Hoe maak je van een werkbon een factuur zonder alles over te typen?

Door op de bon al vast te leggen wat de factuur nodig heeft. Van een werkbon een factuur maken is dan geen overtypen meer: elke regel van de bon wordt een factuurregel. De uren tegen het tarief van deze opdrachtgever, het materiaal met aantal en eenheid, de toeslagen, en het extra werk dat de klant op de klus heeft afgetekend. Jij kijkt na of het klopt en verstuurt.

Dat is iets anders dan wat de pakketten erover zeggen. Daar heet het "omzetten met een klik". Wat die klik doet met een uur, een minimumtarief of een parkeerkaartje staat er niet bij. En daar is op kantoor alsnog werk aan.

Welke regel van de bon wordt welke factuurregel?

Pak een bon die nu op je bureau ligt en loop hem langs. Elke regel moet 2 dingen worden: een aantal en een prijs.

Uren. Per man en per dag, tegen het tarief dat voor deze opdrachtgever geldt. Heb je per klant een eigen prijslijst, en soms twee (één voor regulier werk en één voor spoed), dan bepaalt de bon welke van de twee geldt. Staat er alleen "8 uur" op, dan zoekt iemand op kantoor nog uit wie er was, op welke dag, en onder welke afspraak.

Materiaal. Aantal en eenheid, apart van de opmerkingen. "Diverse fittingen" bij de opmerkingen levert geen factuurregel op. Dan moet er iemand bellen.

Toeslagen. Avond- en nachtwerk, parkeergeld in de stad, machinehuur per dagdeel. Hier lekt het geld weg: staat het niet op de bon, dan komt het niet op de rekening.

Het minimumtarief. Een klus van 40 minuten wordt op de factuur het minimumtarief per bon, niet 40 minuten keer je uurtarief. Dat is een rekenregel en geen invulveld.

Het extra werk. Rot dakbeschot, een extra groep, een verstopte afvoer. Is het op de klus afgetekend met de prijs erbij, dan wordt het een factuurregel. Staat het in de kantlijn, dan durft niemand het te factureren.

Wat er dan op de bon moet staan

Een bon die dit kan dragen, legt meer vast dan wat er gedaan is. Het werkadres los van het klantadres, want bij een opdrachtgever met 12 panden is dat niet hetzelfde. Wie er was en op welke dagen, bij een klus van 3 dagen met 2 man. De aantallen in de eenheid waarin je rekent: m² dakvlak, meters leiding, of bij betonboren de boordiepte in cm maal de diameter maal de ondergrond. En het extra werk met de afspraak en de handtekening eronder, in dezelfde bon en niet in een appje ernaast.

Welke velden dat zijn verschilt per vak. Een bon die voor alle branches moet werken heeft die zelden allemaal, en daarom zijn digitale werkbonnen op maat per vak opgebouwd. De velden van een betonboorder zijn niet die van een installateur.

Blijft er dan nog iets te controleren?

Ja, en dat is ook de bedoeling. De controle wordt kleiner, hij verdwijnt niet. Je kijkt naar 3 dingen: wijkt de bon af van wat de offerte zei, staat er extra werk zonder akkoord van de klant, en kunnen de aantallen eigenlijk wel. Dat is iets anders dan de hele bon narekenen. Welke vragen je per bon stelt, staat in hoe je de werkbonnen van je monteurs controleert.

Dat verschil bepaalt wanneer de factuur weggaat. Zolang het narekenen een verzamelmoment is dat 1 persoon moet doen, gaat de rekening pas vrijdagavond of aan het eind van de maand de deur uit. De Order-to-Cash Monitor 2026 van Windesheim en 4CEE meet een gemiddelde betaaltermijn van 59 dagen, en 29 dagen extra als er discussie over de factuur ontstaat. Een rekening die 10 dagen later weggaat, wordt 10 dagen later betaald. Waarom dat batchen zo hardnekkig is, staat in waarom factureren na een klus zo lang duurt.

Bij installateurs zie je het in het klein terugkomen. De onderhoudsbeurten van een maand factureert iemand aan het eind van die maand in een keer, omdat hij dan pas gaat uitzoeken wat er onder het contract viel en wat niet.

Hoe het er op kantoor uitziet

De monteur vult de bon in je eigen bedrijfsapp in voordat de bus wegrijdt. Die regels worden factuurregels, met de klantprijzen, de toeslagen en het minimumtarief die je zelf hebt vastgelegd. Er staat dan een conceptfactuur klaar. Jij controleert en verstuurt.

Wat dat bij jou scheelt weten we vooraf niet, en we verzinnen er geen getal bij. We meten hoelang je er nu over doet voordat we bouwen, en we leggen samen vast waarop de tijdwinst beoordeeld wordt. Geen tijdsbesparing, dan niet betalen.

Wil je zien waar bij jou de tijd tussen klus en factuur blijft hangen, doe dan de test op /scan. 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet per schakel waar het werk stilstaat. Loopt het vast op de bon zelf, dan lees je op digitale werkbonnen op maat wat daar verandert.