Hoe doe je een nacalculatie per klus?

Een nacalculatie per klus of per project maak je door de werkelijke uren en het werkelijke materiaal van die ene klus naast je offerte te leggen. Je hebt er 4 dingen voor nodig: wat je had gerekend, de uren per klus per man, het materiaal en het meerwerk, en een vast moment om te kijken. Het rekenwerk zelf is een aftreksom. Waar het vaak op vastloopt: de uren komen niet per klus binnen.

Dat klinkt als een detail. Het is het verschil tussen een nacalculatie die je zou moeten maken en een die je gewoon hebt.

Wat je nodig hebt voor een nacalculatie per project

1. De gerekende uren en materialen uit je offerte, per onderdeel en niet als één totaalbedrag.
2. De werkelijke uren, per klus en per man.
3. Het materiaal dat er echt in ging, plus het meerwerk.
4. Een vast moment waarop iemand die 2 kolommen naast elkaar legt.

Dat eerste punt wordt onderschat. Staat er op je offerte één prijs voor het hele pand, dan zie je achteraf dat het uitliep, maar niet waar. Een schilder rekent per ruimte, per ondergrond en per laag. In een offerte met 8 ruimtes zit al snel veel rekenwerk. Leg je daar één regel met het totaal aantal uren naast, dan blijft open of het de voorbehandeling was, de derde laag of dat ene trappenhuis.

Waarom de weekstaat de nacalculatie lastig maakt

Hier gaat het in de praktijk stuk. De uren komen binnen op een weekstaat, en die is per man per week ingedeeld. De klus is de eenheid die je wil meten, de week is de eenheid die je binnenkrijgt.

Bij een hovenier is dat op vrijdag één regel van 8 uur, verdeeld over 6 tuinen in de onderhoudsronde. Zo'n regel is achteraf niet te splitsen. Je kunt hem niet per klant factureren en niet per klus narekenen. Hoe uren per adres in de ronde wél per klant terechtkomen, lees je bij software voor hoveniers.

Het is geen slordigheid. Wie op donderdag 3 adressen heeft gedaan, weet op vrijdag niet meer of het tweede adres 3 of 4,5 uur was. Dus wordt het "ongeveer" ingevuld. Daarmee zegt de nacalculatie weinig meer: je rekent een geschat getal na met een ander geschat getal.

Zonder zicht op de cijfers verlies je er echt geld op

Niet weten hoe een klus liep, kost je geen overzicht. Het kost je geld, en het kost je dat 2 keer.

De eerste keer op de klus zelf. Uren en materiaal die niemand meer kan onderbouwen, gaan niet op de factuur. De extra laag, de extra rit, het snoeiwerk dat buiten het contract viel: gedaan en betaald, maar nooit in rekening gebracht.

De tweede keer op alle offertes daarna, en dat is de duurste. Een norm die niet klopt, corrigeert zichzelf niet. Hij gaat mee in je volgende offerte, en in die daarna. Dan is het geen pech op één klus meer, maar een rekenmanier die er structureel naast zit.

Zo'n fout kan lang meerijden. Een paar euro per m² te laag voel je niet per klus. Je ziet het pas bij de jaarcijfers.

Dan komt het vaak pas boven: bij de jaarafsluiting, als de projectresultaten op tafel liggen. Een klus die 20% uitliep, wordt zichtbaar op het moment dat er niets meer aan te doen is.

Beter rekenen helpt alleen als je weet hoe de vorige klus verliep.

Maak de nacalculatie een bijproduct van de bon

Het antwoord op "hoe doe je een nacalculatie" is niet een apart rekenmoment op kantoor. Het is de bon.

Vult de man op de klus zijn uren, zijn materiaal en het meerwerk in voordat de bus wegrijdt, dan is de nacalculatie al gedaan. Er hoeft alleen nog naar gekeken te worden. De klus is dan de eenheid, niet de week, en het verschil met de offerte staat er dezelfde dag. Welke velden daarvoor op zo'n bon horen, staat in wat moet er op een werkbon staan. Een werkbon-app op maat met de velden van jouw vak levert die regels aan zonder dat iemand ze overtypt.

Er moeten dan 3 dingen kloppen:

• De klus is de eenheid waarop je uren schrijft, niet de week.
• Er wordt ingevuld op de klus, niet op vrijdag uit het hoofd.
• Het verschil met de offerte is dezelfde week te zien, niet bij de jaarrekening.

Hoe vaak doe je het?

Per klus, zodra hij klaar is. Bij een klus van meerdere weken elke week, bij een onderhoudscontract per ronde. Loopt een klus van 3 weken in week 1 al uit, dan kun je in week 2 nog bijsturen, of het als meerwerk bespreken vóór je het werk doet. Een nacalculatie in maart over vorig jaar leert je misschien iets voor volgend seizoen. Geld levert het niet meer op.

Wil je weten waar bij jou de cijfers achterlopen? Doe de test: de automatisering scan is 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten. Je ziet de uitkomst meteen, per schakel van aanvraag tot boekhouding.