Onderhoudsbeurten plannen zonder dat er één blijft liggen

Door de lijst niet op de maand bij te houden, maar op de laatste beurt per klant. Een jaarplanning die je in januari maakt, ziet er netjes uit. Vanaf oktober haalt het storingsseizoen hem onderuit. Wat je nodig hebt is één lijst waarop per klant staat wanneer hij voor het laatst een beurt kreeg. Dan valt een beurt die opschuift wel op, ook als niemand erom belt.

Waarom er een beurt blijft liggen

Tussen oktober en februari gaan storingen voor. Dat is ook logisch, want een klant zonder warm water wacht niet tot volgende week.

De onderhoudsbeurt van dinsdag schuift dus naar de week erna. Daarna schuift hij nog een keer. Niemand mist hem, want er staat nergens dat hij nog moet gebeuren. In maart en april komen de contractverlengingen eraan en gaat de aandacht daarnaartoe.

Je merkt het pas als de klant zelf belt. Of als je monteur voor een storing komt, de sticker op de ketel ziet en terugrekent wanneer de vorige beurt was.

Bij hoveniers gaat het net zo met de onderhoudsronde. Daar verzet het weer de ronde in plaats van een storing. Het patroon is hetzelfde: wat verschuift en nergens apart staat, komt niet terug.

Wat er per onderhoudsklant vast moet staan

Deze lijst hangt aan de klant en aan zijn toestel. In een weekagenda past hij niet, want hij loopt over het hele jaar heen. Per klant hoort er dit op:

• Het contract — hoeveel beurten per jaar, en vanaf welke datum het loopt
• Het toestel — merk, type en serienummer, en waar het hangt
• De laatste beurt — de datum, en wie hem deed
• Wat er toen is gedaan — de bon van die beurt, met de meetwaarden erop
• De maand van de volgende beurt — geteld vanaf de laatste beurt, niet vanaf het contract

Die laatste twee regels zijn waar het meestal misgaat. Op een jaarlijstje staat de maand wel en de laatste beurt niet. Je kunt dan niet zien of een beurt is overgeslagen, alleen wat je ooit van plan was. Een lijst die per klant en per toestel meeloopt, is het uitgangspunt van software voor installatiebedrijven.

Hoe je ziet welke klant te lang wacht

Sorteer niet op de geplande maand, maar op de datum van de laatste beurt. Bovenaan staat wie het langst wacht. Dat is één handeling, en de hele achterstand staat in beeld.

Een beurt die van november naar januari schuift is geen probleem. Een beurt die van november naar mei schuift wel. Stel dat het contract 1 beurt per jaar is: dan zit er 18 maanden tussen twee beurten, en dat moet je aan die klant uitleggen.

Neem daarom een vast moment in de maand. Eerste week, lijst erbij, en bel of mail iedereen die over de afgesproken termijn heen is. Dus niet alleen wie deze maand aan de beurt is, want dat zijn precies de klanten die nog wel even kunnen wachten.

Werkt dit in een gedeeld bestand?

Een tijd wel. Het gaat mis zodra een beurt op de klus zelf wordt verzet. De monteur spreekt aan de deur iets anders af, en 's avonds staat in het bestand nog de oude datum. Dat is hetzelfde probleem als bij een planning voor je monteurs: het bestand klopt alleen zolang iemand het bijwerkt.

Met 2 monteurs lukt dat nog. Hoe meer contracten erbij komen, hoe vaker het bestand achterloopt op wat er werkelijk is afgesproken.

Hoe het werk eruitziet als de lijst zich bijhoudt

In je eigen bedrijfssysteem hangt de beurt aan de klant en aan het toestel. De monteur tekent de bon af op de klus, en daarmee staat de laatste beurt op de klant met de volgende maand erbij. Je krijgt op tijd door wie aan de beurt is, en je ziet wie er langer op wacht dan je hebt afgesproken. Wie waar heen gaat, bepaal jij nog steeds zelf.

Bij Easy Sedum kostte het bijhouden van het klantenbestand en de planning 120 minuten per week. Na de bouw schat de bedrijfsleider dat op 10 minuten. De tijd vooraf hebben we samen vastgelegd, het cijfer erna is zijn eigen inschatting. Dat is 1 bedrijf in een ander vak, geen gemiddelde voor het jouwe.

Wat er bij een installatiebedrijf verder aan vasthangt, van de bon tot de factuur, staat op de pagina over software voor installatiebedrijven.

Waar verdwijnt de tijd in jouw bedrijf?

De Ketenscan loopt langs de 6 schakels van aanvraag tot boekhouding. Het zijn 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten werk, en je uitslag staat er meteen. Doe de test en kijk waar de tijd in jouw bedrijf verdwijnt.