Planning in Excel: wanneer werkt het niet meer?

Het omslagpunt is geen aantal man. Het is het moment waarop een wijziging niet meer bij iedereen aankomt. Zolang jij de planning overziet en 's ochtends even belt, werkt een planning in Excel prima. Zodra er elke dag iets verschuift en dat via jou moet lopen, gaat het knellen. Online lees je meestal een grens in aantallen: boven zoveel man zou Excel niet meer werken. Dat is de verkeerde maat. Het gaat om hoe vaak je planning verandert, en hoeveel mensen die verandering moeten weten.

Drie dingen heten planning

Zoek je op een planning in Excel, dan krijg je 2 soorten sjablonen. Een balkenplanning voor een bouwproject, met taken over weken. Of een personeelsplanning met diensten, gemaakt voor de horeca, de winkel en de zorg.

Een vakbedrijf plant een derde ding. Wie staat er morgen op welk adres, en met wie.

Dat verschuift per dag. Bij een hovenier bepaalt het weer de planning: een onderhoudsronde met 6 tuinen schuift een dag op, en de rest van de week schuift mee. Bij een aannemer loopt één werkadres over meerdere dagen met meerdere man, en verandert per dag wie waar nodig is. Een sjabloon dat voor diensten is gemaakt, kent dat onderscheid niet. Hoe de planning per vak in een eigen systeem staat, lees je bij software voor aannemers en bouwbedrijven en software voor hoveniers.

Waaraan je merkt dat het knelt

• Iemand rijdt naar een adres dat gisteren al verzet was.
• De vraag "waar moet ik morgen heen" komt de hele dag binnen, ook 's avonds.
• Jij bent de enige die het bestand goed snapt.
• De versie in de bus is die van gisteren.
• Een klus loopt uit, en de rest van de week schuift niet mee.

Eén signaal zegt nog niets. Komen ze in dezelfde week langs, dan zit het overzicht in één hoofd en ben jij de flessenhals. Elke vraag erover is dan een onderbreking, en die vragen komen de hele dag.

Waarom een gedeeld bestand het niet oplost

De eerste stap die de meeste bedrijven zetten: het bestand in OneDrive of Google Sheets zetten, zodat iedereen erbij kan. Dat scheelt losse appjes.

Het lost het opmerken niet op. Iedereen moet er zelf in gaan zoeken en zelf zien dat er iets gewijzigd is. Wie om 7 uur wegrijdt, kijkt daarna niet meer in een bestand. De wijziging van 10 uur bereikt hem dus niet, tenzij jij belt.

Toegang is niet hetzelfde als doorgeven.

Wat je eerst zelf kunt proberen

Voordat je iets koopt, valt er in Excel zelf nog winst te halen. 4 dingen die helpen:

• Eén bestand, één plek. Geen kopie op de laptop en geen geprinte versie in de bus.
• Een regel per man per dag, niet per klus. Dan zie je in één oogopslag of iemand dubbel staat.
• Een vast moment. Einde middag de dag erna vastzetten, en daarna alleen nog echte spoed.
• Wijzigingen persoonlijk doorgeven aan de man die het raakt. Alleen in het bestand zetten is niet genoeg.

Voor een deel van de bedrijven is dit genoeg, zeker met vaste ploegen op langere klussen. Dan hoef je niets te kopen. Hoe je zo'n planning opzet, staat in hoe maak je een planning voor je monteurs.

Waar het echt ophoudt

Excel houdt op zodra de planning iets moet weten van de rest van je werk. De uren van gisteren staan op de werkbon, niet in de planning. Wat er nog aan offertes open staat bepaalt wat je volgende week inplant. Die dingen praten niet met elkaar, dus jij typt ze over of je onthoudt ze.

Daar begint het dubbele werk, en daar bouwen wij aan: automatisering van de stappen die zich elke week herhalen, in je eigen bedrijfsapp. Iedereen ziet op zijn telefoon zijn eigen dag in plaats van het hele bestand. Verzet jij een klus, dan komt dat vanzelf bij de juiste man terecht. Wat je nodig hebt hangt af van waar bij jou de meeste tijd verdwijnt, en dat staat op onze diensten.

Bij Easy Sedum ging het bijhouden van het klantenbestand en de planning van 120 naar 10 minuten per week. Dat is één bedrijf en geen gemiddelde. De tijd vooraf is samen met hen vastgelegd, de tijd achteraf is hun eigen inschatting.

Waar loopt het bij jou vast?

Wil je weten waar in jouw bedrijf de tijd verdwijnt? Doe de test. 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen bij welke stap het knelt: doe de automatisering scan.