Werkbon maken in Excel: waar loopt het op vast?

Een werkbon maken in Excel kost je een middag. Je zet de kolommen neer die je nodig hebt, je bouwt er een optelling onder en je plakt je logo erboven. Als sjabloon werkt dat prima. Het loopt vast zodra er meerdere monteurs mee de bus in gaan: dan wordt de bon alsnog geprint, ligt hij tot vrijdag in die bus, en wordt hij op kantoor met de hand nagekeken en overgetypt.

Wat Excel wél goed doet

Excel rekent, en dat is de helft van een werkbon. Uren maal tarief, materiaal maal aantal, btw eronder.

Je kunt ook de velden neerzetten die bij jouw vak horen. Een installateur zet het merk en serienummer van het toestel erbij en de meetwaarden van de beurt. Een schilder zet er de ruimtes en het aantal lagen in. Een bonnenboekje uit de winkel kan dat niet. Welke velden er sowieso op horen, staat in wat er op een werkbon hoort.

Excel is dus niet het probleem. De vraag is waar de grens ligt.

1. De bon wordt ingevuld op de klus, niet achter een bureau

Een spreadsheet is gemaakt voor een scherm en een muis. Op een telefoon vallen de kolommen buiten beeld en tik je in de verkeerde cel. Dus wordt het bestand geprint en met pen ingevuld.

Vanaf dat moment heb je papier met een rekenformule erachter.

De bon gaat mee de bus in en komt terug wanneer de bus terugkomt. Doet een monteur meerdere klussen per dag, dan zijn dat evenveel bonnen die allemaal dezelfde weg terug moeten afleggen.

2. Wat in de kantlijn komt, past in geen enkele kolom

Op de klus komt er bijna altijd iets bij. Rot dakbeschot, een extra groep, een afvoer die verstopt blijkt. De monteur doet het en schrijft het in de marge.

Op kantoor weet niemand of de klant daar akkoord op gaf, dus blijft het vaak liggen. Wil je extra werk kunnen factureren, leg dan het werk, de prijs en het akkoord van de klant vast voordat je het uitvoert. Een krabbel in de kolom "opmerkingen" doet dat niet.

Met materiaal gaat het net zo. Op een vast sjabloon staan nooit alle artikelen die een monteur meeneemt, dus komt er "diverse fittingen" te staan. Daar valt op kantoor geen factuurregel uit te halen zonder te bellen.

3. Elke bon is een los bestand

Een sjabloon levert per klus een kopie op. Wil je weten hoeveel uur er in een klus zit, dan open je die bestanden een voor een en typ je de uren over.

Bij schilders zie je dat het scherpst. De uren gaan per man op een weekstaat, verdeeld over meerdere panden. Of een klus is uitgelopen, weet je pas als iemand die uren naast de offerte legt. In de praktijk gebeurt dat niet, of pas bij de jaarrekening. Hoe de weekstaat bij de klus terechtkomt, lees je bij software voor schilders.

En komt er 3 jaar later een klacht, dan moet de bon van die dag nog terug te vinden zijn. Met de foto's erbij.

Het knelpunt zit niet in het bestand

De meeste uitleg over werkbonnen in Excel stopt bij het sjabloon. Daarmee blijft het stuk buiten beeld dat de meeste tijd kost: de goedkeurstap.

Iemand moet de bon nakijken voordat er een factuur uit komt. Dat is terecht. Een bon met verkeerde uren of vergeten parkeergeld wil je niet ongezien versturen. Alleen is die iemand meestal één persoon, en dus wordt het verzameld. Vrijdagavond, of eind van de maand.

Overtypen is het symptoom. Het wachten is de kostenpost.

Gaat een factuur 10 dagen later de deur uit, dan schuift ook het moment op waarop je betaald kunt worden. En hoe langer de klus geleden is, hoe lastiger een vraag van de klant over de bon te beantwoorden is.

Wanneer Excel te klein wordt

3 signalen, en je hebt er maar één van nodig:

• Je print het bestand voordat het de deur uit gaat.
• Je typt de bon over in je boekhouding.
• Je kunt niet in één blik zien welke bonnen nog niet gefactureerd zijn.

Herken je die, dan is een beter sjabloon niet het antwoord. Wat je nodig hebt is een bon die op de telefoon wordt ingevuld voordat de bus wegrijdt, met de foto's en de handtekening er meteen in, en die daarna zelf de uren en de factuurregels aanlevert. Dat is wat een werkbon-app op maat doet: geen papier op een scherm, maar de bon als begin van een conceptfactuur die jij nog nakijkt. Waar je bij het opzetten daarvan op moet letten, staat in zelf een digitale werkbon maken.

Wat het bij jou scheelt, valt vooraf niet te beloven. Dat meten we eerst: hoelang doe je er nu over, en hoelang daarna. Levert het geen tijdwinst op, dan betaal je niet.

Waar verdwijnt de tijd in jouw bedrijf?

De werkbon is één schakel. De aanvraag, de offerte, de planning, de factuur en de boekhouding horen bij dezelfde keten, en meestal wacht de ene op de andere.

Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen waar het bij jou stokt.