Wat leg je vast voordat je software laat maken?

Vier dingen, en geen van de vier is technisch. Hoe het werk nu per stap loopt, de rekenregels waarmee je je prijzen maakt, hoeveel tijd elke stap kost en hoe vaak hij voorkomt, en wat er moet blijven zoals het is. Wie dat op papier heeft, kan software laten maken die bij zijn bedrijf past.

Wat je niet nodig hebt, is een lijst met functies. Een functielijst beschrijft een pakket. Jouw bedrijf zit in de stappen die je nu zet.

Hoe schrijf je op hoe het werk nu loopt?

Loop de keten van aanvraag tot boekhouding langs en zet er per stap 2 dingen bij: in welk programma of op welk papier het nu leeft, en waar het blijft liggen.

Bij een installatiebedrijf ziet die lijst er bijvoorbeeld zo uit. De aanvraag komt per mail en per telefoon binnen. De offerte gaat in Excel, met de prijslijst van de groothandel ernaast. De planning is een weekbestand dat 1 persoon echt snapt. De storingsbon gaat op papier mee in de bus en komt 2 dagen later terug. De factuur wacht tot iemand heeft uitgezocht wat onder het contract viel en wat meerwerk was.

Die laatste regel is de belangrijkste van de hele lijst. Niet waar het werk staat, maar waar het wacht. Elke schakel wacht op de vorige: de factuur op de goedkeuring, de goedkeuring op de bon, de bon tot de bus terug is. Eén stap sneller maken verzet die wachtrij alleen maar naar achteren. Daarom begint maatwerk software voor vakbedrijven bij deze lijst en niet bij een functieoverzicht.

Welke rekenregels zitten nog in je hoofd?

Dit deel staat bijna nooit ergens, en het bepaalt of software bij je past.

Een offerte maken is geen typwerk, het is rekenen. Boven de 40 m² dak gaat er een steiger bij. Een klus van 40 minuten wordt het minimumtarief per bon, niet 40 minuten keer je uurtarief. Deze opdrachtgever heeft 2 prijslijsten, één voor regulier werk en één voor spoed. Een onderhoudsbeurt op contract gaat anders op de factuur dan de lekkage die de monteur er tussendoor verhelpt.

Dat zijn allemaal regels van als dit, dan dat. Bijna alles tussen aanvraag en factuur werkt zo. Het staat alleen nergens. Het zit in het hoofd van degene die de prijzen maakt, en daarom kan hij ook als enige een offerte afmaken.

Schrijf ze op zoals je ze aan een nieuwe calculator zou uitleggen: wanneer geldt de regel, wat gebeurt er dan, en welke uitzondering is er. Die uitzonderingen zijn belangrijker dan de hoofdregel, want daar loopt een pakket vast. Een regel die alleen in een hoofd zit, wordt af en toe anders toegepast, en een misrekening vooraf kost meer dan traag rekenen.

Levert dit een korte lijst op zonder uitzonderingen die knellen, dan is een bestaand pakket misschien genoeg. Die afweging staat in maatwerk software of een kant-en-klaar pakket.

Hoeveel tijd kost het nu, en hoe vaak komt het voor?

Per proces 2 getallen: minuten per keer en keren per week. "Best lang" is geen getal. Houd het een week bij, of vraag het aan degene die het doet.

Het aantal keren per week is het getal dat de meeste mensen overslaan, en het zegt het meest. Stel: je kijkt elke bon na en dat kost 5 minuten. Bij 60 bonnen per week is dat een halve werkdag, bij 10 bonnen een klusje tussendoor. Dezelfde handeling, een ander probleem.

Die 2 getallen doen later nog iets. Ze zijn je vergelijkingspunt. Bij Easy Sedum, dat sedumdaken levert en aanlegt, kostte een offerteaanvraag 45 minuten en nu 3. Die 45 minuten zijn vooraf samen vastgelegd, de 3 minuten zijn hun eigen inschatting achteraf. Het is 1 bedrijf en 1 proces, dus het zegt niets over wat het bij jou wordt. Het zegt wel iets over het verschil tussen meten en beloven.

Wij leggen die tijden daarom samen met je vast voordat er iets gebouwd wordt. Daar hangt de garantie aan: geen tijdsbesparing, niet betalen.

Wat moet er blijven zoals het is?

Niet alles hoeft nieuw. Je boekhouding blijft meestal staan, en dat hoort ook zo: facturen horen in het pakket waar je accountant in kijkt. Zet erbij wat beslist niet mag veranderen. De nummering van je facturen. De manier waarop je offerte eruitziet bij de klant. De termijnen zoals een grote opdrachtgever ze wil ontvangen. De urenlijst die een hoofdaannemer van je vraagt als je onder de WKA werkt.

Noteer tot slot wie het straks bijhoudt als je prijzen wijzigen, want prijslijsten veranderen meerdere keren per jaar. Dat is het verschil tussen iets dat over een jaar nog klopt en iets waar iemand omheen gaat werken.

Wil je eerst zien welke stap bij jou het meeste werk kost, doe dan de test op /scan. 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet per stap hoe het er nu voor staat. Past je werkwijze nergens in, dan lees je op maatwerk software voor vakbedrijven wat er in dat geval gebouwd wordt.