Hoe voorkom je als elektricien dat je factuur wacht op het keuringsrapport?

Door het rapport bij de klus te laten ontstaan in plaats van erna. Bij veel elektrotechnische bedrijven leeft het keuringsrapport los van de werkbon. De bon komt mee met de bus, het rapport wordt 's avonds afgemaakt, en kantoor wacht op dat laatste stuk voordat de factuur eruit kan. Hangen de bon, de meetwaarden, het rapport en de tekening aan dezelfde klus, dan is dat wachten weg.

Wat een opdrachtgever bij oplevering vraagt

Er is geen openbare lijst waarin dit netjes bij elkaar staat. De norm zelf lees je niet gratis mee en elke opdrachtgever vraagt het iets anders. Maar in bestekken en aanbestedingen komt steeds dezelfde set terug:

• Het rapport van de eerste inspectie bij oplevering, volgens NEN 1010.
• De meetstaat, met per gemeten punt de waarde, bijvoorbeeld de aardverspreidingsweerstand.
• Een verklaring dat het werk volgens de geldende normen is uitgevoerd.
• De revisietekening, met de installatie zoals die er na afronding echt ligt.
• Foto's van de groepenkast.

Bij zonnepanelen en laadpalen komen de stukken van de netbeheerder en de subsidie erbij. Die heeft de klant zelf nodig, dus daar wordt om gevraagd. Bij een periodieke keuring loopt het net zo, dan heet het rapport NEN 3140. Hoe die stukken bij de klus komen te staan in plaats van ernaast, staat op de pagina over software voor elektriciens.

Waarom je factuur dan wacht

Het rapport ontstaat op een andere plek dan de bon. De monteur vult de bon in, de meetwaarden gaan in een eigen programma of op een formulier, en soms komt het rapport van een extern inspectiebedrijf. Op kantoor liggen die stukken dus niet bij elkaar.

Daarmee wordt factureren een controlemoment. Iemand moet eerst nagaan of het dossier klaar is, want je wil geen factuur sturen op een klus waarvan het rapport nog niet klopt. Terecht. Alleen doet dat nagaan één persoon, en dus wordt het verzameld. Vrijdagmiddag, of einde maand.

Het overtypen is daarbij het kleinste probleem. Het wachten is de kostenpost. Stel: je levert 8 klussen per maand op en elke factuur gaat gemiddeld 2 weken na afronding de deur uit. Die 2 weken schiet je elke maand opnieuw voor uit je eigen werkkapitaal, en op geen enkele factuur staat dat terug.

Daar komt bij dat storingswerk tussen de geplande installaties door kwijtraakt. Een halve dag storing zonder bon wordt een factuurregel die niemand meer durft te schrijven.

Hoe het ook kan: één klus, één dossier

De andere werkwijze begint bij de bon van dit vak. Niet een bon die voor elke branche moet kloppen, maar de velden van een elektrotechnische klus: aansluitpunten en groepen, meters kabel, gebruikt materiaal, meerwerk, de meetwaarden, foto's van de kast en de handtekening van de klant. Ingevuld voordat de bus wegrijdt.

Het rapport en de revisietekening hangen daarna aan diezelfde klus, niet in een aparte map. Wie het dossier opvraagt, kijkt op één plek. En de regels van de bon staan al klaar als regels op de conceptfactuur. Jij controleert en verstuurt. Dat is wat wij bouwen als digitale werkbonnen op maat, meestal als eerste schakel van je eigen bedrijfssysteem.

Twee dingen horen er eerlijk bij. Komt het rapport van een extern inspectiebedrijf, dan blijf je op hem wachten. Wat je wel in de hand hebt, is dat de rest van het dossier klaarstaat op het moment dat zijn rapport binnenkomt. En lever je met 3 man een paar klussen per maand op, dan is een map per klant vaak gewoon genoeg.

Waar je begint

Pak 10 opgeleverde klussen van het afgelopen kwartaal. Zet er per klus 2 dingen bij: de dag dat het werk klaar was en de datum op de factuur. Kijk daarna waar het verschil in zit. Bij de monteur die zijn bon niet inleverde, bij het rapport dat nog gemaakt moest worden, of bij kantoor dat het verzamelde.

Meestal is het dat laatste. Dan is het nakijken zelf de plek om te beginnen, en niet de bon. In hoe je de werkbonnen van je monteurs controleert staat waar dat op vastloopt.

Begin daarna met 1 ploeg en laat het bonnenboekje voorlopig in de bus liggen. De overstap struikelt zelden op de techniek en bijna altijd op de monteur die halverwege de dag niets meer invult. Wat zo'n bedrijfsapp voor een elektrotechnisch bedrijf per klus bijhoudt, staat bij software voor elektriciens.

Wil je weten waar in jouw bedrijf de tijd verdwijnt? Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen welke schakel bij jou het meeste werk kost.