Hoeveel offertes verlies je door trage reactietijd?

Daar is geen percentage voor dat bij elk vakbedrijf klopt. Het hangt af van je vak, je regio, hoe druk het is en of de klant ook elders een prijs vraagt. Je kunt het wel voor je eigen bedrijf nagaan. Leg je laatste aanvragen naast elkaar en kijk hoe lang ze bleven liggen, en wat er met de offertes gebeurde die het langst op zich lieten wachten.

Wat betekent wachttijd voor de klant?

Bij een lekkend dak of een kapotte ketel wil een klant snel weten waar hij aan toe is. Soms vraagt hij bij meer dan één bedrijf een prijs. Soms ook niet. Dat hoor je lang niet altijd terug.

Vraagt hij wel bij meerdere bedrijven, dan kan de eerste complete offerte het vergelijkingspunt worden. Die zet een prijs en een verwachting neer. Komt jouw offerte een paar dagen later, dan wordt hij daar tegen gelegd. Of de klant dan al gekozen heeft, verschilt per klant en per klus.

Snelheid is ook niet het enige waar een klant op let. Een duidelijke omschrijving, een prijs die hij begrijpt en vertrouwen in het bedrijf tellen net zo goed mee.

Waar komt de vertraging vandaan?

Meestal niet uit onwil. Een offerte vraagt rustig rekenwerk, en dat is er overdag vaak niet. Overdag sta je op de klus.

Dus schuift het naar de avond. Een aanvraag van dinsdagochtend wordt donderdagavond een offerte. Niet omdat de klus onduidelijk was, maar omdat er geen moment tussen zat om achter de laptop te gaan zitten.

Bij drukte loopt dat verder op. In een drukke periode komen er meer aanvragen binnen, terwijl er juist dan minder tijd is om ze uit te werken. Welke stappen van een offerte de tijd kosten, staat in hoeveel tijd het maken van een offerte kost.

Een voorbeeld van 2 dagen wachten

Zet het naast elkaar. Aanvraag op dinsdag. Een ander bedrijf stuurt woensdagochtend een offerte. Jij stuurt donderdagavond.

Heeft de klant bij allebei aangevraagd, dan heeft hij 2 dagen met één prijs rondgelopen. Misschien is er al gebeld over een startdatum. Misschien wacht hij netjes op jouw offerte. Je weet het niet, en dat is precies het punt: die 2 dagen kun je niet meer terughalen.

Hoe zoek je het uit voor je eigen bedrijf?

Je hebt hier geen onderzoek voor nodig. Pak je laatste 10 aanvragen en schrijf per aanvraag op:

1. Hoeveel uur er zat tussen de aanvraag en de verstuurde offerte.
2. Waar die wachttijd zat: bij het inplannen van de opname, of bij het uitwerken erna.
3. Of de offerte is getekend, afgewezen of zonder reactie gebleven.

Zie je dat de offertes die het langst bleven liggen vaker zonder reactie blijven, dan is dat een signaal om naar je wachttijd te kijken. Zie je dat verband niet, dan ligt het probleem ergens anders, bijvoorbeeld bij de prijs of bij de opvolging. Vraag bij een afwijzing gerust waarom. Dat antwoord zegt meer dan elk algemeen cijfer.

Hoe reageer je sneller zonder langer door te werken?

De wachttijd zit meestal niet in het vakwerk. Die zit in prijzen opzoeken, uren en materialen narekenen en alles netjes in een sjabloon zetten. Gegevens die je na de opname al hebt, worden nog een keer overgetypt.

Staan je prijzen en rekenregels vast, dan hoeft dat niet per offerte opnieuw. Bij dakdekkers gaat het dan om oppervlaktes en materiaalstaten, bij schilders om prijzen per ruimte en per verfsoort. Jij controleert de offerte en verstuurt hem, ook als je nog in de bus zit.

Bij Easy Sedum ging de tijd per offerteaanvraag van 45 minuten naar 3 minuten, doordat overnemen en uitrekenen niet meer met de hand gaan. De tijd van vóór de bouw is samen vastgelegd, de tijd van nu is hun eigen inschatting. Het zegt iets over minder rekenwerk, niet over meer gewonnen opdrachten. Lees het klantverhaal van Easy Sedum, of bekijk hoe offertes en calculatie op maat werken.

Wil je eerst zien waar bij jou de tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.