Software voor aannemers en bouwbedrijven
Software voor aannemers en bouwbedrijven: meerwerk vastgelegd, minder uitzoekwerk achteraf
Geen twee klussen zijn hetzelfde, maar de administratie van een bouwbedrijf wel: een planning met ploegen, een begroting in posten, uren per man per dag, materiaal, meerwerk en termijnen.
Uren en materiaal van elke werkbon komen bij het juiste project te staan in je bedrijfsapp. Meerwerk leg je vóór uitvoering vast, met prijsafspraak en klantakkoord. Tijdens de klus zie je de geboekte uren naast je begroting.
Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.
Herkenbaar
Herkenbaar bij aannemers en bouwbedrijven
- Bon zegt 6,5 uur. Offerte zei 4. En je ziet het pas als de klus al klaar is.
- “Nu we toch bezig zijn”: extra werk dat mondeling is afgesproken, in de kantlijn staat en achteraf discussie geeft over wat er precies was afgesproken.
- Termijnfacturen die blijven liggen, en pas bij de jaarafsluiting zien welke projecten verlies draaiden.
Wat er verandert
Van begroting tot termijnfactuur
1.Uren en materiaal per post
Nu
Meerdere man, meerdere dagen, één project. De uren staan op losse bonnen of briefjes en worden achteraf aan het project toegewezen.
Daarna
Iedereen boekt zijn uren en materiaal op een post uit de begroting. Het werkadres staat los van de opdrachtgever. Heb je een urenlijst nodig, bijvoorbeeld voor de WKA, dan kan die uit dezelfde uren komen als we dat vooraf afspreken.
2.Meerwerk
Nu
Een extra doorbraak of rot balkhout wordt ter plekke besproken. De afspraak staat hooguit in een appje of in de kantlijn van de bon.
Daarna
Vóór uitvoering leg je op een meerwerkbon vast wat er bijkomt, tegen welke prijs en met welk klantakkoord. De bon hoort bij het project en staat klaar voor de factuur.
3.Termijnen en nacalculatie
Nu
Een termijnfactuur maakt iemand als hij eraan denkt. Of een post uitloopt, blijkt pas als het project klaar is.
Daarna
Is een mijlpaal bereikt, dan staat de termijnfactuur klaar om na te kijken. Per post zie je begroot naast werkelijk, terwijl het project nog loopt.
Wat bij jou blijft
- Wat je met de klant afspreekt over extra werk en de prijs daarvan.
- Of je afspraken en voorwaarden juridisch kloppen. De app legt vast wat er is afgesproken; hij geeft geen juridisch advies.
- Het nakijken en versturen van termijnfacturen.
Planning voor je bouwbedrijf: ploegen, projecten en onderaannemers
Met meerdere projecten tegelijk zit de planning vaak in één hoofd of in één Excel-bestand. Wie staat morgen op welk werkadres, wanneer komt de onderaannemer, en wat schuift er als een levering een dag later is?
In je eigen systeem hoort de planning bij het project. Per dag staat erin welke ploeg waar werkt en welke onderaannemer wanneer komt. Iedereen ziet zijn eigen dag op de telefoon. Schuift er iets, dan pas je het op één plek aan.
Wie waar naartoe gaat en wat voorgaat, beslis jij of je uitvoerder. Het systeem zorgt dat iedereen de laatste versie ziet.
Calculatie en begroting met je eigen rekenwijze
Veel calculatieprogramma’s voor de bouw zijn gemaakt voor bestekposten en normtijden. Een verbouwer of betonboorder rekent vaak anders: per strekkende meter of per centimeter boordiepte, met avond- en nachttoeslag, een minimumtarief per bon en eigen prijslijsten per opdrachtgever.
Die rekenwijze bouwen we na. Je vult de maten en keuzes in, en de begroting rekent mee met jouw prijzen en toeslagen. Jij kijkt na en past aan voordat hij naar de klant gaat.
Projectadministratie: begroot naast werkelijk, per post
De begroting bestaat uit posten, maar uren en materiaal komen binnen op losse bonnen. Of een post uitloopt, zie je dan pas als het project klaar is, of bij de jaarafsluiting.
Omdat elke werkbon op een post uit de begroting boekt, zie je per project wat er begroot was en wat er tot nu toe op zit. De termijnen volgen de afspraken uit je offerte. Is een fase klaar, dan staat de termijnfactuur klaar om na te kijken.
Kiezen
Pakket of eigen systeem voor je bouwbedrijf?
Een pakket volstaat als
- Je rekent met standaard bestekposten en normtijden.
- Je werkwijze past in wat het pakket kan, zonder Excel-bestand ernaast.
