Kun je een offerte automatisch laten maken?

Ja, zodra jouw manier van rekenen ergens is vastgelegd. Je vult de maten van de klus in en de prijs rolt eruit. Een automatische offerte maken begint dus niet bij een sjabloon dat zichzelf invult, maar bij de prijsopbouw erachter.

Dat is precies het deel dat nu je avond kost.

Drie dingen heten "automatisch"

Ze schelen alle drie iets anders.

Gegevens die zichzelf invullen. Klantnaam, adres, vaste voorwaarden, je huisstijl. Dat kan elk offerteprogramma, en de meeste boekhoudpakketten ook. Het scheelt typewerk.

De tekst laten schrijven. De omschrijving van het werk, de uitgangspunten, de mail eromheen. Daar is AI goed in. Waar dat ophoudt, staat in kun je een offerte door ChatGPT laten maken: de tekst lukt, de prijs niet.

De prijs laten uitrekenen volgens jouw eigen opbouw. Alleen dit neemt het rekenwerk over.

Over de eerste twee circuleren allerlei percentages tijdwinst, meestal zonder meting eronder. Kijk liever even waar jouw avond aan opgaat. Vaak is dat niet het typen.

Het rekenen zit in één hoofd

Bij veel vakbedrijven staat de prijsopbouw op één plek: in het hoofd van de eigenaar, of in een spreadsheet die alleen hij snapt.

Een dakdekker rekent per m² dakvlak, plus strekkende meter opstanden, isolatiedikte, hoogte- en steigertoeslag en de afvoer van het oude dakleer. Een hovenier rekent aanleg per m² bestrating, grondwerk per m³, beplanting per stuk, en onderhoud als contract met een aantal beurten per jaar. Per vak lees je meer bij software voor dakdekkers en software voor hoveniers.

Een offerteprogramma geeft je een net sjabloon. Past jouw rekenwijze daar niet in, dan blijft het rekenwerk staan waar het stond.

Daardoor kan maar één man de prijs maken, en die staat overdag op de klus. Dus wordt de offerte 's avonds gemaakt. Dat is geen tijdsprobleem maar een capaciteitsprobleem.

Wat er vast moet liggen voordat een offerte automatisch kan

Je prijzen op één plek. Niet verstopt in formules, verdeeld over 10 tabbladen. Verandert een inkoopprijs en vergeet je één tabblad, dan staat die prijs op elke offerte verkeerd. Aan de offerte zie je dat niet, aan de jaarcijfers wel.

Je staffels, toeslagen en marges. Uitgeschreven zoals jij ze toepast, niet zoals een pakket ze bedacht heeft. Dit is het werk dat je één keer doet.

De uitzonderingen. Voorrijkosten boven een bepaalde afstand, een toeslag voor werken op hoogte, een minimumbedrag voor kleine klussen. Wie dat uit het hoofd toepast, doet dat bij elke offerte opnieuw. Eenmaal vastgelegd rekent het elke keer op dezelfde manier.

Wat mensenwerk blijft. Opnemen op locatie. De maten, de foto's, de vraag of dat dakbeschot er nog goed uitziet. Daar gaat niets vanzelf, en dat hoeft ook niet: dat is het deel waar je verstand van hebt.

Dezelfde prijs, wie hem ook maakt

Snelheid is het makkelijkste argument. Consistentie is het sterkste. Wie de offerte ook opstelt, hij komt op dezelfde prijs uit: dezelfde staffel, dezelfde toeslag, dezelfde marge.

Een verkeerde prijs kan je meer kosten dan een trage offerte. Om kwart over negen 's avonds rekenen, na 10 uur werken, is precies hoe zo'n fout ontstaat.

Tijd telt ook mee. Een klant die op je offerte wacht, wacht liever niet tot jij een vrije avond hebt.

Bij Easy Sedum, een bedrijf in sedumdaken, ging een offerteaanvraag van 45 naar 3 minuten. Alleen het uitrekenen van wat er op het dak moest, kostte daarvoor al 30 minuten per aanvraag. Niet de tekst ging sneller, maar het rekenen en het overtypen. De tijd vooraf is samen vastgelegd, de tijd erna is hun eigen inschatting. Het is één bedrijf, geen gemiddelde. Hoe dat werkt, lees je bij offerte en calculatie.

Wanneer is het de moeite?

Dat hangt af van herhaling, niet van de grootte van je bedrijf. Reken je elke week dezelfde soort klus door, met andere maten, dan valt er een model onder te leggen. Doe je één keer per jaar een project dat nergens op lijkt, dan blijft dat handwerk.

In Excel kom je een heel eind, tot je bedrijf groeit. Waar dat vastloopt, staat in offerte maken in Excel.

En zodra het model er ligt, maakt het niet meer uit wie er aan de knoppen zit. Je eigen bedrijfsapp rekent met jouw prijzen en zet de offerte klaar, ook als jij op een dak staat. Jij kijkt hem na voordat hij de deur uit gaat.

Wil je weten waar in jouw bedrijf de tijd verdwijnt? Doe de test op de automatisering scan: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen waar het vastloopt.