Kun je een offerte door ChatGPT laten maken?

De tekst wel. Voor de prijs heb je meer nodig. Offerte maken met ChatGPT werkt goed voor de omschrijving van het werk, de uitgangspunten en de mail eromheen. Een prijs die je kunt versturen vraagt jouw inkoopprijzen, je uurtarief en je staffels, en een manier van rekenen die elke keer hetzelfde uitkomt. Die kent ChatGPT niet uit zichzelf.

Offerte maken met ChatGPT: wat hij goed doet

Hij schrijft de begeleidende tekst. De omschrijving van het werk, de uitgangspunten, de mail waarin je de offerte verstuurt. Dat is typewerk dat je niet meer zelf hoeft te doen.

Nakijken kan ook. Plak je offerte erin, zonder klantgegevens, en vraag of er iets ontbreekt of onduidelijk is. Wat er in een offerte hoort, staat in wat moet er in een offerte staan.

Controleer daarna wel wat hij schrijft. Een voorwaarde of uitgangspunt dat netjes klinkt, hoeft niet te kloppen voor jouw klus.

Waar het lastig wordt: de prijs

Een dakdekker rekent met dakvlak in m², strekkende meters opstanden, isolatiedikte, toeslagen voor hoogte en steiger en de afvoer van oud dakleer. Een betonboorbedrijf rekent met boordiepte, diameter en ondergrond, met een minimumtarief per bon en soms een andere prijslijst per opdrachtgever. Hoe zo’n rekenwijze in een eigen systeem staat, lees je bij software voor dakdekkers en software voor aannemers en bouwbedrijven.

Die getallen staan in jouw hoofd of in jouw spreadsheet. ChatGPT heeft ze niet, tenzij je ze zelf meegeeft.

Vraag je toch om een bedrag zonder iets mee te geven, dan komt er een bedrag. Dat is dan een schatting op basis van algemene informatie. Het staat los van jouw kostprijs, ook als het er overtuigend uitziet.

3 dingen die je uit elkaar houdt

Bij "kan AI rekenen" lopen 3 vragen door elkaar.

• Heeft het model jouw gegevens? Zonder inkoopprijzen, uurtarief en staffels is er geen prijs van jou. Dat ligt niet aan ChatGPT, dat geldt voor elk hulpmiddel dat die gegevens niet heeft.
• Kan het rekenen met wat je meegeeft? Upload je een prijslijst of spreadsheet, dan kan ChatGPT daarmee rekenen. Het resultaat hangt wel af van wat er in dat bestand staat en hoe je de vraag stelt. Een uitzondering die alleen in je hoofd zit, neemt hij niet mee.
• Liggen de rekenregels vast? In een rekenmodel staan je staffels, toeslagen en marges op één plek. Elke offerte wordt op dezelfde manier uitgerekend, wie hem ook maakt. Dat is iets anders dan per gesprek opnieuw uitleggen hoe je rekent.

Tools die beloven dat AI je offerte maakt, kunnen die laatste 2 combineren. AI leest dan bijvoorbeeld de aanvraag en vult de gegevens in. De prijs komt uit vastgelegde prijzen en regels. Vraag bij zo'n tool dus: met wiens prijzen rekent hij, en waar pas ik die aan?

Een verkeerde prijs merk je later

Een tekst die niet lekker loopt, zie je meteen en herschrijf je. Een te lage prijs staat in de opdracht zodra de klant tekent. Rekenen om kwart over negen 's avonds, na een dag op de klus, maakt die kans niet kleiner.

Daarom telt consistentie meer dan snelheid. Wie de offerte ook maakt, hij komt op dezelfde prijs uit: dezelfde staffel, dezelfde toeslag, dezelfde marge. Past je leverancier zijn prijzen aan, dan wil je dat op één plek doen en niet in 10 tabbladen of 10 gesprekken.

Wat je hier morgen mee kunt

Laat ChatGPT de tekst doen en houd de prijs in je eigen rekenwerk. Geef je hem toch prijzen mee, controleer dan elk bedrag, want hij noemt een fout bedrag net zo zeker als een goed.

Kijk daarna waar de tijd in je offertes werkelijk zit. Vaak is dat niet het schrijven, maar het uitrekenen en het overtypen van wat al is uitgerekend.

Dat deel kun je vastleggen. Bij Easy Sedum komen de gegevens van een aanvraag er meteen uit, het rekenwerk volgt dezelfde rekenwijze die eerst met de hand ging, en de offerte staat klaar ter controle voordat hij weggaat. De tijd per offerteaanvraag ging daar van 45 minuten naar 3 minuten. De tijd van vóór de bouw is samen vastgelegd, de tijd van nu is hun eigen inschatting. Lees het klantverhaal, of bekijk hoe offertes en calculatie in je eigen bedrijfsapp werken.

Wil je eerst zien waar bij jou de tijd blijft? De automatisering scan stelt 12 vragen over je eigen bedrijf en laat zien waar volgens je antwoorden het knelpunt zit.