Software voor hoveniers: offerte en planning
Software voor hoveniers: minder administratie na elke onderhoudsronde
Aanlegoffertes, contractverlengingen en onderhoudsrondes: in het voorjaar loopt alles tegelijk. En dan slaat het weer om.
Je bedrijfsapp rekent aanlegoffertes uit met jouw prijzen en verzamelt de uren per adres. Jij bepaalt de planning en controleert de facturen.
Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.
Herkenbaar
Herkenbaar bij hoveniersbedrijven
- Maart: dertig offertes voor aanleg en alle contractverlengingen tegelijk, en één persoon die kan rekenen.
- Zes tuinen op één weekstaat met “8 uur”. Op kantoor weet niemand meer hoeveel tijd er per klant in zat.
- Regen op dinsdag, en de hele week moet opnieuw ingedeeld en rondgebeld worden.
Wat er verandert
Van aanlegofferte tot factuur per klant
1.Aanlegofferte
Nu
Je meet de tuin op: m² bestrating, grondwerk en afvoer, beplanting per stuk. Daarna reken je het uit en typ je de offerte, vaak met opties voor verlichting of beregening.
Daarna
Vul maten en aantallen in. De app rekent met jouw prijzen en houdt opties apart. Jij kijkt de offerte na.
2.Onderhoudsronde
Nu
De ploeg schrijft aan het eind van de dag één totaal op. Extra snoeiwerk of afvoer buiten het contract staat er niet apart bij.
Daarna
Per adres worden de uren en het extra werk vastgelegd, bij de klant waar het hoort. Wat buiten het contract viel, blijft zichtbaar voor de factuur.
3.Planning als het weer omslaat
Nu
Valt een dag uit, dan deel je de week opnieuw in en bel of app je iedereen die ermee te maken heeft.
Daarna
Jij verschuift het werk in de planning. Je ploeg ziet de wijziging op de telefoon, zodat je minder hoeft rond te bellen.
4.Factuur per klant
Nu
Onderhoudsklanten worden per maand of kwartaal achteraf gefactureerd. De uren per klant moeten eerst uit de weekstaten gehaald worden.
Daarna
De uren en het extra werk per adres komen in een conceptfactuur per klant. Jij kijkt na en verstuurt. Factureer je planten en arbeid tegen verschillende btw-tarieven, dan kan de factuur die regels apart houden.
Wat bij jou blijft
- Welk werk voorgaat als het weer omslaat, en wat er schuift.
- Je prijzen, contractafspraken en indexatie.
- Welke btw-tarieven voor jouw werk gelden. Dat bepaal je met je boekhouder; wij bouwen de factuur volgens die afspraak.
Calculatie van een aanlegofferte
Een aanlegofferte rekent met vierkante meters bestrating, kuubs grondwerk en afvoer, beplanting per stuk en opties zoals verlichting en beregening. Op dezelfde factuur staan planten en arbeid met een ander btw-tarief.
In je eigen systeem rekent de offerte met jouw prijzen en kies je de opties per klant. Planten en arbeid blijven apart op de factuur, zodat je dat niet elke keer met de hand splitst. Jij kijkt na voordat hij de deur uit gaat.
Planning van onderhoudsrondes als het weer omslaat
Een onderhoudsronde heeft meerdere adressen per dag, en het weer gooit de planning om. Op papier wordt het één weekstaat met acht uur, verdeeld over zes tuinen.
In je eigen systeem schuif je de ronde op één plek, en je medewerkers zien de nieuwe volgorde op hun telefoon. Uren en extra werk staan per adres, zodat je per klant kunt factureren. Wat er schuift, beslis jij.
Kiezen
Pakket of eigen systeem voor je hoveniersbedrijf?
Een pakket volstaat als
- Je onderhoudscontracten passen in de standaardopzet van het pakket.
- Planten en arbeid apart factureren gaat goed in het pakket.
- Je hebt iemand die het pakket bijhoudt.
Een eigen systeem past als
- Je rekent aanleg met eigen prijzen per m², per kuub en per stuk.
- De uren van de ronde komen als één weekstaat binnen en moeten per tuin uitgezocht worden.
- Je wilt dat offerte, ronde, factuur en boekhouding op elkaar aansluiten.
Meer over de afweging lees je bij maatwerk software voor vakbedrijven.
Werkt met je boekhouding
Je bestaande boekhouding kan meestal blijven, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of WeFact. Je eigen bedrijfsapp sluit daarop aan, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. Gebruik je een ander pakket, zoals SnelStart of e-Boekhouden, dan bekijken we in de inventarisatie wat er aan te sluiten is. Meer over de koppeling met je boekhouding.
Passend beginnen
Waar je begint
Begin met de aanlegofferte als daar het meeste rekenwerk zit. Kosten de uren en facturen van onderhoudsrondes meer tijd, begin dan met de werkbon.
De planning kan daarna aansluiten, als onderdeel van de hele keten.
Scorpio Start
Eén belangrijk proces, zoals je calculatie óf je werkbonnen
€1.750–€2.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €99 per maand
voor hosting en beheer
Scorpio Bedrijfssysteem
Aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur en boekhouding als één systeem
€4.000–€7.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €199 per maand
voor hosting en beheer
Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.
Betalen nadat je het ziet werken
De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang.
Geen tijdsbesparing? Niet betalen.
Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.
Voorbeeld uit de praktijk
Een voorbeeld van een ander bedrijf, buiten het hoveniersvak: Easy Sedum levert en legt sedumdaken aan. Daar zat het handwerk in het uitrekenen en overnemen van offerteaanvragen. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw samen vast.
Levering en aanleg van sedumdaken
45 minuten werd 3 minuten.
Per offerteaanvraag bij Easy Sedum.
Easy Sedum nam aanvragen over, rekende materialen uit en zette de offerte apart in WeFact. Nu gebeurt dat rekenwerk in hun eigen bedrijfsapp. De offerte staat klaar; de laatste controle blijft bij hen.
Papierwerk per week: 37,0 uur → 2,7 uur
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaal“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”
FAQ
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.
Verder lezen
Lees ook
Planning
Planning in Excel: wanneer werkt het niet meer?
Een planning in Excel werkt tot een wijziging de man in de bus niet meer bereikt. Zo herken je dat punt, en wat je eraan kunt doen.
Lees het artikelWerkbonnen & uren
Hoe doe je een nacalculatie per klus?
Een nacalculatie per project doe je door de werkelijke uren en het materiaal naast je offerte te leggen. Dat werkt pas als de uren per klus binnenkomen.
Lees het artikelOffertes & calculatie
Kun je een offerte automatisch laten maken?
Een automatische offerte maken lukt pas als jouw manier van rekenen vastligt. Niet het sjabloon of de tekst, maar de prijsopbouw kost je de avond.
Lees het artikel
Gratis inventarisatie
Waar zit bij jou het meeste handwerk: de offertes of de rondes?
Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.
Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.