Klantverhaal · adodak.nl
Adodak: een grote offerte in 5 minuten in plaats van 30
Adodak legt platte daken, renovatie en nieuwbouw, vanuit Den Bosch. Het zijn twee bedrijven, ADODAK B.V. en ADODAKGroep B.V., met samen zo'n tien mensen: een eigen ploeg en een vaste groep zzp'ers. Ze werken voor particulieren en voor opdrachtgevers in de bouw.
De tijden van vóór het systeem gaf Adil op voordat hij ermee werkte. De tijden van nu zijn zijn eigen inschatting, geen stopwatchmeting.
“Alles werkt samen. Van kantoor tot ploeg.”
Waar het knelde
Alles liep via Teamleader, met Exact ernaast voor de boekhouding. Voor twee bedrijven tegelijk.
De grootste ergernis: offertes maken. Een grote offerte opbouwen vanuit de offerte van de leverancier kostte een half uur, en wat eruit kwam zag er niet uit zoals Adil wilde. Daarbij sloot Teamleader niet strak aan op Exact, dus veel ging twee keer.
Wat hij het meest wilde weten, kon hij er niet uithalen: hoeveel hij per project echt overhield. En de inkoopfactuur naast de offerte van de leverancier leggen kostte zoveel tijd dat het er nooit van kwam.
Een eigen bedrijfsapp
Adodak werkt nu in één eigen bedrijfsapp, voor beide bedrijven: Scorpio Bedrijfssysteem. Kantoor op de laptop, de ploeg op de telefoon. Exact blijft de boekhouding en krijgt alles vanzelf.
Na één week stond de eerste versie. Drie weken later waren ze live. Had Adil verwacht dat dit kon?
Ja, alleen niet verwacht dat het ook echt zou lukken! Het blijft me echt verbazen.
Wat Adil het sterkst vindt
Dat alles gecontroleerd wordt en geregistreerd wordt.
Elke inkoopfactuur ligt naast de offerte van de leverancier. Elke werkdag van de ploeg staat bij het project. En van elke offerte, factuur en wijziging is terug te zien wie wat deed.
De mail doet het voorwerk
Alles wat binnenkomt op de mailboxen van beide bedrijven wordt gelezen. Een aanvraag wordt een aanvraag. Een inkoopfactuur, leverbon of offerte van een leverancier wordt uitgelezen en staat klaar, met een voorstel bij welk project hij hoort. Kantoor kijkt, klikt, en het document hangt aan het project. Wat er niet toe doet, zoals een nieuwsbrief of een afwezigheidsmelding, blijft eruit.
Andersom ook. Een offerte, factuur, urenstaat of bevestiging naar de klant gaat met één knop vanuit het systeem. Met een vaste standaardmail per bedrijf, vanaf het juiste adres en met de pdf erbij. Niemand hoeft nog een mail op te stellen of een bijlage te zoeken.
De ploeg op de telefoon
Niet alleen kantoor werkt erin. Iedereen in de ploeg heeft het systeem op zijn telefoon, met een eigen scherm dat alleen laat zien wat hij nodig heeft, zonder bedragen.
- 's Avonds om acht uur een melding met de eerste klus van morgen, de tijd en het adres.
- Per dag: waar hij moet zijn, wat er moet gebeuren, wat mee moet en met wie hij werkt. De route opent met één tik.
- De tekeningen van de klus bij de hand, op het dak.
- Aan het eind van de dag afronden: uren, wat er gedaan is, de maten van het dak en foto's. Iets extra gedaan, dan zet hij het erbij, en kantoor krijgt het meteen te zien.
- Vergeten af te ronden? Dan komt er 's avonds een herinnering.
Wat de ploeg invult, staat meteen bij het project. Kantoor hoeft niets meer na te bellen of over te typen.
Van aanvraag tot nazorg
Per stap: hoe het ging, en hoe het nu gaat.
1.Aanvraag
ToenAanvragen kwamen per mail of via 12build binnen en werden met de hand overgezet in Teamleader.
NuEen aanvraagmail wordt vanzelf een aanvraag, met de tekeningen erbij. Staan er meer klussen in één mail, dan worden het meer aanvragen.
2.Mail
ToenElke mail zelf openen, de bijlagen opslaan en uitzoeken bij welk project ze horen.
NuElke mail wordt gelezen. Inkoopfacturen, leverbonnen en offertes van leveranciers staan klaar, met een voorstel bij welk project ze horen. Eén klik en ze hangen eraan.
