Offerte maken in Excel: waar loopt het op vast?

Een offerte maken in Excel loopt meestal op 3 punten vast: prijzen die verspreid staan en die je elke keer opnieuw opzoekt, een sjabloon dat per klus een eigen versie krijgt, en geen overzicht van welke offertes nog open staan. Bij een paar offertes per maand merk je daar weinig van. Maken meerdere mensen offertes of komen er veel aanvragen binnen, dan gaan die punten tijd kosten.

De vraag is niet of Excel goed of slecht is. De vraag is waar de grens voor jouw bedrijf ligt.

Waarom veel vakbedrijven in Excel beginnen

Excel rekent. Dat is precies wat een offerte in een vakbedrijf nodig heeft.

Een schilder rekent per ondergrond: m² per uur, aantal lagen, voorbehandeling, binnen of buiten. Een installateur rekent met materiaal uit de groothandel, uren per handeling en een opslag erbovenop. In een standaard offertesjabloon past dat niet. In een eigen spreadsheet wel. Per vak lees je meer bij software voor schilders en software voor installatiebedrijven.

Daarom gaat het vaak lang goed. Het rekenmodel is van jou, en jij weet hoe het in elkaar zit.

1. De prijzen staan verspreid over tabbladen

Inkoopprijzen kunnen meerdere keren per jaar veranderen. In een spreadsheet staan ze zelden op één plek. Ze zitten verdeeld over tabbladen, en een deel zit in de formules zelf.

Bij een prijsverhoging pas je aan wat je op dat moment weet te vinden. De rest blijft staan.

Aan de offerte zie je dat niet. Die ziet er nog steeds netjes uit. Je merkt het pas als de marge lager uitvalt dan je had gerekend.

Zet je prijzen daarom op één plek, los van het rekenwerk. Dat kan in Excel met één prijzentabblad waar alle formules naar verwijzen. In een calculatie die buiten Excel draait, is het de standaard.

2. Het sjabloon krijgt per klus een eigen versie

Een offerte begint vaak als kopie van de vorige. Dat werkt prima, tot iemand een regel aanpast en het bestand onder een nieuwe naam opslaat.

Een halfjaar later lopen er meerdere versies van hetzelfde sjabloon rond. Ze verschillen in opmaak, in betalingsvoorwaarden en soms in de prijs.

Voor de klant is dat verwarrend. Voor jou zit het risico dieper. Bij een offerte van een paar maanden terug weet je niet meer met welke staffel hij gerekend is. Komt er een vraag over extra werk, dan is dat lastig terug te halen.

3. Je ziet niet welke offertes open staan

Deze valt het minst op en blijft daarom het langst liggen.

Een verstuurde offerte in Excel is een bestand in een map. Er staat geen status op, en je krijgt geen seintje als er 2 weken niets gebeurt.

Opvolgen levert vaak iets op, want het werk aan de offerte is al gedaan. Maar wie 's avonds nog zit te rekenen, heeft zelden tijd om een lijst na te lopen. En zonder lijst weet je niet wie je zou moeten bellen. Een simpel overzicht met datum, klant, bedrag en status helpt al, ook in Excel.

Het echte knelpunt zit vaak niet in het bestand

In veel vakbedrijven kan maar één persoon een prijs maken. Meestal de eigenaar, want het rekenmodel zit in zijn hoofd of in zijn bestand.

Die staat overdag op de klus. Dus wordt de offerte 's avonds gemaakt. Niet omdat het rekenen zoveel tijd kost, maar omdat er overdag geen ruimte voor is.

Dat is op te lossen zonder je manier van rekenen op te geven. Bij Easy Sedum rekende de bedrijfsleider zelf uit wat er op elk dak moest. Nu gebeurt dat met dezelfde rekenwijze in hun eigen bedrijfsapp, en staat de offerte klaar ter controle. De tijd per offerteaanvraag ging van 45 minuten naar 3 minuten. De tijd van vóór de bouw is samen vastgelegd, de tijd van nu is hun eigen inschatting. Lees het klantverhaal.

Een pakket kan ook werken, zolang het jouw staffels en toeslagen kan volgen. Lukt dat niet, dan is je eigen model het uitgangspunt bij offertes en calculatie op maat.

Wanneer blijf je in Excel, en wanneer niet?

Blijf in Excel als je het overzicht houdt, de prijzen kloppen en jij de enige bent die offertes maakt zonder dat het blijft liggen. Een goed opgezet bestand met één prijzentabblad en een lijst met openstaande offertes kan dan lang mee.

Ga iets anders regelen als de punten hierboven elke week terugkomen: prijzen die niet kloppen, versies die door elkaar lopen, offertes die niemand opvolgt, of een stapel aanvragen die op jou wacht. Het hoeft niet alle 3 tegelijk te zijn. Eén punt dat je elke week tijd of marge kost, is al een reden om het uit te zoeken.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.