Klantverhaal
Levering en aanleg van sedumdaken · easysedum.nl
Easy Sedum: 45 minuten per aanvraag werd 3 minuten
Easy Sedum typte elke dakaanvraag met de hand over in 3 losse systemen. Nu staat de offerte klaar ter controle. Van 37 uur papierwerk per week naar 2,7 uur.
Bij Easy Sedum, leverancier en installateur van sedumdaken, daalde de tijd per offerteaanvraag van 45 minuten naar 3. Het papierwerk ging van 37 uur per week naar 2,7 uur.
Hoe het ging
Easy Sedum levert en legt sedumdaken aan. Aanvragen komen binnen per mail: een adres, een aantal vierkante meters, soms een foto van het dak. Zo'n 40 per week.
Elke aanvraag ging langs 6 stappen, verdeeld over 3 losse plekken.
Eerst werd de aanvraag met de hand overgetypt in een Google Sheet. Daarna rekende Ulas zelf uit wat er op dat dak moest: wortelstop, substraat, grind, mestkorrels, roosters. Dat rekenwerk kostte de meeste tijd. Het moest ook kloppen, want een dak van 80 vierkante meter vraagt heel andere aantallen dan een dak van 20.
Dan de klant aanmaken in WeFact. Vervolgens alle offerteregels een voor een intypen. De pakbon en de bevestigingsmail werden daarna apart klaargemaakt.
45 minuten per aanvraag, 40 aanvragen per week. Alleen daaraan ging 30 uur per week op.
Wat er nu staat
Easy Sedum werkt nu in een eigen bedrijfsdashboard: één webapp waarin het klantenbestand, de offertes en de planning bij elkaar staan. Het klantenbestand fungeert daarbij als hun CRM — elke aanvraag, offerte en levering hangt aan de klant waar die bij hoort.
Dezelfde manier van werken, alleen zonder het overtypen.
Een aanvraag gaat erin en de gegevens komen er meteen uit. Het systeem rekent zelf uit wat er op het dak moet, met dezelfde rekenwijze die Ulas eerst met de hand deed. De offerte staat vervolgens klaar ter controle.
Klopt het, dan gaat de offerte met één druk op de knop naar WeFact. De pakbon en de bevestigingsmail komen uit datzelfde scherm.
Niets wordt nog twee keer ingetypt.
Ulas kijkt nog steeds naar elke offerte voordat die de deur uitgaat. Dat is bewust zo gebouwd: het systeem doet het rekenwerk, hij houdt de laatste blik.
Wat het per week scheelt
| Wat | Vroeger | Nu | Hoe vaak |
|---|---|---|---|
| Aanvraag overnemen in het klantenbestand | 10 min | 1 min | 40x per week |
| Uitrekenen wat er op het dak moet | 30 min | 1 min | 40x per week |
| De offerte in WeFact zetten | 5 min | 1 min | 40x per week |
| Pakbon of materiaallijst klaarmaken | 15 min | 1 min | 15x per week |
| Bevestigingsmail naar de klant | 5 min | 1 min | 15x per week |
| Klantenbestand en planning bijhouden | 120 min | 10 min | per week |
Bij elkaar opgeteld: 37,0 uur papierwerk per week werd 2,7 uur. Dat is 34,3 uur per week die terug naar de zaak gaat.
In zijn eigen woorden
De gehele automatisering is momenteel al ondenkbaar. Voorheen was alles handwerk bij ons. Nu hebben we hetzelfde systeem, maar loopt het geautomatiseerd. Dit bespaart veel tijd en de bespaarde tijd kunnen we nu beter besteden aan onze klanten.
Alle taken en onderdelen van de organisatie staan nu in één platform. Die maakt het zeer overzichtelijk. Met overzicht kunnen wij onze klanten goed helpen en een nog betere service bieden.
Het was een leuke uitdaging, die wij samen zijn aangegaan. Het goede eindresultaat maakt de automatisering een mooi succes!
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Ulas, geen stopwatchmeting.