Scorpio Agents

Automatisering voor vakbedrijven

Automatisering voor vakbedrijven: minder handwerk tussen elke stap

Een aanvraag overtypen, een bon narekenen, een factuur opnieuw invoeren. We verbinden die stappen, zodat gegevens meegaan en je minder hoeft over te nemen.

Vraag een gratis inventarisatie aan

Voorbeelden

Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?

In een vakbedrijf zit het meeste handwerk in de administratie tussen de stappen: overtypen, narekenen en nabellen. Dit werk kunnen we voor je inrichten. Tijdens de inventarisatie bekijken we wat past bij jouw werkwijze en software.

  • Aanvragen automatisch verzamelen

    Klantgegevens, omschrijving en bijlagen komen bij de aanvraag te staan: uit mail, websiteformulieren of aangesloten platforms zoals Solvari en Slimster. Onduidelijke gegevens zie je terug ter controle.

    1. Mail of formulier
    2. Aanvraag
    3. Controle

  • Offertes berekenen met je eigen prijzen

    De app berekent materiaalhoeveelheden, verpakkingen en offerteregels uit de maten en werkzaamheden, met jouw prijzen en staffels. Jij kijkt na.

    1. Maten en werk
    2. Berekening
    3. Offerte

  • Werkbon naar conceptfactuur

    De bon wordt een conceptfactuur met uren, materiaal en meerwerk, volgens jouw klantprijzen, toeslagen en minimumtarieven. Jij controleert vóór verzending.

    1. Werkbon
    2. Tarieven
    3. Conceptfactuur

  • Offertes opvolgen

    Na de afgesproken wachttijd volgt een taak of opvolgmail. Bij een reactie, akkoord of afwijzing stopt de opvolging.

    1. Offerte
    2. Wachttijd
    3. Opvolging

  • Inkoopfacturen verwerken

    Leveranciersfacturen, bijvoorbeeld uit een mailbijlage, worden uitgelezen en waar mogelijk aan een klus gekoppeld. Ze staan klaar ter controle.

    1. Bijlage
    2. Controle
    3. Boekhouding

  • Verkoopfacturen naar je boekhouding

    Goedgekeurde klantgegevens, factuurregels en btw gaan naar je boekhouding. Daar ontstaat een concept of wordt de bestaande factuur overgezet, afhankelijk van de inrichting. Ook termijnfacturen zijn mogelijk.

    1. Factuurgegevens
    2. Goedkeuring
    3. Boekhouding

  • Betaalherinneringen versturen

    Na de vervaldatum volgt een controle van de betaalstatus. Nog niet betaald? Dan gaat de afgesproken herinnering uit. Bij een betaalafspraak of betwiste factuur kan de opvolging pauzeren.

    1. Vervaldatum
    2. Betaalstatus
    3. Herinnering

  • Offertes mailen in je eigen huisstijl

    Na jouw controle gaat de offerte als pdf naar de klant, met een vaste begeleidende mail. De verzending staat bij de aanvraag.

    1. Offerte
    2. Vaste mailtekst
    3. Verzending

  • Pakbon en bestelling voor je leverancier

    De order levert een pakbon op met materialen, afleveradres en leverdatum. Op jouw opdracht gaat die met een vaste bestelmail naar de leverancier.

    1. Order
    2. Pakbon
    3. Leverancier

  • Afspraken en leveringen bevestigen

    Klanten krijgen afspraak-, leverings- of montagegegevens met het tijdslot uit je planning. Jij bepaalt wanneer berichten uitgaan en hoe wijzigingen worden doorgegeven.

    1. Planning
    2. Datum en tijdslot
    3. Klantbericht

  • Leveranciersoffertes uitlezen

    Materiaalregels en inkoopprijzen worden uit de pdf of tekst van je leverancier gehaald. Je krijgt een voorstel voor je calculatie en kiest wat je overneemt.

    1. Leveranciersofferte
    2. Prijsregels
    3. Calculatie

  • Een plannings-pdf omzetten naar calculatie

    Een werkplanning in de afgesproken pdf-opmaak wordt uitgelezen. Klussen en werkzaamheden worden aan je tarieven gekoppeld.

    1. Plannings-pdf
    2. Klussen
    3. Calculatie

  • Werkbonnen controleren

    Ontbreken uren, materiaal of een handtekening? De bon gaat terug ter aanvulling voordat hij naar de facturatie gaat.

    1. Werkbon
    2. Controle
    3. Aanvullen

  • Onderhoud opvolgen

    Vanuit de afgesproken onderhoudsdatum staat er een taak of klantbericht klaar om een nieuwe afspraak te maken.

    1. Onderhoudsdatum
    2. Taak
    3. Contact

  • Dagelijks overzicht ontvangen

    Op een vast moment zie je welke aanvragen, openstaande offertes en bonnen aandacht vragen, met een link naar de klus.

