Hoeveel tijd kost het maken van een offerte gemiddeld?

Een gemiddelde dat voor elk vakbedrijf klopt, bestaat niet. Een offerte voor een standaardklus met vaste prijzen maak je snel. Een offerte waarvoor je maten uitwerkt, prijzen opzoekt en een materiaalstaat opstelt, kost een veelvoud daarvan. Wat wel geldt: de tijd zit in een paar vaste stappen, en die kun je bij je eigen offertes gewoon meten.

Welke stappen bepalen hoeveel tijd een offerte kost?

Een offerte is geen enkele handeling. Het zijn 5 stappen achter elkaar, en elke stap kost tijd.

• Aanvraag overnemen — wat vraagt de klant, waar is het, wat weet je al. Komt de aanvraag per mail of telefoon, dan typ je die gegevens eerst over.
• Opname of uitwerken — maten, oppervlaktes, aantallen. Soms op locatie, soms van een foto of tekening.
• Rekenen — prijzen opzoeken, uren inschatten, toeslagen en staffels meenemen, het totaal controleren.
• Opmaken en versturen — alles in je sjabloon of pakket zetten, met omschrijving en voorwaarden.
• Opvolgen — nabellen of nog een mail sturen als het stil blijft.

De opname op locatie telt niet altijd mee als offertetijd, maar hoort er wel bij. Een offerte die na de opname nog 2 dagen blijft liggen, kost je vooral wachttijd.

Waarom verschilt het per bedrijf en per klus?

Een schilder die per ruimte met vaste prijzen werkt, rekent anders dan een dakdekker die oppervlakte, opstanden, isolatie en afvoer van oud materiaal meeneemt. Een installateur die een toestel vervangt, zoekt vooral prijzen en artikelnummers op. Hoe zo’n rekenwijze per vak in een eigen systeem staat, lees je bij software voor schilders, software voor dakdekkers en software voor installatiebedrijven.

Ook binnen één bedrijf loopt het uiteen. Een herhaalklus bij een vaste klant gaat snel. Een verbouwing met meerdere onderdelen niet. En wie het rekenmodel alleen in zijn hoofd heeft, maakt de offerte vaak pas 's avonds, omdat er overdag geen ruimte voor is.

Daarom zegt een getal van iemand anders weinig over jouw situatie. Je eigen tijd zegt veel meer.

Hoe meet je je eigen offertetijd?

Neem de komende 10 offertes en schrijf per offerte 3 dingen op:

1. Hoeveel minuten je werkelijk bezig was, per stap uit het rijtje hierboven.
2. Hoeveel tijd er zat tussen de aanvraag en het versturen.
3. Welke stap je elke keer opnieuw doet met gegevens die je al had.

Na 10 offertes zie je waar het zit. Vaak is dat niet het vakwerk zelf, maar het overtypen en het opnieuw opzoeken van prijzen. Tel het daarna op per week. Een voorbeeld om mee te rekenen: stel dat je 10 offertes per week maakt van 20 minuten per stuk, dan ben je ruim 3 uur per week aan offertes kwijt. Vul je eigen getallen in voor je eigen antwoord.

Wat verandert er als het rekenwerk vastligt?

Het uitrekenen en overtypen is het deel dat je kunt vastleggen. Staan je prijzen, staffels en toeslagen op één plek, dan hoef je ze niet per offerte opnieuw bij elkaar te zoeken. De opname en je eigen controle blijven.

Bij Easy Sedum, dat sedumdaken levert en aanlegt, ging de tijd per offerteaanvraag van 45 minuten naar 3 minuten. Het papierwerk ging van 37 uur naar 2,7 uur per week. De tijd van vóór de bouw is samen met hen vastgelegd. De tijd van nu is hun eigen inschatting, geen stopwatchmeting. Het is één bedrijf met een eigen manier van werken, dus geen voorspelling voor elk vakbedrijf. Het hele verhaal staat in hun klantverhaal.

In je eigen bedrijfsapp staat de offerte dan klaar ter controle met jouw prijzen en rekenregels. Jij kijkt hem na en verstuurt. Hoe dat werkt, lees je bij offertes en calculatie op maat.

Wil je eerst zelf zien waar bij jou de meeste tijd zit? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.