Hoeveel tijd kost het maken van een offerte gemiddeld?

De meeste vakbedrijven zijn 15 tot 30 minuten kwijt aan één offerte. Dat is het gemiddelde dat we terugzien bij dakdekkers, schilders, installateurs en andere vakbedrijven. Bij een rustige week is dat te overzien. Bij drukte, met vijf of tien aanvragen per dag, is dat al snel een halve werkdag alleen aan offertes.

Waar die tijd precies in zit

Een offerte bestaat niet uit één stap, maar uit een reeks kleine stappen die stuk voor stuk tijd kosten.

Eerst de gegevens verzamelen: wat is er gevraagd, welk materiaal is nodig, hoeveel uur staat er tegenover. Daarna de berekening: prijzen opzoeken, kortingen of toeslagen meenemen, het totaal kloppend krijgen. Dan de opmaak: alles in een nette offerte zetten, met de juiste huisstijl en voorwaarden. Tot slot versturen, en vaak een paar dagen later nabellen omdat er nog geen reactie is.

Bij een dakdekker die we volgen, kostte dit proces gemiddeld 20 minuten per offerte. Na het automatiseren van de berekening en opmaak duurt hetzelfde werk nog 3 minuten. De inspectie zelf, op het dak, verandert niet. Het is het rekenwerk en overtypen erna dat wegvalt.

Waarom het oploopt bij drukte

Een offerte van 20 minuten voelt op zichzelf niet als een probleem. Het probleem ontstaat pas bij optelling. Vijf aanvragen op een dag betekent al snel anderhalf uur alleen aan offertes, meestal 's avonds, na een dag op de zaak.

In de zomer of bij een korte aanvraagpiek loopt dit verder op. Offertes die blijven liggen, worden trager beantwoord. En een klant die bij drie partijen tegelijk een aanvraag heeft uitstaan, kiest vaak degene die het eerst reageert — niet per se de goedkoopste.

Wat er verandert als je het rekenwerk automatiseert

Het grootste deel van die 20 tot 30 minuten zit niet in het vakwerk zelf, maar in het overtypen en narekenen. Gegevens die je al hebt — materiaal, uren, prijzen — worden opnieuw ingevoerd in een los sjabloon of pakket.

Wij bouwen systemen die dat rekenwerk automatisch voorbereiden: jij vult de klus in, de offerte staat klaar, en de gegevens stromen door naar je boekhouding zodra de klus is afgerond. Je leest hier meer over wat we bouwen.

Hoeveel tijd dat concreet oplevert, verschilt per bedrijf. Daarom meten we bij elk vakbedrijf eerst hoe lang het nu duurt, voordat we iets beloven.