Klantverhaal · easysedum.nl
Easy Sedum: 45 minuten per aanvraag werd 3 minuten
Easy Sedum levert en legt sedumdaken aan, voor particulieren en bedrijven. Aanvragen komen binnen per mail: een adres, een aantal vierkante meters, soms een foto van het dak. Zo'n 40 per week.
De cijfers van vóór de bouw zijn samen met Easy Sedum vastgelegd voordat we begonnen. De cijfers van nu zijn de eigen inschatting van Olaf, geen stopwatchmeting.
“Voorheen was alles handwerk bij ons. Nu hebben we hetzelfde systeem, maar loopt het geautomatiseerd. Dit bespaart veel tijd en de bespaarde tijd kunnen we nu beter besteden aan onze klanten.”
Hoe het ging
Elke aanvraag ging langs 6 stappen, verdeeld over 3 losse plekken.
Eerst werd de aanvraag met de hand overgetypt in een Google Sheet. Daarna rekende Olaf zelf uit wat er op dat dak moest: wortelstop, substraat, grind, mestkorrels, roosters. Dat rekenwerk kostte de meeste tijd. Het moest ook kloppen, want een dak van 80 vierkante meter vraagt heel andere aantallen dan een dak van 20.
Dan de klant aanmaken in WeFact. Vervolgens alle offerteregels een voor een intypen. De pakbon en de bevestigingsmail werden daarna apart klaargemaakt.
45 minuten per aanvraag, 40 aanvragen per week. Alleen daaraan ging 30 uur per week op.
Wat er nu staat
Easy Sedum werkt nu in zijn eigen bedrijfsapp: één plek waarin het klantenbestand, de offertes en de planning bij elkaar staan. Elke aanvraag, offerte en levering hangt aan de klant waar die bij hoort.
Dezelfde manier van werken, alleen zonder het overtypen.
Een aanvraag gaat erin en de gegevens komen er meteen uit. Het systeem rekent zelf uit wat er op het dak moet, met dezelfde rekenwijze die Olaf eerst met de hand deed. De offerte staat vervolgens klaar ter controle.
Klopt het, dan gaat de offerte met één druk op de knop naar WeFact. De pakbon en de bevestigingsmail komen uit datzelfde scherm.
Niets wordt nog twee keer ingetypt.
Olaf kijkt nog steeds naar elke offerte voordat die de deur uitgaat. Dat is bewust zo gebouwd: het systeem doet het rekenwerk, hij houdt de laatste blik.
Meer over hoe we offertes en rekenwerk op maat aanpakken.
Van aanvraag tot nazorg
Per stap: hoe het ging, en hoe het nu gaat.
1.Aanvraag10 min 1 min
ToenElke aanvraag uit de mail met de hand overgetypt in een Google Sheet.
NuMails van het websiteformulier, de configurator en Slimster worden vanzelf een aanvraag in het klantenbestand. Solvari stuurt aanvragen direct door. Ontbreken er gegevens, dan staat erbij welke.
10 min1 min
2.Rekenwerk30 min 1 min
ToenOlaf rekende zelf uit wat er op het dak moest: wortelstop, substraat, grind, mestkorrels, roosters.
NuDe aanvraag gaat erin en klant, adres en maten komen eruit. Het systeem rekent de regels uit met dezelfde rekenwijze, voor 33 groendaksystemen.
30 min1 min
3.Offerte in WeFact5 min 1 min
ToenDe klant en alle offerteregels een voor een intypen in WeFact.
NuMet één knop staan de klant en de offerte in WeFact.
5 min1 min
4.Akkoord
NuAkkoord of afwijzing gaat vanzelf naar WeFact, en ook wat daarna nog aan de regels verandert.
5.Na akkoord15 min 1 min
ToenPakbon of materiaallijst apart klaarmaken.
NuEr staat een pakbon klaar met datum en tijdslot, de klussen voor levering en aanleg zijn ingepland en de leverancier krijgt de pakbon per mail.
15 min1 min
6.Klant inlichten5 min 1 min
ToenEen bevestigingsmail apart opstellen.
NuDe klant krijgt een vaste mail: "Uw groendak staat ingepland!"
5 min1 min
7.Planning en overzicht2 uur per week 10 min per week
ToenKlantenbestand en planning met de hand bijhouden.
NuEen agenda per uur, en een dashboard dat laat zien wat aandacht vraagt: offertes die verlopen, aanvragen die gegevens missen, akkoord maar nog niet ingepland.
2 uur per week10 min per week
8.Factuur
NuFactureren gebeurt in WeFact. Het dashboard meldt wat klaar is maar nog niet gefactureerd.
Wat er verder in zit
Aanvragen
- Dubbele inzendingen van het websiteformulier worden genegeerd
- Postcode vanzelf aangevuld
- De status van de aanvraag loopt mee met de offerte
Offerte en order
- Regels aanpassen, toevoegen en verslepen
- Productbeschrijving voor particulier of zakelijk
- Pdf-voorbeeld van de offerte
- Webshop-order zonder offertetraject
- Werkt door als WeFact even plat ligt, en zet de offerte later alsnog door
Overzicht
- Dashboard met de werkstrook van aanvraag tot factuur
- Financieel per week: omzet, kosten en wat er overblijft
- Afgeronde klussen met hun hele historie
Wat het per week scheelt
| Wat | Vroeger | Nu | Hoe vaak |
|---|---|---|---|
| Aanvraag overnemen in het klantenbestand | 10 min | 1 min | 40x per week |
| Uitrekenen wat er op het dak moet | 30 min | 1 min | 40x per week |
| De offerte in WeFact zetten | 5 min | 1 min | 40x per week |
| Pakbon of materiaallijst klaarmaken | 15 min | 1 min | 15x per week |
| Bevestigingsmail naar de klant | 5 min | 1 min | 15x per week |
| Klantenbestand en planning bijhouden | 120 min | 10 min | per week |
Bij elkaar opgeteld: 37,0 uur papierwerk per week werd 2,7 uur. Dat is 34,3 uur per week die terug naar de zaak gaat.
In zijn eigen woorden
De gehele automatisering is momenteel al ondenkbaar. Voorheen was alles handwerk bij ons. Nu hebben we hetzelfde systeem, maar loopt het geautomatiseerd. Dit bespaart veel tijd en de bespaarde tijd kunnen we nu beter besteden aan onze klanten.
Alle taken en onderdelen van de organisatie staan nu in één platform. Die maakt het zeer overzichtelijk. Met overzicht kunnen wij onze klanten goed helpen en een nog betere service bieden.
Het was een leuke uitdaging, die wij samen zijn aangegaan. Het goede eindresultaat maakt de automatisering een mooi succes!
Google-review van Easy Sedum
Los van dit interview liet Easy Sedum een review achter op Google, vanaf het bedrijfsaccount.
“Goede service met effectieve automatisering. Altijd prima en vriendelijk geholpen, bedankt!”