Wat moet er in een offerte staan?

In een bruikbare offerte staan 8 onderdelen: je bedrijfsgegevens met KvK-nummer, de gegevens van de klant, een offertenummer, de datum, een omschrijving van het werk, de prijs, een geldigheidsduur en je algemene voorwaarden. Alleen het KvK-nummer staat letterlijk in de wet voor offertes. De rest volgt uit andere regels of is gewoon verstandig. Wat er daarna per vak bij komt, bepaalt of je later discussie krijgt over waar je prijs ophoudt.

De vaste onderdelen

Deze 8 komen op elke offerte terug, welk vak je ook doet:

• Je bedrijfsgegevens — naam, adres, telefoonnummer en je KvK-nummer.
• De gegevens van de klant — naam, adres, en bij een zakelijke klant de contactpersoon. Let op het verschil tussen werkadres en factuuradres.
• Een offertenummer — één nummer dat je terugvindt op de opdrachtbevestiging en later op de factuur. Zonder nummer zoek je bij een vraag door je map.
• De datum — waar de geldigheidsduur vanaf loopt.
• Een omschrijving van het werk — wat je gaat doen, in normale taal. Hier hangt de rest van de offerte aan.
• De prijs — liefst per onderdeel, niet alleen een totaal onderaan.
• De geldigheidsduur — tot wanneer dit bedrag staat.
• Je algemene voorwaarden — als je die gebruikt: meegestuurd, of goed vindbaar.

Wat de wet vraagt, en wat verstandig is

Er is geen wetsartikel dat alles opsomt wat in een offerte moet. De regels liggen verspreid over verschillende wetten. Daarom zie je overal een ander lijstje.

KvK-nummer. De Handelsregisterwet noemt offertes letterlijk. Het inschrijvingsnummer hoort op brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen die je bedrijf uitgaan, met uitzondering van reclame (artikel 27 Handelsregisterwet 2007).

Btw-nummer. Als dienstverlener moet je onder meer je gegevens, je inschrijvingsnummer, je btw-nummer en je algemene voorwaarden beschikbaar stellen voor de klant. Dat mag ook via een adres op internet dat je aan de klant doorgeeft (artikel 6:230b en 6:230c BW). Op de offerte zetten is wel zo makkelijk.

Prijs naar een particulier. Vermeld de prijs inclusief btw en inclusief kosten die de klant sowieso moet betalen, zoals voorrijkosten. Die tel je er niet pas bij het afrekenen bij. Zo beschrijft de ACM het in haar uitleg over prijzen vermelden. Kun je het totaal nog niet precies geven, zet er dan bij hoe je het berekent. Naar een zakelijke klant is een prijs exclusief btw gebruikelijk, zolang je dat duidelijk vermeldt.

Algemene voorwaarden. Voorwaarden kunnen worden vernietigd als de klant geen redelijke mogelijkheid had om ze te lezen (artikel 6:233 en 6:234 BW). Meesturen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst is de duidelijkste route. Als dienstverlener mag je ook verwijzen naar je website, zolang de voorwaarden daar zonder noemenswaardige moeite te vinden zijn. Dat zei de Hoge Raad in 2023. Meesturen blijft praktisch het veiligst: gaat het mis, dan wil jij kunnen laten zien dat de klant ze had.

De overige onderdelen, zoals offertenummer en prijs per onderdeel, staan er niet voor de wet. Ze staan er zodat jij en de klant later weten wat er is afgesproken.

Wat er per vak bij komt

Onder die 8 gaat het uit elkaar lopen. Hier leg je vast wat je prijs wel en niet dekt.

Een dakdekker zet erin om hoeveel vierkante meter het gaat, welk type dakbedekking, en of het oude dak eraf moet. Plus wat er gebeurt als de ondergrond tegenvalt. Dat weet je vaak pas als het dak open ligt.

Een schilder benoemt de ruimtes, het aantal lagen en de voorbehandeling. Of de plafonds meegaan is een vraag die anders vaak later komt.

Een installateur noteert merk en type van het toestel, waar de aansluiting zit en wie het oude toestel afvoert. Staat dat er niet, dan kan de klant daar iets anders over denken dan jij.

Een hovenier wil oppervlakte, grondsoort en de afvoer van grond en groenafval erin hebben. Per vak lees je meer bij software voor dakdekkers, software voor installatiebedrijven en software voor hoveniers.

Het gaat elke keer over dezelfde vraag: waar houdt jouw prijs op.

Zet erin wat er niet bij zit

Veel offertes zeggen keurig wat je gaat doen. Wat er niet bij zit, blijft vaak onbenoemd. Dan kunnen jij en de klant daar allebei iets anders van denken.

2 zinnen helpen. De eerste somt op wat er niet in de prijs zit. De tweede zegt hoe je extra werk afspreekt: vooraf, met een omschrijving en een prijs of een manier van berekenen, en met akkoord van de klant. Dat voorkomt halverwege de klus een discussie over iets dat je vooraf had kunnen benoemen.

Hoe lang laat je de offerte geldig zijn?

De wet noemt geen vaste termijn. Zet je er niets bij, dan vervalt een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (artikel 6:221 BW). Wat redelijk is, blijkt dan pas achteraf. Zet er daarom zelf een termijn op, bijvoorbeeld 30 dagen.

Bewegen je materiaalprijzen snel, kies dan een kortere termijn. Of benoem de materiaalprijs als post die nog niet vastligt, zodat de klant dat vooraf ziet. Let bij particulieren op: een beding dat je de prijs binnen 3 maanden na het sluiten mag verhogen, is niet toegestaan als de klant de overeenkomst dan niet mag ontbinden (artikel 6:236 BW).

Waarom een voorbeeld-offerte je maar half helpt

Zoek je op een offerte voorbeeld, dan vind je een sjabloon met die 8 onderdelen. Dat werkt voor één offerte.

Alleen komt het meeste werk bij de offertes daarna. Bij elke aanvraag zoek je prijzen opnieuw op, reken je opnieuw uit wat er op dat dak of in die kamers gaat, en tik je dezelfde teksten opnieuw in. Een sjabloon lost het lege blad op, niet de herhaling. Welke stappen van een offerte de tijd kosten en hoe je dat bij jezelf meet, staat in hoeveel tijd het maken van een offerte kost.

Bij Easy Sedum ging de tijd per offerteaanvraag van 45 minuten naar 3 minuten. Niet omdat de offerte er anders uitziet, maar omdat het rekenwerk en het overtypen niet meer met de hand gaan. De tijd van vóór de bouw is samen vastgelegd, de tijd van nu is hun eigen inschatting. Hoe dat met jouw staffels en opmaak werkt, lees je bij offertes en calculatie op maat, of specifiek voor schilders.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.