Betalingsherinnering sturen: wanneer, en wat zet je erin?

Een betalingsherinnering stuur je een paar dagen nadat de betaaltermijn is verstreken, niet dezelfde dag. Wacht 3 of 4 dagen, dan kruist een betaling die al onderweg is jouw herinnering niet. Erin zet je het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum die verstreken is en een nieuwe datum. Geen kosten en geen dreigement.

Wanneer stuur je de eerste herinnering?

Je rekent vanaf de vervaldatum op de factuur, niet vanaf de dag dat je hem verstuurde. Staat er geen vervaldatum op, dan is er ook geen dag om vanaf te rekenen. Zet hem er dus altijd op.

Een installatiebedrijf dat de onderhoudsbeurten van een maand in één keer factureert, ziet 8 facturen op dezelfde dag vervallen. Dat is het moment om ze samen langs te lopen.

Verder heb je weinig in de hand. De Order-to-Cash Monitor 2026 meet een gemiddelde betaaltermijn van 59 dagen, met 29 dagen extra als er een dispuut over de factuur is, en 15% van de bedrijven betaalt bewust laat. Aan dat gedrag verandert jouw herinnering niets. Wat je zelf bepaalt is wanneer je erom vraagt.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

Houd hem kort. Een eerste herinnering gaat ervan uit dat de factuur is blijven liggen, niet dat iemand niet wil betalen. Dat is meestal ook wat er gebeurd is.

Wat erin hoort:

• Factuurnummer en factuurdatum: zodat de boekhouder van je klant hem terugvindt.
• Het openstaande bedrag: betaalde hij een deel, zet dan het restant erbij.
• De verstreken vervaldatum: met hoeveel dagen dat inmiddels is.
• Waar de klus over ging: het adres en de datum. Bij een zakelijke opdrachtgever komt je factuur vaak terecht bij iemand die nooit op de klus is geweest.
• Een nieuwe datum: een dag, geen "zo spoedig mogelijk".
• Hoe hij kan betalen: rekeningnummer of betaallink, met de factuur nog een keer als bijlage.
• Wie hij kan bellen: een naam en een nummer. Een betwiste factuur komt hier bovendrijven, en dan wil je dat hij belt.

Wat er niet in hoort is een verwijt. Je klant is ook je volgende opdracht.

De tweede herinnering, en wat er daarna komt

Bij de tweede herinnering geef je een nieuwe termijn en zeg je wat de volgende stap is. Daarna komt de aanmaning. Ondernemersplein, de overheidssite voor ondernemers, noemt dat een formele brief waarin je een betalingstermijn van 14 dagen geeft, en zegt erbij: betaalt je klant niet of te laat, dan mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.

Bij een particuliere klant zijn de regels strenger dan bij een zakelijke. Houd daar je eerste herinnering altijd kosteloos, en geef hem in de aanmaning die 14 dagen om nog zonder extra kosten te betalen. De incassokosten zelf liggen wettelijk vast: minimaal € 40, en daarboven een percentage van de hoofdsom (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, artikel 2).

Een vast aantal herinneringen bestaat niet. Wat wel vast moet liggen, is dat de volgende stap er komt.

Waarom de herinnering bij een vakbedrijf te laat komt

De opvolging begint niet bij de vervaldatum, maar bij de dag dat je factuur de deur uit ging. En die is vaak al laat: de bon moet terug van de klus, iemand moet hem nakijken, en op vrijdag gaat er een stapel in één keer uit. Waar die tijd blijft, staat in waarom factureren na een klus zo lang duurt.

Op een plat dak van 3 weken wordt de deelfactuur halverwege vergeten, omdat er geen moment is waarop iemand ernaar kijkt. 10 dagen later factureren is 10 dagen later herinneren, en die dagen komen bovenop de termijn waar je toch al op wacht.

Weet je welke facturen nu openstaan?

Hier loopt het meestal op vast. De facturen staan in het ene programma, de betalingen in de bank, en welke betaling bij welke factuur hoort weet je pas als iemand het heeft bijgewerkt. Tot dat moment stuur je een herinnering aan iemand die gisteren betaalde, of je stuurt er geen aan iemand die 6 weken open staat.

3 dingen die vandaag al helpen, zonder dat er iets gebouwd hoeft te worden:

• Zet 1 vast moment per week op de openstaande facturen, en sorteer op vervaldatum in plaats van op factuurdatum.
• Zet de vervaldatum op de factuur zelf.
• Leg een betaalafspraak vast bij de factuur, niet in je hoofd en niet in een mailtje.

Hoe het eruitziet als het niet van je geheugen afhangt

In je eigen bedrijfsapp wordt na de vervaldatum de betaalstatus gecontroleerd. Staat de factuur nog open, dan gaat de afgesproken herinnering eruit. Maakt je klant een betaalafspraak of betwist hij de factuur, dan pauzeert die herinnering. Wat daar onder valt staat bij wat je kunt automatiseren.

Werkt je boekhoudpakket al met herinneringen die zelf gaan, gebruik dat dan. Het verschil zit niet in de mail die eruit gaat, maar in of jouw facturen en jouw betaalafspraken erin staan.

Een klant die bewust laat betaalt, betaalt ook dan laat. Wat verandert is dat de vraag altijd gesteld wordt, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Hoelang je er nu over doet meten we vóór de bouw, en waarop de tijdwinst beoordeeld wordt leggen we samen vast. Geen tijdsbesparing, dan niet betalen.

Wil je weten waar de tijd in jouw bedrijf verdwijnt? Doe dan de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je uitkomst staat er meteen.