Wat moet er op een werkbon staan?

Op een werkbon horen minimaal 7 dingen: klantgegevens, adres van de klus, datum, een omschrijving van het uitgevoerde werk, de gewerkte uren, de gebruikte materialen en een handtekening voor akkoord. Daarmee kun je factureren en kun je later onderbouwen wat je hebt gedaan. Alles daarbovenop is vakspecifiek.

De vaste velden

Deze 7 komen op elke werkbon terug, ongeacht het vak:

• Klant en contactpersoon — wie de opdracht heeft gegeven, en wie er ter plekke was.
• Adres van de klus — niet het factuuradres. Bij beheerders en aannemers zijn dat twee verschillende dingen.
• Datum en tijd — wanneer je er was, en hoe lang. Bij een discussie over meerwerk is dit het eerste waar iemand naar vraagt.
• Omschrijving van het werk — wat er is gedaan, in normale taal. "Reparatie uitgevoerd" is te weinig.
• Uren — per monteur, en apart van de reistijd als je die anders in rekening brengt.
• Materialen — wat erin is gegaan, met aantallen. Dit is de regel die op kantoor het vaakst wordt vergeten en achteraf het lastigst te reconstrueren is.
• Handtekening voor akkoord — de klant heeft gezien wat er is gedaan voordat de factuur komt.

Foto's staan niet in dat rijtje, maar horen er in de praktijk gewoon bij. Een foto van de situatie voor en na kost 10 seconden en haalt de discussie later weg.

Wat er per vak bij komt

Onder die 7 begint het te verschillen, en daar zit precies de waarde van de bon.

Een dakdekker wil de oppervlakte kwijt, het type dakbedekking en of er isolatie onder zat. Zonder die gegevens kun je een nacalculatie of een garantieclaim later niet onderbouwen.

Een installateur noteert serienummers, meterstanden en het merk van het toestel. Bij een storing een jaar later begint elk gesprek daarmee.

Een schilder legt vast om welke ruimtes het ging, welke verfsoort en hoeveel lagen. Dat is meteen de basis voor de offerte als dezelfde klant over 5 jaar terugbelt.

Een hovenier wil oppervlakte, grondsoort en wat er is aangeplant. Een schoonmaakbedrijf wil de ruimtes, de frequentie en wie er heeft getekend.

Bij onderhoudscontracten komt daar nog een veld bij: valt dit binnen het contract of is het meerwerk. Als de monteur dat niet ter plekke aangeeft, moet iemand op kantoor het uitzoeken. Dat is precies het soort tijd dat je met een werkbon juist wilde besparen.

De valkuil van het standaardsjabloon

Zoek je op een voorbeeld-werkbon, dan vind je een sjabloon dat voor iedereen tegelijk is gemaakt. Dat werkt voor de eerste 7 velden en houdt daarna op.

Wat er dan gebeurt is altijd hetzelfde. De monteur mist een veld en zet het bij "opmerkingen". Op kantoor staat er dan een zin waar geen bedrag uit te halen valt zonder hem te lezen. Bij 3 bonnen per week is dat geen probleem. Bij 30 wel.

Andersom net zo goed: velden die niet over jouw werk gaan, blijven leeg of worden willekeurig ingevuld. En elk leeg veld is een reden om de volgende keer de bon maar helemaal over te slaan.

Van invullen naar factureren

Een werkbon die klopt, is nog geen werkbon die je tijd bespaart. Zolang iemand de uren en materialen op kantoor opnieuw intikt in de boekhouding, doe je het werk twee keer.

Dat is het verschil tussen een bon die je bewaart en een bon die doorloopt. Waar je daarop moet letten, staat in waar je op moet letten bij een digitale werkbon.

Wij bouwen die bon per vakbedrijf, met de velden die bij jouw klussen horen en niets daarbuiten. Bekijk hoe we digitale werkbonnen op maat aanpakken.