Hoe houd je contractwerk en meerwerk uit elkaar op de factuur als installateur?

Je houdt ze uit elkaar op de bon, tijdens de beurt. De monteur zet per regel of het werk onder het contract viel of dat het meerwerk is, en laat de klant daarvoor tekenen voordat hij eraan begint. Wat op dat moment niet is vastgelegd, moet later op kantoor worden uitgezocht door iemand die er niet bij was.

Dat uitzoeken is de kostenpost. Niet het typen van de factuur.

Wat hoort bij de beurt, en wat niet

Begin bij het contract zelf. Veel contracten zeggen "jaarlijkse onderhoudsbeurt" en verder bijna niets. Dan wordt elke beurt opnieuw een afweging. Hoort een nieuw rubber erbij? Een filter? De tweede rit, omdat de klant de eerste keer niet thuis was?

Zet daarom per contract op papier welk toestel eronder valt, welke handelingen bij de beurt horen, welke kleine onderdelen inbegrepen zijn en wat er expliciet buiten valt. Dat laatste staat er bijna nooit in.

Pak je laatste 10 beurten erbij en loop per bon de regels na. Weet je van elke regel of die onder het contract viel? Moet je bij een deel ervan nadenken, dan zit het probleem in je contract en niet in je administratie. Daar begint ook software voor installatiebedrijven: bij wat er per klant en per toestel is afgesproken, en pas daarna bij de factuur.

Op de bon, niet in je hoofd

Een bon voor een onderhoudsbeurt heeft andere velden nodig dan een storingsbon. Bij een beurt horen het merk en het serienummer van het toestel, de meterstand en de meetwaarden. Bij meerwerk horen 3 dingen: wat je hebt gedaan, welk materiaal erin zat, en het akkoord van de klant.

Dat akkoord vraag je voordat je het werk uitvoert. Het extra werk, de prijs en het akkoord vastleggen vóór de uitvoering is wat je factuur later onderbouwt.

Materiaal is de regel die het vaakst wegvalt. De monteur pakt een koppeling uit de bus en schrijft "diverse fittingen" bij de opmerkingen. Daar valt op kantoor geen factuurregel uit te halen zonder te bellen, dus blijft die bon liggen. Hoe je die controle daarna klein houdt, staat in hoe je de werkbonnen van je monteurs controleert.

Waarom het uitzoeken tot het eind van de maand wacht

De onderhoudsbeurten gaan aan het eind van de maand in één keer de deur uit. Dat is logisch bij een vast bedrag per jaar. Het probleem zit in wat er tussen de beurt en die ene factuurronde gebeurt.

De bonnen liggen nog in de bus. Een deel is 's nachts tijdens de storingsdienst geschreven. En iemand moet per bon beslissen wat eronder viel, meestal dezelfde persoon die ook de offertes maakt. Dus het wacht tot die persoon tijd heeft.

Wachten kost geld dat nooit op één factuur staat. De Order-to-Cash Monitor 2026 van Windesheim en 4CEE meet een gemiddelde betaaltermijn van 59 dagen, en 29 dagen extra als er een dispuut over de factuur is. Jouw eigen uitzoektijd komt daar bovenop. Een factuur die 10 dagen later weggaat, wordt 10 dagen later betaald.

Een dispuut krijg je het snelst bij meerwerk dat de klant niet zag aankomen.

Hoe een maand eruitziet als het wel vastligt

De monteur vult de bon van de beurt in voordat de bus wegrijdt, in je eigen bedrijfsapp, met het contract van die klant al op het scherm. Wat erbij kwam, zet hij als meerwerk op diezelfde bon, met de handtekening van de klant eronder. Aan het eind van de maand staan de conceptfacturen klaar, met het contractwerk en het meerwerk apart. Jij controleert en verstuurt.

Voor werkbonnen hebben we geen gepubliceerd klantresultaat, dus daar staat de garantie voor: geen tijdsbesparing, niet betalen. We meten vooraf hoelang je er nu over doet en leggen samen vast waarop je dat beoordeelt.

Heb je een handvol contracten met hetzelfde bedrag per jaar, dan kom je met een standaardpakket of een goed ingericht boekhoudprogramma een heel eind. Het wordt pas lastig als de contracten per klant verschillen en het meerwerk per beurt anders is.

Wat je deze maand al kunt doen

1. Schrijf per soort contract op 1 A4 wat erbij hoort en wat erbuiten valt.
2. Zet 2 vaste vragen op je bon: viel dit onder het contract, en heeft de klant voor het extra werk getekend?
3. Zet de onderdelen die in de bus liggen als keuzelijst op de bon, met je eigen prijs erachter.

Het storingsseizoen loopt van oktober tot februari, dus de bonnen stapelen zich nu op. Wil je weten waar de tijd tussen de beurt en de factuur blijft hangen? Doe de test op scorpioagents.nl/scan: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet per schakel waar het vastloopt. Of kijk wat software voor installatiebedrijven aan die schakel verandert.