nodig is om je aanvraag te behandelen, en daarna maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst tussen ons tot stand komt. In dat geval gelden de bewaartermijnen uit die overeenkomst. Geef je aan geen interesse te hebben, dan stoppen we de opvolging direct en bewaren we alleen dat je dat hebt aangegeven.

Antwoorden van de automatisering scan, en van de offerte-scan die tot oktober 2026 bestond, worden bewaard:

zonder contactgegevens: 12 maanden na de laatste wijziging;
bij een aanvraag die niet tot een klantrelatie leidt: 12 maanden na het laatste contact;
bij een klant: als onderdeel van het klantdossier.

Na afloop van deze termijnen worden de antwoorden automatisch gewist.

Delen met derden

We verkopen je gegevens niet. Om onze dienst te kunnen leveren schakelen we een aantal partijen in die gegevens in onze opdracht verwerken:

Onze hostingpartij, waar deze website draait en die daardoor toegang kan hebben tot technische gegevens.
Onze automatiseringsomgeving op een eigen server in Duitsland, waar aanvragen worden verwerkt en doorgezet.
Onze databaseleverancier, waar aanvragen, scanantwoorden en gespreksgeschiedenis worden opgeslagen.
De leverancier van het AI-taalmodel dat onze assistent gebruikt om berichten te begrijpen en te beantwoorden.
Meta, voor het versturen en ontvangen van berichten via WhatsApp, Instagram en Facebook en voor advertentieformulieren op Facebook en Instagram.
Google Analytics (Google Ireland Ltd.), alleen als je toestemming geeft voor analytische cookies.

Meta Platforms Ireland Ltd. ontvangt daarnaast, als je marketing aanzet, de gebeurtenissen en gehashte gegevens die onder "Cookies" staan, en de gehashte klantenlijst hierboven. Voor het tonen en meten van advertenties zijn wij en Meta samen verantwoordelijk; wat Meta daarna met de gegevens doet, staat in het privacybeleid van Meta.

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten of gelden hun standaard verwerkersvoorwaarden. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan. Neem hiervoor contact op via info@scorpioagents.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens laten verwijderen

Mail naar info@scorpioagents.nl met het onderwerp "Gegevens verwijderen" en vermeld je naam, telefoonnummer of je gebruikersnaam op Instagram of Facebook, zodat we je gegevens kunnen vinden. Je kunt ons ook een privébericht sturen met de vraag. Binnen 30 dagen verwijderen we je aanvraag, je gesprekken en je scanantwoorden, en bevestigen we dat aan je. Alleen wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, blijft staan.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe functionaliteit aan de website toevoegen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026