Hoeveel offertes verlies je door trage reactietijd?

Er is geen vast percentage dat voor ieder vakbedrijf klopt. Wat we wel steeds terugzien: een klant vraagt zelden bij één partij aan. Meestal staan er 2 of 3 aanvragen tegelijk uit. Degene die als eerste een complete offerte stuurt, wordt het vaakst gekozen. Niet per se de goedkoopste. Elke dag dat jouw offerte blijft liggen, is dus geen neutrale dag.

De klant vergelijkt, ook als hij dat niet zegt

Bij een lekkend dak of een kapotte ketel wacht een klant niet rustig af. Hij belt of mailt meerdere bedrijven op dezelfde dag. Dat hoor je zelden terug in het gesprek, maar het gebeurt vrijwel altijd.

De eerste offerte die binnenkomt, wordt het referentiepunt. Die zet de prijs, de toon en de verwachting neer. Alles wat daarna komt, wordt daar tegenaan gehouden. Als tweede binnenkomen betekent dat je moet overtuigen tegen een beeld dat al bestaat.

En er is nog iets. Een snelle reactie zegt voor de klant iets over hoe jij werkt. Wie binnen een dag een nette offerte stuurt, wekt de indruk dat de rest ook geregeld is. Wie er 4 dagen over doet, roept precies de omgekeerde vraag op.

Waar die vertraging vandaan komt

Bijna nooit uit onwil. De meeste vakbedrijven zijn 15 tot 30 minuten kwijt aan één offerte. Die tijd is er overdag niet, want overdag ben je op de zaak.

Dus schuift het naar de avond. Een aanvraag van dinsdagochtend wordt donderdagavond pas een offerte. Niet omdat de klus onduidelijk was, maar omdat er geen moment tussen zat om achter de laptop te gaan zitten.

Bij drukte loopt dat verder op. Juist in een piek komen de meeste aanvragen binnen, en juist dan is er de minste tijd om ze uit te werken. Zo verlies je de klussen die je op dat moment het hardst kon gebruiken.

Wat 2 dagen wachten in de praktijk doet

Zet het naast elkaar. Aanvraag op dinsdag. Bedrijf A stuurt woensdagochtend een offerte. Jij stuurt donderdagavond.

Tegen die tijd heeft de klant al 2 dagen met één prijs in zijn hoofd gelopen. Vaak is er al gebeld over een startdatum. Soms is er al toegezegd. Jouw offerte is dan niet meer de vergelijking, maar een bevestiging van een keuze die al gemaakt is.

Dat is ook waarom je bij een verloren offerte zelden hoort dat je te duur was. Je was gewoon te laat.

Sneller reageren zonder harder te werken

Het antwoord is niet eerder opstaan of langer doorwerken. Het zit in waar die 15 tot 30 minuten aan opgaan.

Het grootste deel is geen vakwerk. Het is prijzen opzoeken, uren en materialen narekenen, en alles netjes in een sjabloon zetten. Gegevens die je na de inspectie al hebt, worden daarna nog een keer overgetypt.

Bij een dakdekker die we volgen kostte een offerte 20 minuten. Na het automatiseren van de berekening en de opmaak is dat 3 minuten. De inspectie op het dak duurt nog precies even lang. Het rekenwerk erna is weg.

Dat verschil bepaalt of je vanuit de bus verstuurt of pas na het avondeten. Bij dakdekkers zit de winst in oppervlaktes en materiaalstaten die zichzelf doorrekenen. Bij schilders in vaste prijzen per ruimte en per verfsoort. Wij bouwen dat rekenwerk voor per bedrijf, zodat de offerte klaarstaat op het moment dat je van de klus wegrijdt. Je leest hier meer over wat we bouwen.

Wat je zelf even kunt nakijken

Je hebt hier geen onderzoek voor nodig. Pak je laatste 10 aanvragen erbij en kijk naar 3 dingen.

Hoeveel uur zat er tussen de aanvraag en de verstuurde offerte. Waar zat die wachttijd precies: bij het inplannen van de inspectie, of bij het uitwerken erna. En hoeveel van de offertes waar je het langst over deed, hebben nooit een reactie gekregen.

Dat laatste rijtje is meestal het eerlijkste antwoord op de vraag hierboven.

Bij ieder vakbedrijf meten we eerst hoe lang het nu duurt, voordat we iets beloven. Pas als je weet waar de uren zitten, weet je wat er te winnen valt.