Papieren werkbonnen vervangen: waardoor, en hoe krijg je je team mee?

Papieren werkbonnen vervang je door een bon op de telefoon of tablet die op één vaste plek binnenkomt: een formulier-tool, een werkbon-app uit een pakket of een eigen bon die aansluit op je administratie. Welke optie past, hangt af van wat er op kantoor met de bon gebeurt. Of het blijft hangen, hangt af van hoe je overstapt. Begin klein, laat het papier eerst liggen en pas de bon aan waar hij knelt.

Waardoor vervang je het papier?

Er zijn 3 opties die je in de praktijk tegenkomt. Eén daarvan is eigenlijk geen vervanging.

Een foto van het blaadje in de groepsapp. Het papier blijft, alleen het transport verandert. De bon is niet zoekbaar op klant of adres, de uren staan er niet als getal in, en een groepsapp wordt weleens opgeschoond. Als archief is dat kwetsbaar.

Een werkbon-app uit een pakket, of een formulier-tool. Snel te starten. Je zet velden aan en uit binnen wat de leverancier aanbiedt. De bon is leesbaar en raakt niet kwijt. Wat er op kantoor gebeurt, hangt af van de rest: doet het pakket ook je facturatie, of koppelt het met je boekhouding, dan kan de bon doorlopen. Zo niet, dan worden uren en materialen nog steeds overgetypt, alleen nu vanaf een scherm.

Een eigen bon op maat. Nagebouwd van hoe jullie nu werken en aangesloten op je uren en je boekhouding. Dat vraagt eerst een bouwperiode. Daarna past de bon op je eigen velden en rekenwijze, en past hij mee als je werkwijze verandert.

Welke past, hangt vooral af van hoeveel er wordt overgetypt en of een pakket jouw velden en koppeling al goed regelt. Bij 1 bon per dag kan een formulier genoeg zijn om mee te beginnen. Bij een ploeg met meerdere klussen per dag wordt het overtypen op kantoor een vast blok werk, en dan telt de koppeling zwaarder. Zelf een bon opzetten staat in zelf een digitale werkbon maken. De bredere afweging staat in maatwerk software of een kant-en-klaar pakket.

Waarom de overstap vaak misgaat

2 patronen komen vaak terug.

Het eerste: er is te veel bedacht. Op kantoor verzin je alles wat handig zou zijn om vast te leggen. Het resultaat is een bon met 20 velden, terwijl er op het papieren blaadje 8 dingen stonden. De monteur ziet dat het langer duurt dan wat hij deed, en vult het half in.

Het tweede: het papier wordt meteen weggehaald. De eerste dag dat er iets niet werkt, geen bereik of een lege telefoon, staat de monteur zonder terugvaloptie. Dat ene moment kan genoeg zijn om de nieuwe bon als gedoe weg te zetten.

Stap 1: schrijf op wat er nu op het blaadje staat

Voordat je iets kiest of bouwt, pak je 10 ingevulde papieren werkbonnen van de afgelopen maand. Niet de mooie, gewoon 10 willekeurige.

Kijk wat er echt is ingevuld. Vaak blijft een deel van de vakjes op het voorgedrukte blaadje leeg, en staat iets belangrijks met de hand in de kantlijn. Dat is je echte werkbon. Die neem je als uitgangspunt, niet het formulier dat ooit is gedrukt.

Stap 2: begin met één ploeg en één type klus

Niet het hele bedrijf tegelijk. Eén ploeg, één type klus dat vaak voorkomt, een paar weken lang.

Dat heeft 2 voordelen. Je merkt snel welke velden knellen, terwijl aanpassen nog makkelijk is. En als het werkt, heb je collega's die het aan de rest uitleggen. Dat overtuigt meestal beter dan een mail van kantoor.

Stap 3: laat het papier voorlopig liggen

Laat het bonnenboekje in de bus liggen zolang het nog nodig voelt. Het haalt de spanning eruit. Niemand hoeft bang te zijn dat een klus vastloopt op iets nieuws.

Grijpt de ploeg na een paar weken nog steeds naar het papier, zie dat dan als signaal. Vraag waar het knelt en pas de bon aan. Vaak kost hij dan meer moeite dan het blaadje.

Stap 4: laat zien wat het oplevert, op kantoor én voor de monteur

Op kantoor zie je de winst in minder overtypen. Meet vooraf hoeveel tijd er per week weggaat aan bonnen overnemen in de facturatie. Meet het na een maand opnieuw. Dan weet je of het iets heeft opgeleverd.

De monteur heeft er ook zelf wat aan, en dat moet hij merken. Foto's van voor en na en de handtekening van de klant blijven bij de bon. Een halfjaar later kan hij opzoeken wat hij bij dat adres heeft gedaan, in plaats van het uit zijn geheugen te halen. En een bon op zijn telefoon wordt niet nat en raakt niet kwijt in de bus. Zeg dat erbij, anders blijft het een opdracht van kantoor.

Waar je op let bij de bon zelf

Een goed voorbereide overstap kan alsnog vastlopen op een bon die niet deugt. Een digitale werkbon moet na een halfjaar nog terug te vinden zijn, aansluiten op de factuur en makkelijk in te vullen blijven. Hoe je daarop let, staat in zelf een digitale werkbon maken. Welke velden erop horen voor jouw vak, staat in wat er op een werkbon moet staan.

Kies je voor een bon op maat, dan is je huidige bon het uitgangspunt. Die bon proberen we eerst met je ploeg uit, en wat onhandig werkt passen we aan. Zo pakken we digitale werkbonnen op maat aan.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.