Termijnfactuur bouw: factureren zonder er één te vergeten

Je legt de termijnen vast in de offerte en hangt elke termijn aan een fase die je op de bouwplaats kunt aanwijzen. Daarna hangt het nog van één ding af: dat het afmelden van die fase op kantoor terechtkomt. Daar gaat het bijna altijd mis. Een termijnfactuur blijft niet liggen omdat iemand hem niet wil sturen, maar omdat niemand op kantoor wist dat het dak dicht was.

Hang elke termijn aan een fase die je kunt aanwijzen

Bij een aanneemsom spreek je af dat je het werk in delen factureert. Welke delen dat zijn, bepaal je zelf in de offerte. Hoe losser je dat opschrijft, hoe langer de eerste termijn op zich laat wachten.

"Halverwege" is zo'n losse afspraak. Niemand weet wanneer halverwege is, dus iedereen wacht op iemand anders. "Na het storten van de fundering" is wel aanwijsbaar. De uitvoerder ziet het, de klant ziet het, en jij kunt het nakijken op een foto.

Datzelfde geldt buiten de verbouwing. Een schilder die een VvE-plan in termijnen factureert, hangt een termijn aan een gevel of een blok, niet aan een maand. Een gevel is klaar of niet klaar.

De termijnen horen daarom op één lijst bij het project, niet alleen in de offerte. Hoe dat eruitziet van begroting tot termijnfactuur, staat bij software voor aannemers en bouwbedrijven.

Wanneer stuur je de termijnfactuur?

Zodra de fase klaar is. Niet op de laatste dag van de maand, en niet als er genoeg facturen liggen om er even voor te gaan zitten.

Dat batchen is het enige deel van de betaaltijd waar je zelf over gaat. De Order-to-Cash Monitor 2026 van Windesheim en 4CEE meet een gemiddelde betaaltermijn van 59 dagen, en bij een dispuut komen daar 29 dagen bij. Die termijn begint te lopen op de dag dat je factuur de deur uitgaat. Stuur je hem 10 dagen later, dan krijg je hem 10 dagen later betaald. Waarom een factuur blijft wachten tot er een stapel is, staat in waarom factureren na een klus zo lang duurt.

Waarom er toch één blijft liggen

Hier lopen 3 dingen uit elkaar.

De termijn staat in de offerte. Die offerte is verstuurd en daarna een bestand in een map. Niemand opent hem nog om te kijken welke termijn de volgende is.

De ploeg rondt de fase af op de bouwplaats. De uitvoerder weet het, maar hij meldt een fase af als werk dat klaar is, niet als een factuur die eruit kan.

En degene die de termijn moet opmaken, is dezelfde persoon die calculeert, offertes maakt en de telefoon aanneemt. In een bedrijf met personeel is dat vaak de eigenaar.

Een vergeten termijn valt ook nergens op. Hij staat niet tussen de facturen die te laat betaald zijn, want er is geen factuur. Je komt hem tegen bij de jaarafsluiting, als de accountant naar de projectresultaten vraagt.

Wat je bij je volgende project kunt doen

Zet de termijnen uit de offerte over naar één lijst bij het project, met per termijn de fase, het bedrag en de datum waarop hij verstuurd is. Spreek met je uitvoerder af dat hij een fase afmeldt met een foto erbij. Kijk die lijst op een vast moment in de week na, samen met de bonnen.

Dat is nog steeds handwerk, maar het staat op één plek. En een lijst die niemand heeft bijgewerkt, zie je meteen.

Hoe het er dan uitziet

In je eigen bedrijfssysteem staan de termijnen al bij het project zodra de klant akkoord geeft, met het bedrag en de fase die eraan hangt. Is die fase afgemeld, dan staat de termijnfactuur klaar om na te kijken, met de aanneemsom en het al gefactureerde deel erin. Jij controleert en verstuurt. De verstuurde factuur gaat door naar je boekhoudpakket, dus je typt niets twee keer.

Wat dat bij jou scheelt, weten we pas als we het samen hebben gemeten. Levert het geen tijdwinst op, dan betaal je niet.

De rest van de keten, van begroting tot oplevering, staat bij software voor aannemers en bouwbedrijven.

Kijk waar de tijd in jouw bedrijf verdwijnt

De Ketenscan loopt langs de 6 schakels van je administratie, van aanvraag tot boekhouding. 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet de uitkomst meteen. Doe de test.