Waarom duurt factureren na een klus zo lang?

Niet de factuur zelf kost tijd, maar het overtypen ervoor. Gegevens die al op de werkbon staan — materiaal, uren, bijzonderheden — worden een tweede keer ingevoerd, nu in het boekhoudpakket. Die extra stap is waar het meeste tijdverlies zit, en waarom een factuur die eigenlijk direct na de klus klaar had kunnen zijn, pas aan het einde van de maand de deur uitgaat.

Het dubbele-invoer-probleem

Een klus wordt afgerond. De medewerker vult een werkbon in, op papier of in een los formulier: welk materiaal is gebruikt, hoeveel uur is eraan besteed, wat is er verder besproken met de klant. Die werkbon komt terecht op kantoor, waar iemand — vaak de eigenaar zelf, 's avonds of in het weekend — dezelfde gegevens overneemt in het boekhoudpakket om de factuur op te stellen.

Dat overtypen zelf duurt niet lang per factuur. Het probleem is de optelling: bij tien klussen per week is dat tien keer dezelfde stap, en tien keer een kans om iets te missen. Een verkeerd overgenomen aantal uren, een vergeten toeslag, een regel die niet meekomt. Bij een dakdekker die we volgen, kostte deze stap gemiddeld 15 minuten per factuur. Na het koppelen van werkbon en boekhouding is dat nog 2 minuten — voornamelijk controleren, niet meer overtypen.

Waarom dit blijft liggen tot het einde van de maand

Facturatie is zelden het eerste dat je 's ochtends doet. Het is het administratieve werk dat wacht tot er tijd voor is, en die tijd komt vaak pas als er al een stapel werkbonnen ligt. Tegen die tijd is factureren geen taak van twee minuten meer, maar een avond werk.

Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe later die ook betaald wordt. Een klant die twee weken na de klus pas een factuur ontvangt, herinnert zich de klus minder scherp, en betaalt statistisch gezien ook trager dan bij een factuur die binnen een paar dagen komt.

Wat er verandert als de factuur zich zelf voorbereidt

Het overtypen is de stap die weg kan. Niet het controleren, niet de eindverantwoordelijkheid — die blijven bij jou. Maar het overnemen van gegevens die al ergens staan, hoeft niet nog een keer met de hand te gebeuren.

Wij bouwen systemen waarin de werkbon automatisch doorloopt naar de factuur. De medewerker vult de klus in zoals hij dat al gewend is. Zodra de klus is afgerond, staat de factuur klaar, met de juiste bedragen en gekoppeld aan je boekhoudpakket. Jij controleert en verstuurt. Meer lezen over wat we daarvoor bouwen?

Hoeveel tijd dit precies scheelt, hangt af van hoeveel klussen je per week afrondt en hoe je nu al werkt. Daarom meten we dat altijd eerst, voordat we er iets over beloven.