Hoe maak je een planning voor je monteurs?

Een planning voor je monteurs maak je door per dag vast te leggen wie waar heen gaat, wat hij daar doet en hoe lang je denkt dat het duurt. Dat is het makkelijke deel. Het werk zit in wat daarna komt: iedereen laten weten wat er verandert nadat je hem gemaakt hebt. Daar loopt het vaak vast, niet bij het maken zelf.

Wat er minimaal in moet staan

Per klus leg je 5 dingen vast:

• Wie — welke man of welk koppel erheen gaat.
• Waar — adres en contactpersoon, niet alleen de plaatsnaam.
• Wat — onderhoud, storing of aanleg, en wat er de vorige keer is gedaan.
• Hoe lang — de tijd die je inschat. Zonder die inschatting kun je achteraf niet zien of het klopte.
• Wat hij nodig heeft — materiaal dat mee moet of dat hij onderweg ophaalt.

Meer hoeft er niet in. De planningspakketten die je vindt als je hierop zoekt, houden ook reistijd, competenties en voorraad bij. Dat is vaak gebouwd voor bedrijven met tientallen monteurs. Met een kleinere ploeg is een planning die alleen deze 5 velden heeft, maar die wel klopt, meer waard dan een volledige die niemand bijhoudt.

Het maken is niet het probleem

De planning staat in een Excel of op een whiteboard. Wie waar heen moet, geef je per persoon door. Een appje 's avonds, een telefoontje 's ochtends.

Half zeven, 3 appjes. Om negen uur belt de eerste die het niet gelezen heeft.

Het overzicht zit in één hoofd: dat van jou, of dat van degene die plant. Nergens staat in één blik wie waar is. Dus komt elke vraag erover bij die ene persoon terecht, en die vragen komen de hele dag. Ga je een dag weg, dan gaat de planning met je mee.

Een gedeeld bestand lost dat maar half op. Iedereen kan er dan in kijken. Maar hij moet zelf zoeken waar hij staat en zelf zien of er iets veranderd is. Dat doet niemand om half zeven met een kop koffie in de bus.

Wat er gebeurt als een klus uitloopt

Doet een monteur meerdere klussen op een dag en loopt de eerste een uur uit, dan schuift de rest van die dag mee. Op papier schuift er niets. Je hoort het als de klant van 15:00 uur belt waar de monteur blijft.

Storingen maken het scherper. Die komen tussen het geplande werk door binnen, en in het storingsseizoen komen er meer. Bij een hovenier doet het weer hetzelfde: een dag regen verzet een halve week aan onderhoudsrondes, en elk adres moet opnieuw worden doorgegeven. Hoe dat bij een installatiebedrijf in een eigen systeem gaat, lees je bij software voor installatiebedrijven.

Een planning die niet meeschuift, is geen planning. Het is een foto van maandagochtend.

Daarom is de vraag bij het maken niet "wat past er allemaal in een dag", maar "wat gebeurt er met de rest als de eerste klus uitloopt". Laat ruimte. Een dag die op papier vol staat, is een dag die vanaf 10:00 uur niet meer klopt.

Heb je hier een pakket voor nodig?

Niet meteen. Je kunt vandaag al 3 dingen doen: zet de 5 velden hierboven vast in je bestand, spreek af dat een wijziging maar op één plek gebeurt, en zet de storingen van deze week apart op een rij. Die laatste is meteen je meting: dan weet je hoeveel ruimte je per dag echt nodig hebt.

Wat je daarmee niet oplost, is het doorgeven. Daarvoor moet iedereen zijn eigen dag op zijn telefoon zien, en moet een wijziging vanzelf bij de juiste man terechtkomen. Niet het hele bestand, zijn dag. Dat is wat automatisering op deze plek betekent: het uitzoekwerk van 's ochtends verdwijnt, het plannen zelf niet.

Bij Easy Sedum ging het bijhouden van het klantenbestand en de planning van 120 naar 10 minuten per week. De tijd vooraf is samen vastgelegd, de tijd erna is hun eigen inschatting. Het is één bedrijf, één manier van werken, geen gemiddelde en geen belofte over jouw bedrijf. Wat het laat zien: de tijd zit niet in het plannen, maar in het bijhouden en het rondbellen eromheen.

Waar verdwijnt jouw tijd?

De planning is één van de 6 schakels waar een vakbedrijf doorheen werkt: aanvraag, offerte, planning, werkbon, factuur, boekhouding. Bij de een lekt de tijd weg in de planning, bij de ander bij het narekenen van de bonnen.

Wil je weten waar dat bij jou zit? Doe de test. 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen welke schakel bij jou het meeste kost.