Hoe krijg je als installateur nieuwe groothandelsprijzen in je offertes zonder overtypen?

Door je prijzen in een eigen laag te zetten, los van je artikelen en los van je formules. Een nieuwe prijslijst is dan één handeling, en elke offerte die je daarna maakt rekent met de nieuwe getallen. Staan de groothandelsprijzen in je offertes verspreid over tabbladen en rekenregels, dan moet je ze stuk voor stuk opzoeken. Daarom blijft het liggen.

De mail van de Technische Unie komt op een dinsdag, met nieuwe netto prijzen. Jij staat die week zelf op de klus. De offerte die je donderdag na tienen de deur uit doet, rekent nog met de oude.

Je merkt er niets van. Een te lage prijs win je misschien zelfs. Pas bij de jaarcijfers zie je dat er marge af is gegaan, en dan weet niemand meer op welke klussen precies.

Waarom een prijswijziging nu een avond kost

Bij de meeste installatiebedrijven staat een materiaalprijs op 2 plekken tegelijk. Een keer bij het artikel, overgenomen uit het 2BA-artikelbestand of uit de webshop van de groothandel. En nog een keer in de rekenregel van je offertebestand, waar je netto prijs na staffel en korting al in een formule is verwerkt.

Werk je de ene bij, dan blijft de andere staan. En omdat die formules door de jaren heen zijn meegegroeid, weet alleen de man die ze maakte nog waar welk getal vandaan komt. Dat is dezelfde man die overdag op de klus staat.

Een prijsverhoging gaat daarom bijna nooit door je hele bestand heen. Hij gaat door de artikelen die je die week toevallig nodig had. Hoe je dat bestand zelf kunt opschonen staat in calculatie maken in Excel.

Zet je prijzen in een eigen laag

Een eigen laag vraagt 3 lijsten. Je artikelen staan op één lijst, met nummer en omschrijving. Je prijzen staan ernaast, per leverancier, met de datum waarop je ze voor het laatst ophaalde. Je opslag en je staffels staan er weer naast, als jouw regels, niet als een getal dat ergens in een cel is ingetikt. Zo trekt software voor installatiebedrijven die lagen uit elkaar.

Een nieuwe prijslijst inlezen is dan één handeling op één scherm. Je offertes veranderen niet met terugwerkende kracht, want een verstuurde offerte houdt de prijs van de dag waarop je hem maakte.

Wat je verder niet meer hoeft over te typen

De prijslijst is niet het enige dat heen en weer gaat. Loop je eigen week eens langs.

De offerte van je leverancier. Voor een groter werk vraag je materiaal op bij de groothandel. Die regels en inkoopprijzen typ je daarna over in je eigen calculatie. Bij Adodak, een dakdekkersbedrijf met een eigen systeem, ging een grote offerte vanuit de leveranciersofferte van 30 naar 5 minuten. Beide tijden zijn de inschatting van de eigenaar zelf, geen stopwatchmeting.

Het artikelnummer en de omschrijving. Die staan al bij de groothandel. Toch tikt iemand ze per offerte opnieuw in, met de tikfouten die daarbij horen. Een artikellijst die je doorzoekt op een paar letters scheelt dat hele rondje langs de webshop.

De gegevens uit de aanvraag. Naam, adres en wat de klant vraagt komen binnen per mail of via een formulier, en gaan daarna met de hand je klantenbestand en je offerte in. Bij Easy Sedum, een bedrijf in sedumdaken, ging een offerteaanvraag van 45 naar 3 minuten. Ook daar is de tijd achteraf de eigen inschatting van de klant.

De inkoopfactuur van dezelfde klus. Die komt weken later binnen en zou naast de offerte moeten, om te zien of je dezelfde prijzen betaalt als waarmee je rekende. Bij Adodak kostte dat 1 tot 2 uur per keer en gebeurde het daardoor nooit. Nu staat het er in 5 minuten naast.

Wat je al in de offerte zette. De werkomschrijving, het adres en het materiaal staan er. Ze horen op de bon van de monteur te komen en daarna op de factuur, zonder dat iemand ze een tweede en een derde keer intikt.

5 keer dezelfde gegevens. Elke keer dat je ze overzet kan er een getal verspringen, en elke keer wacht het op iemand die er tijd voor heeft.

Hoe het eruitziet als het wel klopt

De winst zit niet in snelheid. Elke offerte rekent met dezelfde prijzen, ook die van je kantoorkracht terwijl jij op een dak staat. Een prijsverhoging voer je één keer in. Een ISDE-variant naast de standaarduitvoering is dezelfde calculatie met een andere regel. En omdat de keten doorloopt tot in je boekhouding, ligt de inkoopfactuur er bij binnenkomst al naast.

Wat je deze week al kunt doen

Zet achter elke prijs in je bestand de datum waarop je hem ophaalde, en kijk daarna welke ouder zijn dan je laatste prijslijst. Begin bij de artikelen die het vaakst op een offerte staan. Leg bij je volgende 10 offertes een streepje voor elk gegeven dat je overtikt uit een ander scherm. Dat getal zegt meer over waar je avonden heen gaan dan welke prijslijst dan ook.

Werkt dat bij jou anders, dan is dat precies wat Scorpio Agents nabouwt in software voor installatiebedrijven. Doe de test en kijk waar de tijd in je eigen bedrijf verdwijnt. 12 vragen, ongeveer 2 minuten, en je ziet per schakel hoe het er nu voor staat.