- Je hebt iemand die het pakket inricht en de prijzen en projecten erin bijhoudt.
Een eigen systeem past als
- Je rekent met eigen prijslijsten, toeslagen en minimumtarieven die in geen standaardscherm passen.
- Naast het pakket houd je toch weer een Excel-bestand of een whiteboard bij.
- Je wilt dat planning, werkbon, meerwerk, termijn en boekhouding op elkaar aansluiten, zonder overtypen.
Meer over de afweging lees je bij maatwerk software voor vakbedrijven.
Werkt met je boekhouding
Je bestaande boekhouding kan meestal blijven, bijvoorbeeld Moneybird, Exact Online of WeFact. Je eigen bedrijfsapp sluit daarop aan, zodat je gegevens niet opnieuw hoeft in te voeren. Gebruik je een ander pakket, zoals SnelStart of e-Boekhouden, dan bekijken we in de inventarisatie wat er aan te sluiten is. Meer over de koppeling met je boekhouding.
Passend beginnen
Waar je begint
Bij verbouw en renovatie beginnen we vaak met de werkbon voor uren, materiaal en meerwerk. Wil je vooral sneller begroten, dan kan de offerte de eerste stap zijn.
Termijnen en nacalculatie kunnen daarna aansluiten, in dezelfde bedrijfsapp.
Scorpio Start
Eén belangrijk proces, zoals je calculatie óf je werkbonnen
€1.750–€2.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €99 per maand
voor hosting en beheer
Scorpio Bedrijfssysteem
Aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur en boekhouding als één systeem
€4.000–€7.500
eenmalig voor de bouw
vanaf €199 per maand
voor hosting en beheer
Alle bedragen exclusief btw. Het exacte bedrag staat vooraf in je plan van aanpak. Een groter traject kan buiten deze band vallen. Kleine aanpassingen vallen onder hosting en beheer. Grotere uitbreidingen bespreken en offreren we vooraf.
Betalen nadat je het ziet werken
De helft van de bouwsom betaal je na de eerste gezamenlijke review van het werkende systeem. De andere helft bij livegang.
Geen tijdsbesparing? Niet betalen.
Vóór de bouw leggen we samen vast hoe lang het nu duurt en waarop we de tijdwinst beoordelen. Levert je eigen bedrijfssysteem volgens die nulmeting geen tijdsbesparing op, dan zijn de ontwikkelkosten niet verschuldigd en krijg je wat je daarvan al betaalde terug.
Voorbeeld uit de praktijk
Voor werkbonnen en meerwerk hebben we nog geen gepubliceerd klantresultaat. Wel een voorbeeld van een ander bedrijf, waar het om offertes ging: Easy Sedum, levering en aanleg van sedumdaken. Wat het bij jou scheelt, leggen we vóór de bouw vast in een nulmeting, en daar hangt de garantie aan.
Levering en aanleg van sedumdaken
45 minuten werd 3 minuten.
Per offerteaanvraag bij Easy Sedum.
Easy Sedum nam aanvragen over, rekende materialen uit en zette de offerte apart in WeFact. Nu gebeurt dat rekenwerk in hun eigen bedrijfsapp. De offerte staat klaar; de laatste controle blijft bij hen.
Papierwerk per week: 37,0 uur → 2,7 uur
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting. Dit is één klant, geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.
Bekijk het klantverhaal“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”
FAQ
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Vraag het onze digitale assistent via WhatsApp.
Verder lezen
Lees ook
Boekhouding & facturatie
Termijnfactuur bouw: factureren zonder er één te vergeten
Een termijnfactuur blijft liggen omdat niemand op kantoor weet dat de fase klaar is. Zo hang je termijnen aan aanwijsbare fases en mis je er geen.
Lees het artikelPlanning
Planning in Excel: wanneer werkt het niet meer?
Een planning in Excel werkt tot een wijziging de man in de bus niet meer bereikt. Zo herken je dat punt, en wat je eraan kunt doen.
Lees het artikelWerkbonnen & uren
Waarom moet de klant de werkbon tekenen?
Waarom je de werkbon laat tekenen door de klant, wat die handtekening wel en niet regelt, en hoe je extra werk en de prijs vooraf vastlegt.
Lees het artikel
Gratis inventarisatie
Waar raakt bij jou meerwerk of tijd zoek?
Vraag een gratis inventarisatie aan. Toni kijkt met je mee naar je offertes, werkbonnen en administratie. Daarna bespreken we wat een passende eerste stap is.
Je kunt ook eerst zelf de automatisering scan doen.Ongeveer 2 minuten. Je uitkomst zonder contactgegevens.