Calculatie maken in Excel: hoe ver kom je ermee?

Een calculatie in Excel is 1 rij per onderdeel van de klus, met 4 kolommen: hoeveelheid, eenheid, prijs per eenheid en het regelbedrag. De hoeveelheid komt van de opname, de prijs uit je inkoop of je uurtarief. Onderaan tel je de regels op, zet je de toeslagen erbij en reken je je marge erop. Zo kom je een heel eind. Tot je prijzen in de formules verstopt raken en jij de enige bent die het blad nog helemaal snapt.

Wat er in de rijen staat

De eenheid waarin je rekent verschilt per vak. Een dakdekker rekent m² dakvlak per systeem, strekkende meter opstanden en randen, de isolatiedikte en de afvoer van het oude dakleer. Een schilder rekent m² per ondergrond, het aantal lagen en de voorbehandeling. De opbouw van de rij blijft hetzelfde: Per vak lees je meer bij software voor dakdekkers en software voor schilders.

• Hoeveelheid — wat je op het dak of in de ruimte hebt gemeten
• Eenheid — m², strekkende meter, uur of stuk
• Prijs per eenheid — je inkoopprijs met opslag, of je uurtarief
• Regelbedrag — hoeveelheid × prijs

De uren zet je er op dezelfde manier in. Alleen loopt de hoeveelheid daar via een norm: zoveel m² per uur voor die ondergrond, zoveel uur per m² voor dat daksysteem. Zo'n norm is geen natuurwet. Het is wat jouw ploeg in een uur doet, en dat haal je uit je eigen afgeronde klussen.

Zet je prijzen op een eigen tabblad

Doe dit voordat je begint met rekenen. Typ een prijs nooit rechtstreeks in de rekenregel, maar zet alle prijzen op 1 tabblad en haal ze met een zoekfunctie op.

Zo zie je wat je prijzen zijn. Staat achter elke prijs ook de datum waarop je hem bijwerkte, dan zie je meteen welke regel al een jaar oud is. In een formule zie je dat nooit.

Staffels en toeslagen

Een staffel is een prijs die verandert bij een bepaalde hoeveelheid: boven de 200 m² reken je bijvoorbeeld minder per m² dan eronder. Toeslagen werken net zo, voor werken op hoogte, een steiger of de afvoer in een binnenstad.

Die regels horen in dezelfde prijstabel, als percentage of als vast bedrag per eenheid. Typ je een toeslag met de hand in een cel, dan staat hij op die ene offerte en nergens anders.

Waarom dit blad je na een tijd tegenwerkt

Excel rekent prima. Het probleem zit niet in het rekenen, maar in wat eromheen gebeurt zodra je bedrijf groeit.

De prijs zit in de formule verstopt. Groothandels wijzigen hun prijzen meerdere keren per jaar. Bij een dakbedrijf bleek na een hernummering van het assortiment dat de cassettes ongeveer € 9 per m² te laag stonden. Op elke offerte. Die fout zie je pas bij de jaarcijfers.

Jij bent het rekenmodel. De prijsopbouw zit in jouw hoofd en in jouw tabbladen. Niemand anders durft er een prijs uit te halen, dus komt elke aanvraag op jouw bureau. En omdat je overdag op de klus staat, worden de offertes 's avonds gemaakt. Dat is geen tijdsprobleem maar een capaciteitsprobleem: 1 persoon is de flessenhals.

Een misrekening kost meer dan traag rekenen. 49% van de bouwprojecten is verliesgevend, en oorzaak nummer 1 is een verkeerde inschatting ten opzichte van het budget (Exact MKB Barometer 2025, Markteffect). Rekenen om kwart over 9 's avonds, aan de keukentafel, is precies hoe zo'n inschatting ontstaat.

Uit datzelfde onderzoek komt nog iets. Van de bouw-mkb'ers die aan hun marge werken, doet 50% dat via betere calculatie en investeert 25% in automatisering. Ze weten dus dat het rekenwerk het probleem is. Ze zoeken het alleen in beter rekenen in plaats van in niet meer zelf rekenen.

Wat je vandaag aan je bestand kunt verbeteren

Je hoeft niet meteen te stoppen met Excel. 4 dingen die je deze week kunt doen:

• Alle prijzen op 1 tabblad, met achter elke regel de datum van de laatste wijziging.
• Vergrendel de cellen met formules en laat alleen de invoervelden open. Dan overschrijft niemand per ongeluk een formule met een los getal.
• Bouw 1 controleregel: telt de som van je regels op tot het bedrag dat onderaan staat?
• Eén bestand op een gedeelde schijf, geen kopie per klus. Een kopie wordt vanzelf een tweede prijslijst.

Maak je een paar offertes per week en maak je ze zelf, dan is dit genoeg. Excel is dan de goedkoopste plek om te rekenen.

Wanneer je het rekenwerk uit het blad haalt

Het kantelpunt is niet het aantal offertes maar het aantal mensen. Moet iemand anders ook een prijs kunnen maken? Of wijzigen je prijzen vaker dan je ze bijhoudt? Dan hoort je rekenmodel in je eigen bedrijfsapp en niet in een bestand. Je vult de maten van de klus in en de offerte rolt eruit, met dezelfde staffels en toeslagen als anders. Je prijzen staan op 1 beheerscherm, dus een prijswijziging is 1 handeling. Dat is wat wij bouwen onder offerte en calculatie. Niet het sjabloon nabouwen, maar de manier waarop jij een prijs opbouwt.

Bij Easy Sedum, een bedrijf in sedumdaken, ging het uitrekenen van wat er op het dak moest van 30 minuten naar 1 minuut. De hele offerteaanvraag ging van 45 naar 3 minuten. De tijden vooraf zijn samen met het bedrijf vastgelegd, de tijden erna zijn hun eigen inschatting. Het gaat om 1 bedrijf met 1 manier van rekenen, dus geen gemiddelde en geen voorspelling voor jouw bedrijf.

Loopt het bij jou eerder vast op het offertedocument dan op het rekenwerk, dan gaat offerte maken in Excel daarop in.

Benieuwd waar in jouw bedrijf de meeste tijd verdwijnt? Doe de test op scorpioagents.nl/scan: 12 vragen over je eigen manier van werken, ongeveer 2 minuten, en je ziet de uitkomst meteen.