Waarom duurt factureren na een klus zo lang?

Het maken van de factuur zelf kost weinig tijd. Wat tijd kost, is alles ervoor: wachten tot de werkbon terug is, de bon nakijken, uren en materiaal bij elkaar zoeken en die gegevens overtypen in je boekhoudpakket. Omdat dat werk wacht tot er een rustig moment is, gaat een factuur die direct na de klus klaar had kunnen zijn vaak pas veel later de deur uit.

Waar zit de tijd tussen klus en factuur?

De tijd zit in 4 stappen, en in elk daarvan kan het blijven hangen.

1. Wachten op de werkbon

Een klus is klaar. De monteur vult een bon in, op papier of in een los formulier. Die bon gaat mee in de bus en komt aan het eind van de dag of de week op kantoor. Zolang hij daar niet ligt, kan niemand factureren.

Ontbreekt er iets, dan wacht je nog langer. Een aantal uren dat niet is ingevuld, materiaal zonder aantallen, een handtekening die mist. Dan moet eerst iemand bellen.

2. Nakijken en vergelijken

Op kantoor wordt de bon naast de offerte of de opdracht gelegd. Klopt het aantal uren? Is er meerwerk gedaan, en was dat afgesproken? Valt iets binnen een onderhoudscontract of niet?

Dat nakijken is nodig. Het is ook het werk dat blijft liggen als de eigenaar het zelf doet en overdag op de klus staat.

3. Gegevens bij elkaar zoeken

Een factuur heeft meer nodig dan de bon. Het juiste factuuradres, dat soms afwijkt van het werkadres. Prijzen en tarieven. Een referentie- of ordernummer van de opdrachtgever. Die gegevens staan vaak op verschillende plekken: in de mail, in de offerte, in een spreadsheet.

4. Overtypen in de boekhouding

Dan pas komt het invoeren. Uren, materiaal en omschrijving die al op de bon staan, worden nog een keer ingetypt in het boekhoudpakket. Per factuur valt dat mee. Opgeteld over alle klussen van een week is het een vast blok werk, met elke keer de kans dat er een regel niet meekomt of een aantal verkeerd wordt overgenomen.

Waarom blijft factureren liggen tot er een stapel is?

Facturatie is zelden het eerste dat je 's ochtends doet. Het wacht tot er tijd voor is, en die komt vaak pas als er al een stapel bonnen ligt. Dan is het geen klein klusje meer, maar een avond werk.

Hoe later de factuur verstuurd wordt, hoe later de betaaltermijn begint te lopen. Het betaalmoment schuift dus mee. En hoe verder de klus achter je ligt, hoe lastiger het wordt om een vraag van de klant over de factuur te beantwoorden.

Hoe zie je waar het bij jou vastloopt?

Pak de facturen van de afgelopen maand en schrijf er per factuur 2 datums bij: de dag dat de klus klaar was en de dag dat de factuur verstuurd werd. Kijk dan bij de langste wachttijden welke van de 4 stappen hierboven het ophield. Was de bon te laat, was hij onvolledig, of lag hij klaar maar was er geen tijd?

Dat antwoord bepaalt wat helpt. Een bon die later binnenkomt, los je anders op dan een stapel die niemand wil overtypen.

Hoe gaat de factuur sneller de deur uit?

Wordt de bon op de klus zelf compleet ingevuld en komt hij direct op één plek binnen, dan valt het wachten op papier weg. Loopt de bon door naar de factuur, dan staat de conceptfactuur klaar met de uren en het materiaal van de bon. Jij controleert, past aan waar nodig en verstuurt. Beslissen wat je in rekening brengt, blijft jouw werk.

Hoe dat met een bon op de telefoon werkt, lees je bij digitale werkbonnen op maat. Hoe de stappen van werkbon naar factuur en boekhouding op elkaar aansluiten, staat bij automatisering.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.