Software voor installatiebedrijven
Software voor installatiebedrijven: van tekening tot onderhoudsbeurt
Een warmtepomp of badkamer in de offerte, een cv-ketel die vandaag nog moet draaien, een lekkage tussendoor en onderhoudsbeurten die vastliggen in contracten. Een installateur of loodgieter doet het allemaal door elkaar, en op kantoor komt alles op dezelfde stapel.
In je bedrijfsapp begint de offerte bij de tekening: uit de plattegrond komen de ruimtes, de m² en de aantallen waarmee je rekent. De monteur legt het werk vast bij de klant en het toestel, en kantoor krijgt een conceptfactuur om na te kijken.
Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.
Herkenbaar
Herkenbaar bij installateurs en loodgieters
- Voor elke offerte van een warmtepomp, vloerverwarming of badkamer eerst de tekening doorlopen: ruimtes, m², tappunten, meters leiding en afvoer.
- 4 storingen op een dag, 4 bonnen, en ’s avonds pas het overtypen. Met “diverse fittingen” erop, waar kantoor geen factuurregel uit kan halen.
- Meetwaarden van de onderhoudsbeurt op papier, terwijl je ze bij het toestel en de volgende beurt weer nodig hebt.
Wat er verandert
Van tekening tot onderhoudsbeurt
1.Offerte uit de tekening
Nu
Je loopt de plattegrond of installatietekening na en telt ruimtes, tappunten en radiatoren. De meters leiding reken je zelf uit, daarna zoek je de prijzen bij de groothandel op.
Daarna
Je zet de tekening bij de aanvraag. De app leest de ruimtes, oppervlaktes en aantallen eruit en zet ze klaar als offerteregels, met jouw materiaalprijzen, uren per handeling en opslag. Jij past aan waar nodig en verstuurt hem met een link, zodat de klant online tekent.
2.Installatie en werkbon
Nu
De ploeg op een renovatie of nieuwbouwproject belt om te vragen wat er waar moet. Wat er gedaan is, staat op een papieren bon, het materiaal globaal.
Daarna
Je ploeg ziet op de telefoon waar ze moeten zijn, met de tekening erbij. Uren, materiaal per regel en foto’s gaan in de werkbon bij het project. Bij een storing om 11 uur ’s avonds net zo.
3.Onderhoud en meetwaarden
Nu
Serienummer, merk van het toestel en meetwaarden staan op papier, als ze erop staan. Kantoor belt de monteur na om te horen wat onder het contract viel.
Daarna
De monteur vult toestel, serienummer, CO- en rookgaswaarden in en zet contractwerk en meerwerk apart. De klant tekent voor akkoord. Alles blijft bij de klant en het toestel terug te vinden.
4.Volgende beurt en factuur
Nu
Wanneer welke klant weer aan de beurt is, staat in Excel of een agenda. Onderhoudsbeurten worden aan het eind van de maand verzameld gefactureerd.
Daarna
Je krijgt een herinnering voor de volgende contractbeurt. Na het werk staat een conceptfactuur klaar met contractwerk en meerwerk apart. Jij kijkt na en verstuurt.
Wat bij jou blijft
- Je prijzen, uren per handeling en opslag. Jij bepaalt waarmee de offerte rekent.
- Wie je naar welke storing stuurt en wanneer een beurt wordt ingepland.
- Het nakijken van offerte en factuur, zeker als er twijfel is over contract of meerwerk.
Calculatie voor installatiewerk, vanaf de tekening
Een offerte voor een warmtepomp, vloerverwarming of badkamer begint bij de tekening: de ruimtes en m², de meters leiding, het aantal tappunten en radiatoren. Daarna komen het materiaal uit groothandelsbestanden, de uren per handeling en je opslag. En die prijslijsten veranderen meerdere keren per jaar.
In je eigen systeem lees je de tekening in. De ruimtes, oppervlaktes en aantallen komen als voorstel in de offerte, en de app rekent met jouw prijzen, uren en opslag. Jij kiest de onderdelen, past aan en verstuurt.
Planning van monteurs: projecten, storingen en onderhoud
Een ploeg op een nieuwbouwproject, monteurs op onderhoud en een storing die ertussen komt. Met drie tot vijf klussen per monteur per dag verandert de planning soms meerdere keren op een dag.
In je eigen systeem hoort de planning bij het project, de klant en het toestel. De monteur ziet zijn dag op de telefoon, met de tekening of de bon van de vorige beurt erbij. Schuift er iets, dan pas je het op één plek aan en ziet iedereen de laatste versie.
Onderhoudscontracten en servicebeurten per klant
Wie wanneer aan de beurt is, staat vaak in Excel of in een agenda. Contracten met een vast bedrag worden aan het eind van de maand in één keer gefactureerd, en dan begint het uitzoeken.
