Wat kun je als vakbedrijf aan AI overlaten in je administratie, en wat niet?

AI gebruiken voor je administratie werkt op de plekken waar iets gelezen of geschreven moet worden: een aanvraag uit de mail, een werkomschrijving van de opdrachtgever, een leveranciersofferte, de maten op een tekening. Je meet 's middags het dak op en zit 's avonds de offerte te rekenen, met die tekening ernaast. Rekenen, plannen en factureren laat je er niet aan over. Dat moet elke keer hetzelfde uitkomen, met je eigen prijzen. En wat naar een klant gaat, kijk je zelf na.

Wat kun je AI laten lezen?

Alles wat in woorden binnenkomt en daarna in een veld moet staan. Een dakdekker zei het in een gesprek zo: "Uit de mail van de opdrachtgever moet wat er gedaan moet worden gelijk in dat veld worden gedropt." Dat is leeswerk. En het is nooit 2 keer hetzelfde opgeschreven.

Bij een installateur komt een storingsmelding binnen met het merk, het toestel en een half verhaal over wat de klant hoort; daar hoort een storingsbon uit te komen met de juiste klant en het juiste toestel erop. Een aannemer krijgt in de mail van de opdrachtgever een werkomschrijving die iemand op kantoor omzet naar posten. En een leveranciersofferte is een pdf met materiaalregels en inkoopprijzen die je naast je eigen calculatie wil leggen.

Dat is 3 keer dezelfde handeling: lezen wat er staat en het op de juiste plek zetten. Daarna loopt het door, en dat is automatisering voor vakbedrijven: de volgende stap staat klaar zonder dat iemand iets overtypt.

Kan AI een bouwtekening of een bestek uitlezen?

Voor wat er in maten en tekst op staat: ja. Ruimtes en m², dakvlakken, posten uit een bestek, de regels voor een materiaalstaat. Die maten weet je zelf, en daar begin je ook mee. Alleen zitten ze nu in een tekening op de bus en moeten ze met de hand in een Excel.

Wat er niet uit komt, is of dit de laatste versie van de tekening is. Op een klus liggen vaak meerdere versies naast elkaar. Daarom blijft dit de regel: de uitgelezen maten komen als voorstel in beeld, jij vult aan wat je bij de opname zag, en pas daarna gaat er iets rekenen.

En een legplan, kan AI dat maken?

Een legplan maken is 2 dingen: de tekening uitlezen, en daarna indelen.

Het uitlezen gaat goed. Dakvlakken en hun maten, de schoorsteen en de dakramen, de ruimtes en waar de verdeler staat.

Het indelen is rekenen. Hoeveel panelen op dat dakvlak passen hangt af van je paneelmaat en van de afstand die je aanhoudt tot de dakrand en de rij ernaast. Bij vloerverwarming hangt het af van de lusafstand per ruimte en van de maximale lengte per lus. Dat zijn vaste maten en vaste regels van je eigen bedrijf, en die horen in een rekenmodel dat ze elke keer net zo toepast. Zelfde dak, zelfde indeling.

Dat scheelt ook werk als de klant iets wijzigt. Een legplan op papier klopt niet meer zodra er een dakraam bij komt of de klant een andere variant kiest, en dan tekent iemand het hele plan opnieuw. Staan de maten en de regels vast, dan pas je één maat aan en rolt de nieuwe indeling eruit. Controleren doe je daarna op het dak.

Wat laat je niet aan AI over?

Alles waar je eigen prijzen en afspraken in zitten. Je 2BA-prijzen staan niet het hele jaar vast. Je staffels, je toeslagen voor hoogte en steiger, je minimumtarief per bon en je termijnen bij nieuwbouw: dat moet elke factuur hetzelfde uitkomen en achteraf te controleren zijn.

Het verschil zit niet in AI zelf. Het zit erin of je eigen gegevens erin zitten. Een losse chat die je prijslijst en je werkwijze niet kent, gokt een bedrag. Wat dat betekent voor een offerte staat in kun je een offerte door ChatGPT laten maken. En het verschil tussen een scherm waarin je alles zelf invult en werk dat echt doorloopt, staat in wat automatisering is voor een vakbedrijf.

Hoe je ziet waar het bij jou zit

Pak de laatste 10 aanvragen erbij. Zet per aanvraag op een rij wat iemand moest lezen, wat er gerekend moest worden, en wat jij moest nakijken. Het eerste rijtje is leeswerk en kan vanzelf gaan. Het tweede hoort in een rekenmodel met je eigen prijzen. Het derde blijft jouw werk, en dat is ook de bedoeling.

Zo bouwen wij het. AI leest de aanvraag of de leveranciersofferte en zet de regels alvast klaar, je eigen prijzen rekenen de offerte uit, en jij keurt goed voordat hij de deur uit gaat. En het stopt niet bij die offerte: de opdracht, de termijnen en de factuur lopen door tot in je eigen boekhouding, zonder dat iemand een bedrag overtypt. Bij Adodak, dakdekker in Den Bosch, ging een grote offerte vanuit de offerte van de leverancier van 30 naar 5 minuten. Beide tijden zijn de inschatting van de eigenaar zelf, geen stopwatchmeting.

Wil je weten waar in je eigen bedrijf het leeswerk zit en waar het rekenwerk? Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet per schakel hoe het er nu voor staat. Daarna weet je ook waar automatisering voor vakbedrijven als eerste iets voor je doet.