Maatwerk software of een kant-en-klaar pakket: wat past bij een klein vakbedrijf?

Een kant-en-klaar pakket past als jouw manier van werken grotendeels overeenkomt met hoe het pakket werkt. Dan ben je snel gestart en betaal je meestal minder. Maatwerk past als de onderdelen die voor jou het meeste tijd kosten, zoals je rekenwijze, je werkbon of de aansluiting op je boekhouding, niet goed in een pakket passen. De grootte van je team beslist dat niet. Een bedrijf met 20 man kan prima in een pakket werken, en een klein bedrijf met een afwijkende rekenwijze kan er juist op vastlopen.

Wat doet een pakket goed?

Een pakket is snel te starten. Je maakt een account, zet je gegevens erin en gaat aan de slag. Je betaalt per maand, de leverancier doet updates en onderhoud, en er zijn vaak al koppelingen met bekende boekhoudprogramma's.

Omdat het voor veel bedrijven tegelijk gemaakt is, volgt het een gangbare werkwijze. Werk jij ook zo, dan is dat een voordeel: je hoeft niets te laten bouwen.

Waar kan een pakket gaan knellen?

Het knelt waar jouw werk afwijkt van die gangbare werkwijze. Een rekenmodel met eigen staffels en toeslagen. Een werkbon met velden die het sjabloon niet kent. Een koppeling die je nodig hebt maar die er niet is.

Dat los je dan zelf op: een Excel-bestand ernaast, een werkwijze om het pakket heen, of een onderdeel dat je niet gebruikt. Zulke oplossingen kosten ook tijd, vooral als ze elke week terugkomen.

Een ander punt is gebruik. Een pakket dat het team niet gebruikt, levert niets op, hoeveel onderdelen het ook heeft. Dat kan aan het pakket liggen, maar ook aan hoe het is ingevoerd. Dat risico geldt voor maatwerk net zo goed.

Wat doet maatwerk anders?

Bij maatwerk begin je bij hoe je nu werkt. Welke stappen gaan goed, welke kosten tijd, waar wordt overgetypt. Pas daarna wordt bepaald wat er gebouwd wordt. Je huidige bon en rekenwijze zijn het uitgangspunt.

Daar staat tegenover dat maatwerk eerst gebouwd moet worden, dat je vooraf meer betaalt en dat je afspraken nodig hebt over beheer en uitbreidingen. Een pakket heeft dat al geregeld.

De afweging in 5 vragen

Loop deze vragen langs voor het onderdeel dat je de meeste tijd kost.

1. Werkwijze — past je manier van rekenen, plannen of bonnen invullen in wat het pakket kan, of werk je er steeds omheen?
2. Koppelingen — sluit het pakket aan op je boekhouding en andere systemen die je houdt, of blijf je gegevens overtypen?
3. Beheer — wie past het aan als je prijzen, velden of werkwijze veranderen, en wat kost dat?
4. Budget — wat kost het over een paar jaar, inclusief maandbedragen, en wat kost de tijd die je nu kwijt bent?
5. Herhaling — hoe vaak komt het werk terug? Een stap die je elke dag doet, weegt zwaarder dan iets van één keer per maand.

Beantwoord je de meeste vragen met "het pakket kan dit", kies dan het pakket. Blijf je op 1 of 2 punten vastlopen die elke week tijd kosten, dan is maatwerk voor dat onderdeel het overwegen waard. Soms is de uitkomst ook een combinatie: een pakket voor wat goed past, en een eigen oplossing voor het deel dat niet past.

Hoe ga je na wat je huidige systeem je kost?

Schrijf een week lang op waar je werkt om het huidige systeem heen: wat je overtypt, wat je in een apart bestand bijhoudt, wat je opnieuw opzoekt. Tel het op. Dat is geen exacte meting, maar wel een beter vertrekpunt dan een algemene belofte van welke leverancier dan ook.

Twijfel je of een onderdeel op maat zinnig is, dan kijken we daar in een inventarisatie samen naar. Past een pakket beter, dan is dat ook een uitkomst. Hoe we maatwerk software aanpakken en wat het kost, lees je op die pagina en bij prijzen.

Wil je eerst zien waar bij jou de meeste tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.