Wat is automatisering eigenlijk, voor een vakbedrijf?

Bedrijfsautomatisering betekent dat werk dat elke keer op dezelfde manier gaat, vanzelf gebeurt. In een vakbedrijf gaat het meestal om gegevens die je nu meerdere keren met de hand overneemt: van aanvraag naar offerte, naar planning, naar werkbon en naar factuur. Na automatisering voer je die gegevens één keer in en nemen de volgende stappen ze over. Beslissen en controleren blijft bij jou.

Een voorbeeld: één aanvraag van begin tot eind

Zo kan het lopen in een bedrijf dat nog alles met de hand doet. Elk bedrijf heeft zijn eigen stappen, maar het patroon komt vaak terug.

Er komt een aanvraag binnen per mail. Iemand neemt de gegevens over in een offerte. Het rekenwerk gebeurt in een eigen bestand. De offerte gaat eruit en de klant gaat akkoord.

Dan begint het opnieuw. De klus komt in de planning, met dezelfde adresgegevens. De monteur krijgt een bon mee, met dezelfde regels erop. Op de klus vult hij uren en materiaal in, op papier.

De bon komt terug op kantoor. Iemand kijkt hem na, legt hem naast de offerte en keurt hem goed. Daarna gaan dezelfde regels nog een keer de boekhouding in, en kan de factuur eruit.

In dit voorbeeld zijn de klantnaam, het adres en de regels 4 keer met de hand overgenomen. Elke overname kost tijd en kan fout gaan. Een verkeerd overgenomen aantal op een bon valt niet altijd op. Soms komt het pas boven als de klant belt over zijn factuur.

Wat automatisering daarin verandert

In hetzelfde voorbeeld staat de aanvraag na binnenkomst als klus klaar. De calculatie rekent met jouw prijzen en staffels en zet de offerteregels klaar. Jij controleert en verstuurt. Bij akkoord schuift dezelfde klus door naar de planning, en de monteur ziet op zijn telefoon wat al bekend is.

Hij vult aan wat alleen hij weet: gewerkte uren, gebruikt materiaal, een foto, een handtekening. Op kantoor komt de bon binnen als iets waarop je kunt klikken, niet als papier in de bus.

Jij keurt de bon goed. Daarna staat de conceptfactuur klaar met de regels die er al stonden.

Voor een installateur met meerdere storingen op een dag betekent dat geen stapel bonnen die 's avonds nog uitgetypt moet worden. Een hovenier met een onderhoudsronde langs verschillende adressen hoeft de factuurregels niet per adres opnieuw in te voeren. Per vak lees je meer bij software voor installatiebedrijven en software voor hoveniers.

Bij Easy Sedum, dat sedumdaken levert en aanlegt, ging de tijd per offerteaanvraag van 45 minuten naar 3 minuten. Het papierwerk ging van 37 uur naar 2,7 uur per week. De tijd van vóór de bouw is samen vastgelegd, de tijd van nu is hun eigen inschatting. Hun manier van rekenen bleef hetzelfde. Lees het klantverhaal.

Is dat niet gewoon een pakket erbij?

Veel bedrijven hebben al een boekhoudprogramma, een planningsbestand en een offertesjabloon. Komt er een los programma bij dat niet op de rest aansluit, dan blijft het overtypen.

Automatisering zit in wat er tussen 2 stappen gebeurt zonder dat iemand het overtypt. Dat kan binnen een pakket dat meerdere stappen doet, of met een eigen oplossing die op je bestaande boekhouding aansluit. Het aantal programma's zegt daar weinig over.

Wat automatisering niet doet

Automatisering neemt je beslissingen niet over. Of een prijs scherp genoeg is, of een bon klopt, of je die klus in week 40 aankunt: dat blijft jouw oordeel. De goedkeurstap blijft. Het verschil is dat je beoordeelt wat al klaarstaat, in plaats van het eerst bij elkaar te zoeken.

Het maakt ook geen slechte afspraken goed. Staat extra werk nergens vastgelegd, dan komt het ook niet vanzelf op de factuur. Wat wel kan: de bon vraagt de monteur op de klus of er extra werk was, zodat het er wel staat.

En het is geen knop die je omzet. Eerst wordt vastgelegd hoe jouw bedrijf rekent en werkt. Anders rekent het systeem met regels die niet van jou zijn.

Waar je begint

Niet bij de hele keten. Begin bij de stap waar dezelfde gegevens voor de tweede keer worden ingetypt en die vaak terugkomt. Bij het ene bedrijf is dat de calculatie, bij het andere de weg van werkbon naar factuur.

Hoe de stappen in je eigen bedrijfsapp op elkaar aansluiten, staat op de pagina over automatisering.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.