Hoe vind je als dakdekker bij een lekkage terug wat je jaren geleden op dat dak deed?

Dat vind je terug als het bij het adres staat en niet bij de klus. Per dakvlak de opbouw die erop ging, foto's vóór en ná, en het meerwerk dat je onderweg tegenkwam. Staat dat bij elkaar, dan beantwoord je de vraag van de klant zonder te zoeken. Staat het verspreid over een bonnenmap, een telefoon en het hoofd van de man die er toen op stond, dan begint het zoekwerk.

De klant belt in november. Zijn dak lekt, en jij legde het er 4 jaar geleden op. Hij wil weten wat je destijds hebt gedaan en of dit onder de garantie valt. Jij wil weten of er isolatie onder zat, welke bedekking erop ging, en of er toen al iets aan de opstanden mankeerde.

Waarom je het 4 jaar later niet meer weet

Op het dak weet je het allemaal. Je ziet de oude laag, je ziet het beschot, je maakt foto's. Die kennis zit op dat moment in de opname, in een paar foto's op een telefoon en in de bon die mee terug gaat in de bus.

Daarna gaat elk stuk een andere kant op. De bon gaat naar kantoor voor de factuur. De foto's blijven op de telefoon staan, of gaan naar een groep waar ze tussen de rest verdwijnen. De opname zit in de offerte, en die bewaar je per jaar, niet per adres.

Alles is er dus nog. Alleen niet bij elkaar, en niet onder de naam van dat dak.

Bij dakdekkers weegt dat zwaarder dan in de meeste vakken. Je geeft 10 jaar garantie, en de lekkagediscussie komt pas jaren later. Een bon met alleen uren en materiaal is dan te weinig. Je wil het dak zelf terug kunnen zien, en dat vraagt iets van de plek waar het staat. Dat is waar software voor dakdekkers meer moet doen dan bonnen bewaren.

Wat je per dakvlak vastlegt, op het dak zelf

De fabrikant vraagt het ook. In het certificaat van een verzekerde dakgarantie vul je per dakvlak het aantal m² in, plus de opbouw: ballastlaag, toplaag, onderlaag, isolatie, dampremmende laag en onderconstructie, elk met type en productnaam. Een dak met 3 vlakken wordt 3 keer gespecificeerd.

Dat is dezelfde lijst die je jaren later nodig hebt. Leg hem dus vast op het moment dat je hem voor je ziet:

• Per dakvlak het nummer of de naam, de m² en de opbouw die erop ging.
• Wat eronder zat: isolatie of niet, de staat van het dakbeschot, de oude bedekking die eraf ging.
• Foto's vóór en ná, per dakvlak en niet 1 keer voor het hele dak.
• Opstanden, randen en details: waar je bent opgegaan en wat je daar hebt gedaan.
• Meerwerk: rot beschot dat pas bij openleggen zichtbaar werd, met de afspraak die je er toen over maakte.

Dat laatste punt ontbreekt het vaakst. Je ziet rot beschot, je belt de klant, hij zegt ja, jij vervangt het. Op het dak is dat helder. Op de bon staat in de kantlijn "beschot" en verder niets. Over dat akkoord zelf gaat waarom de klant de werkbon tekent.

Het onderhoud hoort bij hetzelfde dossier

Een garantie van 10 jaar staat niet los van wat er daarna met het dak gebeurt. In de voorwaarden van een verzekerde dakgarantie staat dat het dak minstens jaarlijks geïnspecteerd en onderhouden moet worden, en dat de opdrachtgever dat moet kunnen aantonen. Schade door te weinig onderhoud valt erbuiten.

Je moet dus 2 dingen kunnen laten zien als die vraag komt: wat je hebt aangelegd, en wat je de klant hebt meegegeven over het onderhoud. Een onderhoudsvoorschrift voor dit dak, getekend voor ontvangst, hoort daarom in dezelfde map als de bon en de foto's. Niet als bijlage bij een mail van 4 jaar terug.

Hoe het loopt als alles aan het adres hangt

De man op het dak vult de bon in je eigen bedrijfsapp in, voordat de bus wegrijdt. De foto's, de opbouw per dakvlak en het afgetekende meerwerk zitten in diezelfde bon. Die bon hangt aan het adres en niet aan de maand waarin je factureerde. Belt de klant in november, dan zoek je op zijn adres en zie je het dak terug zoals je het hebt opgeleverd.

Waar staat het bij jou?

Dit kun je zelf nagaan zonder iets te veranderen. Pak een dak dat je 3 jaar geleden hebt gelegd. Zoek de opbouw per dakvlak, de foto's vóór en ná, en het meerwerk dat erbij kwam. Vind je het in 1 keer, dan zit je goed. Moet je 3 plekken af en iemand bellen die er toen bij was, dan weet je waar het straks misgaat.

Wil je weten waar de tijd in jouw bedrijf verdwijnt, van aanvraag tot boekhouding? Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen waar het bij jou vastloopt. Wat dat voor een dakdekkersbedrijf betekent, staat op de pagina over software voor dakdekkers.