    1. Bedrijfsgegevens
    2. Overzicht
    3. Actie

  • Reviewverzoek na oplevering

    Na oplevering een reviewverzoek sturen, volgens jouw afspraken.

    1. Oplevering
    2. Reviewverzoek
    3. Klant

Het verschil

Digitaal is nog niet automatisch

Een digitale werkbon kan op kantoor nog steeds overtypwerk geven. Bij automatisering gaan de ingevulde gegevens mee naar de volgende stap. Jij blijft beslissen.

  • Minder overtypen tussen de stappen.
  • Minder kans op verschillen, omdat gegevens één keer worden ingevoerd.
  • Minder wachten: het werk ligt klaar ter controle in plaats van op een stapel.

Van aanvraag tot boekhouding

Hoe het werk doorloopt

Per overgang: wat er meegaat, welk handwerk daardoor vervalt en wat bij jou blijft.

  1. Aanvraag naar Offerte

    Wat meegaat
    Naam, adres en wat de klant vraagt.
    Wat vervalt
    De aanvraag overnemen in je klantenbestand en je offerteprogramma.
    Wat bij jou blijft
    Je vult aan wat je bij de opname ziet en controleert de berekende offerte.

  2. Offerte naar Planning

    Wat meegaat
    De klus waarvoor akkoord is, met adres en wat er gedaan moet worden.
    Wat vervalt
    De klus opnieuw aanmaken in je planning.
    Wat bij jou blijft
    Je bepaalt wie er gaat en wanneer.

  3. Planning naar Werkbon

    Wat meegaat
    Klant, adres en werkomschrijving staan al op de bon.
    Wat vervalt
    Een bon uitschrijven of gegevens doorgeven per appje.
    Wat bij jou blijft
    De monteur vult in wat hij deed, met uren, materiaal en foto’s.

  4. Werkbon naar Factuur

    Wat meegaat
    Uren, materiaal en meerwerk van de bon.
    Wat vervalt
    Narekenen en overtypen op kantoor.
    Wat bij jou blijft
    Een conceptfactuur staat klaar. Je controleert en verstuurt.

  5. Factuur naar Boekhouding

    Wat meegaat
    De factuur, met klant en btw.
    Wat vervalt
    De factuur opnieuw invoeren of exporteren.
    Wat bij jou blijft
    Je houdt je eigen boekhoudpakket. Wat daarop aan te sluiten is, bekijken we in de inventarisatie.

Niet elk bedrijf doorloopt deze stappen in dezelfde volgorde. We bouwen de overgangen die bij jouw werkwijze horen.

Waar het in zit

Je bedrijfsapp en je bestaande software

Je bedrijfsapp werkt op telefoon, tablet en computer. We onderzoeken vooraf hoe die kan aansluiten op je bestaande software en welke gegevens kunnen worden doorgegeven.

  • Moneybird
  • WeFact
  • Exact Online
  • Je mail en agenda

Offertes en facturen staan eerst ter controle voor je klaar.

Klein beginnen

Waar je het beste kunt beginnen

We beginnen bij het werk dat jou de meeste tijd kost, vaak de calculatie of de werkbonnen. Andere stappen kunnen later volgen.

Scorpio Start, één proces, is €1.750–€2.500 eenmalig en vanaf €99 per maand. Alle bedragen exclusief btw. Bekijk de prijzen

Beginnen bij je offertesBeginnen bij je werkbonnenBekijk eerst hoe jouw keten nu loopt

FAQ

Veelgestelde vragen

Nee. Digitaliseren is papier vervangen door een scherm: de werkbon blijft hetzelfde werk, alleen digitaal. Automatiseren neemt het overtypen weg: de gegevens van de bon gaan mee naar de factuur en je boekhouding. Jij controleert voordat er iets de deur uit gaat.
Nee. We beginnen waar de meeste tijd verloren gaat, vaak je calculatie of je werkbonnen. De andere stappen kunnen later aansluiten. Waar we beginnen bepalen we samen tijdens de gratis inventarisatie.
Ja, op de plekken waar tekst gelezen moet worden: een aanvraag uit de mail begrijpen of een omschrijving omzetten naar offerteregels. De stappen daarna, zoals rekenen, plannen en factureren, gaan met vaste regels die we samen vastleggen. Jij controleert voordat er iets naar een klant gaat.
Offertes en facturen zetten we klaar ter controle; jij keurt ze goed en verstuurt ze. Daarnaast kunnen berichten die je vooraf hebt afgesproken vanzelf uitgaan, zoals een afspraakbevestiging, een betaalherinnering of een kopie van de getekende werkbon. Welke dat zijn en wanneer ze uitgaan, bepalen we samen met jou.
Nee, eerder andersom. Het werk staat in je eigen bedrijfsapp in plaats van verspreid over papier, appjes en losse Excel-bestanden. Je ziet waar iets blijft liggen.

Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.

Verder lezen

Lees ook

Gratis inventarisatie

Waar verliest jouw bedrijf tijd?

Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.

Velden met * zijn verplicht.

Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.