Wat moet er in een offerte staan?

In een offerte horen minimaal 8 dingen: je eigen bedrijfsgegevens met KvK-nummer, de gegevens van de klant, een offertenummer, de datum, een omschrijving van het werk, de prijs met btw, een geldigheidsduur en je algemene voorwaarden. Daarmee staat je aanbod. Het verschil tussen een offerte die getekend terugkomt en een die blijft liggen, zit in de regels daarna.

De vaste onderdelen

Deze 8 komen op elke offerte terug, welk vak je ook doet:

• Je bedrijfsgegevens — naam, adres, telefoonnummer en je KvK-nummer. Dat laatste is geen keuze: het hoort op alle post die je bedrijf uitgaat, offertes daaronder.
• De gegevens van de klant — naam, adres, en bij een zakelijke klant de contactpersoon. Let op het verschil tussen het werkadres en het factuuradres.
• Een offertenummer — één nummer dat je terugvindt op de opdrachtbevestiging en later op de factuur. Zonder nummer zoek je bij een vraag door je map.
• De datum — waar de geldigheidsduur vanaf loopt.
• Een omschrijving van het werk — wat je gaat doen, in normale taal. Hier hangt de rest van de offerte aan.
• De prijs — per onderdeel, niet alleen een totaal onderaan.
• De geldigheidsduur — tot wanneer dit bedrag staat.
• Je algemene voorwaarden — meegestuurd, niet alleen genoemd.

Die laatste gaat in de praktijk het vaakst mis. Voorwaarden gelden pas als de klant ze heeft kunnen lezen vóórdat hij tekent. Een kale zin als "op al onze werkzaamheden zijn onze voorwaarden van toepassing" is daarvoor te weinig. Verwijzen naar je website mag, zolang de klant ze daar zonder zoeken vindt. Meesturen als bijlage is veiliger: gaat het mis, dan moet jij bewijzen dat de klant ze heeft gehad.

Wat is verplicht, en wat is gewoon verstandig

Er is geen enkel wetsartikel dat opsomt wat er in een offerte moet staan. De eisen liggen verspreid over verschillende wetten. Daarom zie je overal een ander lijstje.

Je KvK-nummer is wel hard geregeld. De Handelsregisterwet noemt offertes letterlijk: het nummer hoort op alle brieven, orders, facturen en offertes die je bedrijf uitgaan. Alleen reclame valt erbuiten.

Je btw-nummer hoeft niet op de offerte zelf te staan. Wel moet het vindbaar zijn voordat de klant tekent, samen met je bedrijfsgegevens en je voorwaarden. Dat mag ook op je website. Op de offerte zetten is alleen makkelijker.

Naar een particulier vermeld je de prijs inclusief btw. En inclusief alles wat hij er sowieso bij moet betalen: voorrijkosten, afvoerkosten, toeslagen. Die mag je er niet pas bij het afrekenen bij optellen. Kun je het totaal nog niet geven, dan zet je erbij hoe je het berekent. Naar een zakelijke klant is exclusief gebruikelijk, zolang je het er duidelijk bij zet.

De rest van het rijtje is niet verplicht. Die onderdelen staan er niet voor de wet, maar om te voorkomen dat je er later discussie over krijgt.

Wat er per vak bij komt

Onder die 8 gaat het uit elkaar lopen. Hier zit het geld: wat je hier niet vastlegt, betaal je later zelf.

Een dakdekker zet erin om hoeveel vierkante meter het gaat, welk type dakbedekking, en of het oude dak eraf moet. Plus wat er gebeurt als de ondergrond tegenvalt. Dat weet je pas als het dak open ligt.

Een schilder benoemt de ruimtes, het aantal lagen en de voorbehandeling. Of de plafonds meegaan is de vraag die anders altijd nog komt.

Een installateur noteert merk en type van het toestel, waar de aansluiting zit en wie het oude toestel afvoert. Bij een vervanging zit dat afvoeren er zelden bij. De klant gaat er standaard van uit dat het wel zo is.

Een hovenier wil oppervlakte, grondsoort en de afvoer van grond en groenafval erin hebben.

Het gaat elke keer over dezelfde vraag: waar houdt jouw prijs op.

De regel die het vaakst ontbreekt

De meeste offertes zeggen keurig wat je gaat doen. Wat er níet in zit, blijft onbenoemd.

Alles wat je niet hebt uitgesloten, mag de klant verwachten voor de prijs die eronder staat.

Twee zinnen zijn genoeg. De eerste somt op wat er niet bij zit, de tweede zegt hoe je meerwerk afspreekt: vooraf, schriftelijk, met een bedrag erbij. Dat scheelt je halverwege de klus een discussie over iets wat je 3 weken eerder had kunnen dichttimmeren.

Hoe lang moet je de offerte geldig laten zijn

Er is geen wettelijke termijn. 30 dagen is gangbaar en werkt voor de meeste klussen.

Zet je er niets bij, dan geldt een redelijke termijn. Wat redelijk is, blijkt dan achteraf, en daar heb je zelf weinig over te zeggen. Iemand die 4 maanden later terugbelt over jouw prijs, heeft dan een punt.

Bij materialen die snel in prijs bewegen, kort je die termijn in. Of je benoemt de materiaalprijs apart als post die op het moment van uitvoering wordt vastgesteld. Beide mag, zolang de klant het vooraf ziet.

Waarom een voorbeeld-offerte je maar half helpt

Zoek je op een offerte voorbeeld, dan vind je een sjabloon met precies die 8 onderdelen erin. Dat werkt prima voor één offerte.

Alleen zit je probleem niet in de eerste offerte, maar in de honderdste. Bij elke aanvraag zoek je je prijzen opnieuw op, reken je opnieuw uit wat er op dat dak of in die kamers gaat, en tik je opnieuw dezelfde teksten in. Een sjabloon lost het lege blad op, niet de herhaling. En de herhaling is waar je tijd in verdwijnt, meestal 's avonds op de bank.

Bij Easy Sedum ging een aanvraag van 45 minuten naar 3. Niet omdat hun offerte er anders uitziet, maar omdat het rekenwerk eronder niet meer met de hand gebeurt. Hoeveel tijd dat bij jou is, lees je in hoeveel tijd het maken van een offerte gemiddeld kost.

Wij bouwen dat rekenwerk na zoals jouw bedrijf rekent, met jouw staffels en jouw opmaak. Bekijk hoe we offerte- en calculatiesoftware op maat aanpakken, of wat dat voor schilders betekent.