Per klant en per toestel staat vast wat het contract inhoudt en wanneer de volgende beurt moet. Je krijgt op tijd een herinnering. Na de beurt staat de conceptfactuur klaar, met contractwerk en meerwerk apart.
Kiezen
Pakket of eigen systeem voor je installatiebedrijf?
Een pakket volstaat als
- Jullie werken met storingen en onderhoud zoals het pakket het voorschrijft.
- Je hebt iemand die het pakket inricht en de prijslijsten en contracten erin bijhoudt.
- Je gebruikt de meeste onderdelen ook echt.
Een eigen systeem past als
- Je offertes beginnen bij een tekening, en dat rekenwerk wil je niet bij elke aanvraag opnieuw doen.
- Je bon heeft velden die in geen standaardbon passen, zoals jouw meetwaarden of contractvormen.
- Naast het pakket houd je contracten of de planning toch in Excel bij.
- Je wilt dat offerte, werkbon, contract en factuur op elkaar aansluiten, zonder overtypen.
Meer over de afweging lees je bij maatwerk software voor vakbedrijven.
Werkt met je boekhouding
Je bestaande boekhouding kan meestal blijven, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of WeFact. Je eigen bedrijfsapp sluit daarop aan, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. Gebruik je een ander pakket, zoals SnelStart of e-Boekhouden, dan bekijken we in de inventarisatie wat er aan te sluiten is. Meer over de koppeling met je boekhouding.
Passend beginnen
Waar je begint
Kost het rekenen aan warmtepompen, vloerverwarming of badkamers de meeste tijd? Begin met de offerte. Liggen er vooral bonnen uit te zoeken na storingen en onderhoud, dan begint het bij de werkbon.
De andere stappen kunnen later aansluiten, in dezelfde bedrijfsapp.
Scorpio Start
Eén belangrijk proces, zoals je calculatie óf je werkbonnen
€1.750–€2.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €99 per maand
voor hosting en beheer
Scorpio Bedrijfssysteem
Aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur en boekhouding als één systeem
€4.000–€7.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €199 per maand
voor hosting en beheer
Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.
Betalen nadat je het ziet werken
De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang.
Geen tijdsbesparing? Niet betalen.
Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.
Voorbeelden uit de praktijk
Adodak is een dakdekker uit Den Bosch, met een eigen ploeg en zzp’ers. Een ander vak dan het jouwe, wel dezelfde weg: van aanvraag en offerte tot werkbon op de telefoon en factuur. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw samen vast.
Dakdekker, platte daken: renovatie en nieuwbouw
30 minuten werd 5 minuten.
Per grote offerte bij Adodak.
Adodak maakte grote offertes in Teamleader, naast Exact, voor twee bedrijven tegelijk. Nu staat alles van aanvraag tot nazorg in hun eigen bedrijfsapp: de mail wordt gelezen, de offerte van de leverancier ingelezen en de ploeg werkt mee op de telefoon. De laatste controle blijft bij hen.
De tijden van vóór het systeem gaf Adil op voordat hij ermee werkte. De tijden van nu zijn zijn eigen inschatting, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaalEasy Sedum levert en legt sedumdaken aan, en rekende per aanvraag uit wat er op het dak moest. Een ander bedrijf dan het jouwe, met een eigen manier van rekenen. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw samen vast.
Levering en aanleg van sedumdaken
45 minuten werd 3 minuten.
Per offerteaanvraag bij Easy Sedum.
Easy Sedum nam aanvragen over, rekende materialen uit en zette de offerte apart in WeFact. Nu gebeurt dat rekenwerk in hun eigen bedrijfsapp. De offerte staat klaar; de laatste controle blijft bij hen.
Papierwerk per week: 37,0 uur → 2,7 uur
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaal“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”
FAQ
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.
Verder lezen
Lees ook
Werkbonnen & uren
Hoe komen de meetwaarden van je cv-monteurs zonder overtypen in het klantdossier?
De meetwaarden van een onderhoudsbeurt horen in de bon bij het toestel, niet in een map op kantoor. Zo komen ze zonder overtypen in het klantdossier.
Lees het artikelPlanning
Onderhoudsbeurten plannen zonder dat er één blijft liggen
Onderhoudsbeurten plannen klinkt simpel, tot het storingsseizoen begint. Zo houd je per klant bij wanneer de volgende beurt is en wie te lang wacht.
Lees het artikelWerkbonnen & uren
Wat moet er op een werkbon staan?
Wat er op een werkbon hoort: de 7 vaste velden, wat er per vak bij komt, en een ingevuld voorbeeld van een werkbon zoals een dakdekker hem afsluit.
Lees het artikel
Gratis inventarisatie
Waar zit bij jou de meeste tijd: in de offerte of in de bonnen?
Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.
Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.