Offerte opvolgen zonder opdringerig te zijn

Een offerte opvolgen doe je met één korte vraag, na een wachttijd die je vooraf per soort klus vastlegt. Je vraagt of ze er nog over nadenken en of er iets onduidelijk is. Dat is het. Geen verkooppraatje en geen reeks belletjes in dezelfde week. Je krijgt een antwoord, of je weet dat je het kunt laten liggen.

Waarom het bij een vakbedrijf blijft liggen

Opvolgen kost weinig tijd. Toch gebeurt het bij veel vakbedrijven niet, en dat komt niet doordat de eigenaar het vergeet.

Het rekenwerk achter een offerte zit in zijn hoofd of in een bestand dat alleen hij snapt. Alleen hij kan dus een prijs maken, en overdag staat hij op de klus. De offerte wordt 's avonds aan de keukentafel gemaakt, na een volle dag. Wie zijn avonden aan rekenen kwijt is, heeft geen uur over om de dag erna na te bellen.

Dat is zuur, want die klus is al bezocht, al gerekend en al uitgeschreven. Het enige wat nog ontbreekt is de vraag of ze er nog over nadenken.

Waarom het niet opdringerig is

Een particulier vraagt 3 tot 5 offertes op voor hetzelfde werk (Solvari, Werkspot). Jouw offerte ligt dus in een stapel, naast die van je concurrenten.

Geen antwoord betekent dan niet automatisch nee. Het kan ook betekenen dat ze nog aan het vergelijken zijn, dat ze wachten op iemand die mee moet beslissen, of dat ze het simpelweg zijn vergeten.

Het verschil tussen opvolgen en pushen zit niet in hoe vaak je iets van je laat horen, maar in wat je vraagt. "Gaan we het doen?" legt de druk bij de klant. "Is er iets onduidelijk?" biedt hem iets aan.

Wanneer volg je een offerte op?

Na een vaste wachttijd, en die is niet voor al je werk hetzelfde. Een storing of een ketel die vervangen moet worden, daar beslist iemand snel over. Bij een plat dak met opstanden of een onderhoudsplan voor een VvE gaat de offerte langs meer mensen, en dan is te vroeg bellen alleen maar lastig.

Wil je een wachttijd die bij jouw bedrijf past, dan haal je die uit je eigen werk. Kijk bij je laatste 10 opdrachten hoeveel dagen er zaten tussen het versturen van de offerte en het ja. Splits dat in kleine en grote klussen. Daar rolt per soort klus een termijn uit die je van je eigen klanten hebt geleerd, en niet uit een vuistregel van een ander vak.

Zet je een geldigheidsdatum op je offertes, dan heb je meteen een tweede natuurlijk moment. Kort voordat die datum verstrijkt is een vraag geen druk, maar een mededeling.

Wat zet je in de mail?

Kort. Iets als dit:

"Hoi Peter, vorige week stuurde ik je de offerte voor het platte dak aan de achterzijde. Denk je er nog over na, of is er iets onduidelijk? Dan leg ik het graag even uit."

3 regels, één vraag, en de klus staat erin zodat hij weet waar het over gaat. Ga je bellen, dan zeg je hetzelfde. Wat je vooral niet doet is je prijs opnieuw verdedigen voordat iemand er iets over heeft gezegd.

Hoe het eruitziet als de opvolging zelf loopt

Dit is werk dat zich goed laat automatiseren, want er komt geen beoordeling bij kijken. Na de afgesproken wachttijd komt er een taak op je lijst of gaat er een opvolgmail uit. Reageert de klant, of komt er een akkoord of een afwijzing, dan stopt de opvolging vanzelf. Je hoeft niet meer te onthouden wie je nog moest hebben, en niemand krijgt een tweede mail nadat hij al ja heeft gezegd.

De tijd om dit vol te houden komt uit het rekenwerk ervoor. Bij Easy Sedum, dat sedumdaken levert en aanlegt, ging een hele offerteaanvraag van 45 naar 3 minuten. De tijden vooraf zijn samen met hen vastgelegd voor de bouw, de tijden erna zijn hun eigen inschatting. Dat is 1 bedrijf en het cijfer gaat over rekenen, niet over opdrachten winnen, dus het zegt niets over wat het bij jou wordt.

En reageer je zelf traag op de aanvraag, dan sta je al achter voordat het opvolgen begint. Daar gaat dit artikel over reactietijd verder op in.

Waar verdwijnt jouw tijd?

Doe de test op scorpioagents.nl/scan: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen in welke stap de meeste tijd verdwijnt.