Waarom moet de klant de werkbon tekenen?

Met een handtekening op de werkbon bevestigt de klant op het moment zelf wat er is gedaan: de uren, het materiaal en eventueel extra werk. Dat helpt als er later een vraag komt over de factuur of over het werk. De handtekening is steun voor je verhaal, geen garantie dat je elke discussie wint. Hoe sterk ze is, hangt vooral af van wat er op de bon staat.

Waar de klant voor tekent

Wat een handtekening betekent, hangt af van wat er boven staat. Staat er "voor akkoord uitgevoerde werkzaamheden", dan bevestigt de klant de inhoud van de bon: welk werk, hoeveel uur, welk materiaal.

Daar zit ook de zwakke plek. Een handtekening onder een halve bon legt maar de helft vast. Staat het extra werk alleen in de kantlijn, of staat er "diverse materialen", dan heb je daar weinig aan. Wat er minimaal op hoort, staat in wat moet er op een werkbon staan.

Eerst compleet invullen. Dan pas laten tekenen.

3 dingen die je uit elkaar houdt

Een handtekening onder de bon aan het eind van de dag is niet hetzelfde als een afspraak vooraf. Houd deze 3 dingen apart:

• Akkoord op de uitvoering — de klant ziet wat er is gedaan en tekent daarvoor. Dat gebeurt achteraf.
• Akkoord op extra werk — de klant zegt ja tegen werk dat niet in de opdracht stond. Dat hoort vooraf, voordat je het doet.
• Akkoord op de prijs van dat extra werk — de klant weet wat het ongeveer gaat kosten, of hoe je het berekent. Ook dat hoort vooraf.

Een handtekening achteraf onder "dakbeschot vervangen" laat zien dat het werk is gedaan. Het laat niet vanzelf zien dat de klant vooraf wist dat het extra geld kost.

Extra werk: vastleggen voordat je begint

Een dakdekker legt het dak open en vindt rot dakbeschot. Dat moet eruit. Het handigste moment om het te regelen is nu, op het dak, en niet vrijdag op kantoor. Hoe meerwerk op de bon terechtkomt, lees je bij software voor dakdekkers en software voor aannemers en bouwbedrijven.

Leg in dat geval 3 dingen vast voordat je het uitvoert. Wat er extra moet gebeuren en waarom, met een foto erbij. Wat het kost of hoe je het berekent. En dat de klant akkoord is, met zijn handtekening onder die regel of een bevestiging per bericht.

Voor wijzigingen of toevoegingen die de klant wil, zegt de wet dat je alleen een hogere prijs kunt vragen als je de klant tijdig op die prijsverhoging hebt gewezen, tenzij hij dat zelf had moeten begrijpen (artikel 7:755 BW). Een vastgelegde afspraak vooraf is de makkelijkste manier om te laten zien dat je dat hebt gedaan.

Je hoort ook weleens een grens van 10%. In de wet gaat dat over iets anders: een afgesproken richtprijs mag niet meer dan 10% worden overschreden, tenzij je de klant zo tijdig mogelijk hebt gewaarschuwd (artikel 7:752 BW). Dat is geen algemene regel voor meerwerk. Wat er voor jouw klussen geldt, hangt ook af van je contract en je voorwaarden.

De vraag komt soms pas jaren later

Geef je bijvoorbeeld 10 jaar garantie op een dak, dan kan een vraag over het werk lang na de klus komen. Een installateur krijgt een melding over lekkage na een paar winters. Een schilder krijgt een mail dat het bladdert.

Dan wil je laten zien wat er is gedaan en in welke staat het was toen je begon. Foto's van voor en na en een getekende bon helpen daarbij. Ze beslissen niet automatisch wie gelijk heeft, maar zonder bewijs sta je er zwakker voor.

Waarom de monteur hem wel laat zetten

De handtekening halen is niet moeilijk. Eraan denken op de klus wel.

Het argument voor de monteur is niet dat kantoor het nodig heeft. Het argument is dat hij later niet uit zijn geheugen hoeft te vertellen wat hij heeft gedaan. De bon, zijn foto's en de handtekening van de klant laten dat zien. Een bon die hem zelf helpt, vult hij eerder volledig in dan een bon voor kantoor.

Een getekende bon moet je ook terugvinden

Op papier gaat de bon mee in de bus, ligt daar tot vrijdag en wordt op kantoor nagekeken voordat de factuur weg kan. De handtekening heb je dan wel, maar niemand anders kan erbij en de factuur wacht.

Bewaren komt er nog bij. De Belastingdienst gaat uit van een bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie, en een werkbon onder een factuur hoort daarbij. Loopt je garantie langer, houd de bon dan aan zolang die loopt. Belangrijker nog dan of je de bon van jaren terug hebt: of je hem snel vindt.

Wordt de bon op de klus ingevuld en daar getekend, dan staat alles binnen voordat de bus wegrijdt: uren, foto's, extra werk en de handtekening in hetzelfde document, op één plek terug te vinden. Zo werkt een werkbon-app op maat in je eigen bedrijfsapp.

Waar staat het bij jou vast?

Loop je eigen werkwijze eens langs. Waar wordt er getekend, en waar gaat het op vertrouwen? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.