Hoe komen de meetwaarden van je cv-monteurs zonder overtypen in het klantdossier?

Door ze één keer te laten invullen: in de bon van die beurt, bij dat toestel. Staan de CO- en rookgaswaarden, het serienummer en de meterstand meteen in de bon van je monteur, dan hoeft er op kantoor niets meer ingeklopt te worden. Het overtypen zit er niet in omdat niemand het handig vindt. Het zit er in omdat de meetwaarden op papier staan en de historie van die klant ergens anders.

Wat er na een onderhoudsbeurt met die getallen gebeurt

De monteur staat bij de ketel. Werkt je bedrijf met de app van de certificerende instelling, dan meldt hij het toestel daar eerst aan, met de QR-code erop. Hij doet de beurt, meet CO en rookgas, vult de bon in en meldt het toestel weer af. Soms kijkt een auditor op afstand mee, omdat die klus voor een steekproef is uitgekozen.

Daarna gaat de bon in de bus. Op kantoor wordt hij nagekeken en gaan de getallen naar de plek waar jullie de historie bewaren: een map per klant, een regel in een bestand, of een veld in de boekhouding. Dat is het moment waarop iemand cijfers intypt die een half uur eerder al genoteerd zijn.

Wie zoekt naar software voor installatiebedrijven doet dat bijna nooit om de beurt zelf. Het gaat om wat er daarna op kantoor mee moet.

Waarom juist deze getallen zoveel tijd kosten

Drie dingen maken het zwaarder dan het lijkt.

Twee keer invullen. Aan- en afmelden hoort bij je certificaat. De bon is je eigen administratie. Dezelfde ketel, hetzelfde half uur, twee keer vastleggen.

Niets om op terug te vallen. Verkeerde uren vallen op kantoor nog op. Een verkeerde meetwaarde niet. Staat er een 4 waar een 9 hoort, dan merkt niemand dat ooit.

Het hoort bij het toestel. Volgend jaar wil je monteur bij dezelfde ketel zien wat er vorige keer uitkwam. Hangt de bon aan een datum in plaats van aan dat toestel, dan zoekt kantoor het op terwijl hij in de meterkast staat te wachten.

En het loopt op. Stel: 4 monteurs, elk 4 beurten op een dag. Dan liggen er aan het eind van die dag 16 bonnen klaar om over te typen, bovenop de storingen.

Wat de wet hier wel en niet van vraagt

Kort, want op de regel zelf zijn de overheid en je certificeerder de bron, niet wij. Sinds de verplichte certificering mag alleen een bedrijf met een CO-certificaat een gasverbrandingsinstallatie plaatsen, onderhouden of repareren, en hebben je monteurs een Bewijs van Vakmanschap Koolmonoxide. Je bedrijf werkt daarbij volgens een beoordelingsrichtlijn en een kwaliteitshandboek, waarin je eigen werkwijze staat (Ondernemersplein).

Er is dus geen landelijk lijstje dat je per beurt afvinkt. Wat je per beurt vastlegt, staat in je eigen handboek, en dat is ook wat een auditor bij een steekproef naast het werk van je monteur legt. Treft hij een gevaarlijke situatie aan, dan stel je de installatie buiten gebruik en meld je het bij de gebruiker of eigenaar, bij de gemeente en bij je certificerende instelling.

De praktische kant weegt daarom zwaarder dan de regel. Je wil een beurt van vorig jaar snel kunnen terugvinden, ook als de monteur die hem deed er niet meer werkt.

Hoe het ook kan: de bon is de historie

De andere werkwijze begint bij de velden. Geen bon die voor elk vak moet kloppen, maar de bon van een cv-beurt: toestel, merk en serienummer, meterstand, CO en rookgas, gebruikt materiaal, meerwerk, handtekening. Ingevuld voordat de bus wegrijdt.

Die bon hangt aan de klant en aan het toestel. Opent je monteur volgend jaar dezelfde ketel, dan staat de vorige beurt eronder. Kantoor keurt alleen nog goed, want de uren en het materiaal staan er al als factuurregel. Dat is wat wij bouwen als digitale werkbonnen op maat, meestal als eerste schakel van je eigen bedrijfssysteem.

Twee dingen horen er eerlijk bij. De waarden rechtstreeks doorsturen naar je certificerende instelling is geen standaard onderdeel. Of dat kan, verschilt per instelling en spreek je vooraf af. En doe je 3 beurten per week met 2 man, dan is een map per klant waarschijnlijk gewoon genoeg.

Waar je begint

Pak 10 ingevulde bonnen van vorige maand. Kijk welke velden altijd ingevuld zijn, welke altijd leeg blijven en waar "zie opmerkingen" staat. Dat is je nieuwe bon, en meteen het lijstje van wat kantoor er nu zelf bij zoekt. In hoe je de werkbonnen van je monteurs controleert staat waar dat nakijken op vastloopt.

Begin daarna met 1 ploeg. Het bonnenboekje blijft voorlopig in de bus: de overstap struikelt zelden op de techniek en bijna altijd op de monteur die halverwege de dag niets meer invult. Wil je zien hoe de beurt, de bon en de factuur bij elkaar komen, dan staat dat op de pagina over software voor installatiebedrijven.

Wil je weten waar in jouw bedrijf de tijd verdwijnt? Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen welke schakel bij jou het meeste werk kost.