Software voor schoonmaakbedrijven
Software voor schoonmaakbedrijven: minder administratie na elke ronde
De ronde staat in de planning, het uitgevoerde werk op losse lijstjes. Aan het eind van de maand moeten daar nog facturen uit komen.
Voor glazenwassers, gevelreinigers en andere schoonmaakbedrijven koppelen we de ronde aan werkbonnen per adres en conceptfacturen in je eigen bedrijfsapp. Jij kijkt na en verstuurt.
Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.
Herkenbaar
Herkenbaar bij schoonmaakbedrijven met vaste rondes
- Een vaste ronde, maar elke week klanten die zich af- of aanmelden en opnieuw ingepland moeten worden.
- Wat er per adres gedaan is, staat op een lijstje dat los van de planning wordt bijgehouden.
- Facturen per klant of per ronde die aan het eind van de maand uit losse lijstjes moeten komen.
Wat er verandert
Van ronde tot factuur
1.Rondes plannen
Nu
Elke week wordt de ronde opnieuw doorgelopen: wie is er bij, wie slaat over, wie komt erbij.
Daarna
Pas aan- en afmeldingen aan in de planning. Je medewerkers zien de bijgewerkte ronde op hun telefoon.
2.Werkbon per adres
Nu
Per adres wordt op papier of in een appje bijgehouden wat er gedaan is, en of er extra werk bij kwam.
Daarna
Per adres vult je medewerker in wat er gedaan is, eventueel met een foto. Het staat meteen bij de klant en de ronde.
3.Factuur per klant of ronde
Nu
Aan het eind van de periode worden lijstjes naast de klantenlijst gelegd en de facturen opgebouwd.
Daarna
De conceptfacturen staan klaar per klant of per ronde, zoals jij factureert. Jij kijkt ze na en verstuurt ze.
Wat bij jou blijft
- Wie welke ronde loopt, en wat er gebeurt bij ziekte of slecht weer.
- Je prijzen en afspraken per klant.
- Het nakijken en versturen van de facturen.
Urenregistratie per object en per medewerker
Bij vaste objecten en rondes wil je niet alleen weten hoeveel uur iemand werkte, maar ook waar. Op papier wordt dat één lijstje per week, en op kantoor is het daarna lastig per klant te factureren.
In je eigen systeem schrijven je medewerkers hun uren op het adres of object waar ze waren. Die uren gaan mee naar de factuur per klant of per ronde, en per medewerker heb je een weekoverzicht.
Kiezen
Pakket of eigen systeem voor je schoonmaakbedrijf?
Een pakket volstaat als
- Je rondes en abonnementen passen in de vaste opzet van het pakket.
- Je factureert op één manier, per klant of per ronde.
- Je hebt iemand die het pakket bijhoudt.
Een eigen systeem past als
- Je werkt met wisselende rondes, aan- en afmeldingen en verschillende tarieven per object.
- Wat er per adres gedaan is, staat toch weer op losse lijstjes.
- Je wilt dat planning, uren en factuur op elkaar aansluiten.
Meer over de afweging lees je bij maatwerk software voor vakbedrijven.
Werkt met je boekhouding
Je bestaande boekhouding kan meestal blijven, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of WeFact. Je eigen bedrijfsapp sluit daarop aan, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. Gebruik je een ander pakket, zoals SnelStart of e-Boekhouden, dan bekijken we in de inventarisatie wat er aan te sluiten is. Meer over de koppeling met je boekhouding.
Passend beginnen
Waar je begint
Bij rondes hangen planning, werkbon per adres en factuur aan elkaar. Daarom gaat het hier vaak om meer dan één proces.
Tijdens de inventarisatie bepalen we welke stap eerst komt en welke prijsband daarbij past.
Scorpio Start
Eén belangrijk proces, zoals je calculatie óf je werkbonnen
€1.750–€2.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €99 per maand
voor hosting en beheer
Scorpio Bedrijfssysteem
Aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur en boekhouding als één systeem
€4.000–€7.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €199 per maand
voor hosting en beheer
Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.
Betalen nadat je het ziet werken
De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang.
Geen tijdsbesparing? Niet betalen.
Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.
Voorbeeld uit de praktijk
Een voorbeeld van een ander bedrijf, in een andere situatie: Easy Sedum levert en legt sedumdaken aan, en daar ging het om offerteaanvragen, niet om rondes. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw vast in een nulmeting, en daar hangt de garantie aan.
Levering en aanleg van sedumdaken
45 minuten werd 3 minuten.
Per offerteaanvraag bij Easy Sedum.
Easy Sedum nam aanvragen over, rekende materialen uit en zette de offerte apart in WeFact. Nu gebeurt dat rekenwerk in hun eigen bedrijfsapp. De offerte staat klaar; de laatste controle blijft bij hen.
Papierwerk per week: 37,0 uur → 2,7 uur
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaal“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”
FAQ
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.
Verder lezen
Lees ook
Werkbonnen & uren
Wat moet er op een werkbon staan?
Wat er op een werkbon hoort: de 7 vaste velden, wat er per vak bij komt, en een ingevuld voorbeeld van een werkbon zoals een dakdekker hem afsluit.
Lees het artikelOffertes & calculatie
Wat is automatisering eigenlijk, voor een vakbedrijf?
Bedrijfsautomatisering betekent dat terugkerend werk vanzelf gaat. Uitgelegd met een voorbeeld van aanvraag tot factuur, en wat bij jou blijft.
Lees het artikelBoekhouding & facturatie
Waarom duurt factureren na een klus zo lang?
De factuur zelf is snel gemaakt. De tijd zit in wachten op de werkbon, nakijken, gegevens zoeken en overtypen. Zo zie je waar het bij jou hangt.
Lees het artikel
Gratis inventarisatie
Hoeveel tijd kost jouw ronde je nog na afloop?
Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.
Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.