Scorpio Agents

Digitale werkbonnen op maat

Digitale werkbonnen op maat: werkbon verwerkt, factuur klaar ter controle.

Een papieren bon of foto vraagt op kantoor nog om rekenwerk en overtypen. Met digitale werkbonnen in je bedrijfsapp staat de conceptfactuur klaar zodra de bon is goedgekeurd.

Vraag een gratis inventarisatie aan

Na de klus

Van de klus naar de factuur

De gegevens van de werkbon gaan mee naar de factuur. Zo hoeft kantoor ze niet opnieuw over te nemen.

  1. Stap 1

    Op de klus

    De monteur vult de bon in op zijn telefoon: wat hij deed, uren, materiaal, foto’s en de handtekening van de klant.

  2. Stap 2

    Een complete bon

    De velden volgen het werk op de klus. Na het versturen is de bon beschikbaar op kantoor.

  3. Stap 3

    Jij beoordeelt

    Jij of kantoor beoordeelt de bon, het meerwerk en eventuele kortingen. Je beslist welke klus door kan naar de factuur.

  4. Stap 4

    Conceptfactuur klaar

    Uren en materiaal staan al op de conceptfactuur. Jij kijkt na en verstuurt.

Voor de monteur

Wat hij vastlegt, kan hij later laten zien

Een foto van hoe hij het werk achterliet en de handtekening van de klant leggen vast wat er is gedaan. Belt de klant maanden later, dan staat de bon terug te vinden op klant, datum en adres.

Dat helpt bij een discussie over meerwerk of garantie. Een handtekening beslist niet elk geschil, maar zonder vastlegging is het zijn woord tegen dat van de klant.

De velden

Wat er op de bon staat, verschilt per vak

Elke bon bevat klant, adres, datum, werkzaamheden, uren, materiaal en een handtekening. De overige velden stemmen we af op jouw vak.

Dakdekkers

Oppervlakte, dakbedekking, isolatie en foto’s van voor en na. Terug te vinden als er later een vraag over de garantie komt.

Software voor dakdekkers

Installateurs

Serienummer, meterstand en merk van het toestel. Contractwerk en meerwerk staan apart, zodat kantoor minder hoeft uit te zoeken.

Software voor installatiebedrijven

Schilders

Ruimtes, verfsoort, aantal lagen en uren per ruimte. Bij een volgende klus zie je wat er eerder is gedaan.

Software voor schilders

Staan zulke velden niet op het formulier, dan zet de monteur ze bij de opmerkingen. Op kantoor valt daar geen factuurregel uit te halen zonder hem eerst te lezen.

Pakket of eigen bedrijfsapp

Al een werkbon-app uit een pakket bekeken?

Sommige pakketten hebben een goede werkbon, en laten die doorlopen naar hun facturatie of je boekhouding. Past dat bij je werk, dan is dat een prima keuze. Een eigen bedrijfsapp past als je bon velden heeft die niet in hun formulier passen, of als de bon niet aansluit op de facturatie en boekhouding die je wilt houden.

WatWerkbon-app uit een pakketEigen bedrijfsapp
De veldenAan- en uitzetten binnen het formulier van de leverancierDe velden van jouw bon, per vak
Na het verzendenVerschilt per pakket: soms loopt het door naar hun facturatie, soms wordt er overgetyptUren en materiaal op de conceptfactuur, aangesloten op je eigen boekhouding
StartenVaak meteen een accountGemiddeld 2 tot 4 weken tot de eerste ploeg ermee werkt
Van wie is hetEen account bij de leverancierNa volledige betaling van jou

De overstap

Overstappen zonder dat het werk stilligt

We beginnen met één ploeg. Die probeert de bon tijdens het werk; wat onhandig is, passen we aan voordat de rest volgt.

  1. Stap 1

    We kijken naar je huidige bonnen

    Niet naar het voorgedrukte formulier, maar naar 10 ingevulde bonnen van de afgelopen maand. Daar staat wat je monteurs echt invullen, en wat ze in de kantlijn erbij schrijven.

  2. Stap 2

    Eén ploeg begint

    Eén type klus, een paar weken. Zo merken we snel welke velden knellen, terwijl het nog makkelijk aan te passen is.

  3. Stap 3

    Het papier gaat er pas daarna uit

    Het bonnenboekje blijft voorlopig in de bus liggen. Pakt iemand het toch weer, dan kijken we wat er aan de digitale bon onhandig is en passen we die aan.

Eerst meten

Geen tijdsbesparing? Niet betalen.

Hoeveel tijd je hiermee wint, hangt af van hoeveel er nu wordt nagerekend en overgetypt. Bij één bon per dag valt dat mee. Bij een ploeg van 8 man met meerdere klussen per week is het een vast blok op kantoor.

Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.

Wat het kost

Beginnen bij je werkbonnen

€1.750–€2.500

bouw, eenmalig, excl. btw

vanaf €99 per maand

hosting en beheer, excl. btw

Daarbij zitten de digitale werkbonnen, een werkbon-dashboard en de koppeling met je boekhouding die de conceptfactuur klaarzet. Werkbonnen zitten meestal hoger in deze band dan offertes, omdat er meer velden, foto’s, uren en materiaal in zitten.

Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.

Bekijk de prijzen
Zelf een digitale werkbon maken: waar let je opWat er op een werkbon moet staanPapieren werkbonnen vervangen, en je team meekrijgenOok je offertes en rekenwerk op maat

FAQ

Veelgestelde vragen

Dat hangt af van hoeveel moeite het kost. Een formulier met velden die niet over jouw werk gaan, wordt op de steiger niet ingevuld. Wij bouwen de bon na zoals je monteurs nu al werken: weinig velden, logische volgorde. We beginnen met één ploeg en passen aan wat onhandig blijkt. Je monteur zet hem op zijn beginscherm en hij opent als elke andere app, zonder iets te downloaden of te installeren.
Ja. Handtekening op het scherm en foto’s vanaf de telefoon horen bij de bon en blijven eraan hangen. Zo is vastgelegd wat er is gedaan en in welke staat het achterbleef. Dat helpt bij een discussie later, al beslist een handtekening niet elk geschil.
Dat is geen standaardonderdeel, maar een keuze die we vooraf maken. Werken je mensen regelmatig in kelders, schachten of buitengebied, dan bespreken we in de inventarisatie of de bon ook zonder bereik ingevuld moet kunnen. Wat we afspreken, staat in het voorstel.
Ja, de koppeling met je boekhouding die de conceptfactuur klaarzet, hoort bij een traject voor je werkbonnen. Moneybird, WeFact en Exact Online zijn voorbeelden. Welke gegevens er bij jouw pakket precies heen kunnen, bekijken we tijdens de inventarisatie.
Begin je bij je werkbonnen, dan heet dat Scorpio Start: €1.750–€2.500 eenmalig en vanaf €99 per maand. Daarbij zitten de digitale werkbonnen, een werkbon-dashboard en de koppeling met je boekhouding die de conceptfactuur klaarzet. Waar je in de band uitkomt, hangt af van hoeveel velden en stappen je bon heeft. Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Wil je later ook je offertes, planning of de rest van de keten erbij, dan maken we daarvoor een apart voorstel.

Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.

Gratis inventarisatie

Waar blijven jouw werkbonnen liggen?

Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.

Velden met * zijn verplicht.

Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.