Wat moet er op een werkbon staan?

Op een werkbon horen minimaal 7 dingen: klantgegevens, adres van de klus, datum, een omschrijving van het uitgevoerde werk, de gewerkte uren, de gebruikte materialen en een handtekening voor akkoord. Daarmee kun je factureren en later laten zien wat je hebt gedaan. Alles daarbovenop is vakspecifiek.

Wat is een werkbon?

Een werkbon is het formulier waarop een monteur vastlegt wat hij op een klus heeft gedaan: bij wie, wanneer, hoeveel uur en met welk materiaal. Op kantoor is hij de basis voor de factuur, en als de klant later een vraag heeft, laat je met de bon zien wat er is gebeurd.

De vaste velden

Deze 7 komen op elke werkbon terug, ongeacht het vak:

• Klant en contactpersoon — wie de opdracht heeft gegeven, en wie er ter plekke was.
• Adres van de klus — niet het factuuradres. Bij beheerders en aannemers zijn dat twee verschillende dingen.
• Datum en tijd — wanneer je er was, en hoe lang. Komt er later een vraag over de klus, dan begint het vaak hiermee.
• Omschrijving van het werk — wat er is gedaan, in normale taal. "Reparatie uitgevoerd" is te weinig.
• Uren — per monteur, en apart van de reistijd als je die anders in rekening brengt.
• Materialen — wat erin is gegaan, met aantallen. Deze regel wordt makkelijk vergeten en is achteraf lastig terug te halen.
• Handtekening voor akkoord — de klant bevestigt wat er is gedaan voordat de factuur komt.

Foto's staan niet in dat rijtje, maar horen er in de praktijk gewoon bij. Een foto van de situatie voor en na is snel gemaakt en helpt als er later een vraag komt over de staat van het werk.

Wat er per vak bij komt

Onder die 7 begint het te verschillen, en daar zit precies de waarde van de bon.

Een dakdekker wil de oppervlakte kwijt, het type dakbedekking en of er isolatie onder zat. Zonder die gegevens is een nacalculatie of een garantievraag later lastig te onderbouwen.

Een installateur noteert serienummers, meterstanden en het merk van het toestel. Bij een storing een jaar later heb je die gegevens meteen nodig.

Een schilder legt vast om welke ruimtes het ging, welke verfsoort en hoeveel lagen. Dat is meteen de basis voor de offerte als dezelfde klant over 5 jaar terugbelt.

Een hovenier wil oppervlakte, grondsoort en wat er is aangeplant. Een schoonmaakbedrijf wil de ruimtes, de frequentie en wie er heeft getekend. Per vak lees je meer bij software voor installatiebedrijven, software voor schilders en software voor schoonmaakbedrijven.

Bij onderhoudscontracten komt daar nog een veld bij: valt dit binnen het contract of is het extra werk. Geeft de monteur dat niet ter plekke aan, dan moet iemand op kantoor het uitzoeken.

Voorbeeld van een ingevulde werkbon

Zo ziet een afgesloten bon van een dakdekker eruit, met de 7 vaste velden en de regels die er voor dit vak bij komen. De namen zijn verzonnen, de opbouw niet.

Let op wat er niet op staat: geen bedragen. Die komen uit je eigen tarieven zodra de bon op kantoor is. Bij het extra werk staat wel dat de prijsafspraak vooraf is gemaakt en hoe die berekend wordt. Hoe je extra werk en de prijs vooraf vastlegt, staat in waarom de klant de werkbon moet tekenen.

Bij een installateur zijn de laatste regels anders. In plaats van dakgegevens staat er: "Cv-ketel Remeha Tzerra 28c, serienummer 2019-4471, meterstand 12.884, vlamstoring, ionisatiepen vervangen." En de regel meerwerk luidt dan bijvoorbeeld: "Binnen onderhoudscontract, onderdeel apart in rekening."

Bij een schilder: "Woonkamer en hal, wanden 2 lagen latex mat wit, kozijnen 1 laag grondverf en 1 laag hoogglans RAL 9010, ondergrond geschuurd en gestopt." Meerwerk: "Nee."

Wil je dit als sjabloon overnemen, doe dat dan niet regel voor regel. Streep eerst de velden weg die jouw monteurs op de afgelopen 10 bonnen nooit hebben ingevuld. Hoe je van daaruit een bon op de telefoon maakt, staat in zelf een digitale werkbon maken.

De valkuil van het standaardsjabloon

Zoek je op een voorbeeld-werkbon, dan vind je vaak een sjabloon dat voor iedereen tegelijk is gemaakt. Dat werkt voor de 7 vaste velden, maar mist meestal de velden van jouw vak.

Wat er dan vaak gebeurt: de monteur mist een veld en zet het bij "opmerkingen". Op kantoor staat er dan een zin waar geen bedrag uit te halen valt zonder hem te lezen. Bij 3 bonnen per week is dat geen probleem. Bij 30 wel.

Andersom net zo goed: velden die niet over jouw werk gaan, blijven leeg of worden willekeurig ingevuld. En elk leeg veld is een reden om de volgende keer de bon maar helemaal over te slaan.

Van invullen naar factureren

Een werkbon die klopt, bespaart nog niet vanzelf tijd. Zolang iemand de uren en materialen op kantoor opnieuw intikt in de boekhouding, doe je het werk 2 keer.

Dat is het verschil tussen een bon die je bewaart en een bon die doorloopt. De 3 punten waarop het daarbij aankomt staan in zelf een digitale werkbon maken.

Loopt de bon door, dan staat de conceptfactuur klaar met de uren en het materiaal van de bon, en controleer jij hem voordat hij weggaat. Hoe dat werkt met een bon met de velden van jouw vak, lees je bij digitale werkbonnen op maat.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.