3.Offerte30 min 5 min
ToenEen grote offerte maken vanuit de offerte van de leverancier, met alle producten opnieuw invoeren. En de offerte kwam er niet uit zoals Adil hem wilde.
NuDe offerte van de leverancier wordt ingelezen en de artikelen worden gekoppeld op leverancierscode. Per dakvlak een dak, met de marge per regel. De pdf ziet eruit zoals Adil hem altijd stuurde.
30 min5 min
4.Akkoord en project30 min 5 min
ToenNa het ja alles opnieuw invullen in Teamleader en de documenten los uploaden.
NuDe offerte gaat met een link naar de klant, die hem leest en online tekent, ook op zijn telefoon. Met één klik staat het project klaar, met begroting, termijnen en de getekende offerte erbij.
30 min5 min
5.Uitvoering
ToenPlanning, uren en meerwerk van de ploeg en de zzp'ers stonden los van het project.
NuEén planning voor beide bedrijven. Iedereen in de ploeg heeft het systeem op zijn telefoon: waar hij morgen moet zijn, wat er moet gebeuren en met wie. Aan het eind van de dag rondt hij af met uren, maten en foto's, en kantoor ziet het meteen.
6.Inkoopfactuur controleren1–2 uur 5 min
ToenDe inkoopfactuur naast de offerte van de leverancier leggen kostte 1 à 2 uur. Daarom gebeurde het nooit.
NuPer leverancier in één oogopslag: "Niks geks." of de afwijking per regel.
1–2 uur5 min
7.Inkoop inboeken30 min per 10 5 min per 10
ToenTien inkoopfacturen van Teamleader naar Exact overzetten, zonder scanservice.
NuFacturen uit de mail staan klaar om te boeken, met de pdf ernaast. Geboekt gaat vanzelf naar Exact.
30 min per 105 min per 10
8.Geld per project
ToenDe marge per project zonder de uren die er echt in gingen.
NuPer project en per klus de marge, met alle uren en kosten erin.
9.Factuur
ToenFacturen uit Teamleader, in een sjabloon dat niet was zoals Adil het wilde. En geen strakke koppeling met Exact.
NuTermijnfacturen in zijn eigen opmaak. Exact krijgt ze vanzelf, en betalingen komen vanzelf terug in het systeem.
10.Nazorg30 min per stuk 2 min per stuk
ToenEen onderhoudscontract of garantiecertificaat opstellen en mailen, per stuk.
NuOpgemaakt uit de gegevens van het project en online laten tekenen, ook mee met de factuurmail.
30 min per stuk2 min per stuk
Wat er verder in zit
Klant tekent online
- Offertes met een link: de klant leest en tekent online, ook op zijn telefoon
- Garantiecertificaten en onderhoudscontracten met een link online laten tekenen
- Meerwerk van de ploeg, online afgetekend door de opdrachtgever
- Urenstaat per week laten aftekenen door de opdrachtgever
- Onderhoudsbezoek met foto's, afgetekend door de klant
- Wkb-dossier met één link delen met de opdrachtgever
Planning en ploeg
- Afspraakbevestiging met agenda-uitnodiging naar de klant
- Ziekte en vrije dagen direct zichtbaar in de planning
- De planning in de agenda van je iPhone en Mac
- Meldingen op telefoon en laptop zodra er iets op je wacht
Kantoorgemak
- Herinnering naar de klant als een offerte 14 dagen blijft liggen
- Leverbon fotograferen en laten uitlezen
- Reviewverzoek naar particuliere klanten na betaling
- Prijzen van alle artikelen in één keer verhogen
- Adres invullen met alleen postcode en huisnummer
In zijn eigen woorden
Wat een verbetering en overzichtelijkheid.
Hoe we samen bouwden
Vanaf de eerste versie werkte Adil met zijn echte werk in het systeem. Zo testte hij het: met echte aanvragen, offertes en facturen, niet met een demo. Liep hij ergens tegenaan, dan drukte hij op de feedbackknop rechtsonder in zijn eigen systeem. Die maakt een schermafdruk van de pagina waar hij op dat moment is, en hij typt er één zin bij. Wij zien dan precies waar het om gaat. Hadden wij een vraag, dan kwam die in dezelfde knop terug, en waar het nodig was appten of belden we altijd even. In zijn woorden: "Toni staat voor je klaar. Ongeacht wat de vraag is."
Wat zou Adil zeggen tegen een ander vakbedrijf dat twijfelt, omdat zo'n eigen systeem vast te duur of te veel gedoe is?
“SCORPIO AGENTS!”
Adil · Eigenaar van Adodak