Hoe leg je als schilder een extra laag of kleurwissel vast als meerwerk?

Op de klus zelf, in de bon van die dag, per ruimte. Zet erbij wat er extra nodig is, wat het kost, en dat de klant akkoord is. Leg je het meerwerk pas op kantoor vast, dan praat je achteraf over werk dat al geschilderd is. De verf is betaald en de uren zijn gemaakt, maar er ligt niets waarmee je die regel op je factuur onderbouwt.

Wanneer is een extra laag meerwerk?

Je rekent per ruimte: m² per ondergrond, een productienorm in m² per uur, het aantal lagen, de verfsoort, binnen of buiten. Die opbouw is je offerte. Wat daarbuiten valt is meerwerk.

De ondergrond vraagt meer. Je had 2 lagen aangeboden op kozijnen die je van een afstand beoordeelde. Bij het schuren komt de oude laag los. Er moet extra voorbehandeling op, en een laag erbij.

De klant kiest een andere kleur. In ruimte 3 wordt het toch donkerder. Daar hoort een grondlaag in de nieuwe kleur bij, en soms een extra deklaag om het dekkend te krijgen.

Beide komen tijdens het werk boven, als je offerte al de deur uit is. Eigenaren die zoeken op software voor schilders lopen hier bijna altijd op vast.

Waarom het op kantoor blijft liggen

De schilder doet het extra werk. Hij schrijft het in de kantlijn van zijn weekstaat: ruimte 3, extra laag. Vrijdag gaat de staat mee naar kantoor.

Daar begint het uitzoekwerk. Hoeveel uur was het? Welke verf? En de vraag die alles bepaalt: weet de klant dat er een rekening komt?

Zolang dat laatste onduidelijk is, gaat het meerwerk niet op de factuur. Niemand op kantoor stuurt een regel die hij niet kan uitleggen. Zo verdwijnt het in de klus. Bij een lange binnenklus weegt dat zwaarder: je factureert in termijnen, en tegen die tijd weet niemand nog wat er in ruimte 3 gebeurde.

Vastleggen op het moment zelf

Leg het vast op de dag dat het gebeurt, in dezelfde bon als je uren:

De ruimte — waar het extra werk zit, met dezelfde naam als in je offerte. Wat erbij komt — extra laag, extra voorbehandeling, andere kleur, en waarom. De uren en de verf — apart van wat er al in je offerte zat. Een foto — van de ondergrond voordat je begint. Het akkoord — van wie, op welke dag, en voor welk bedrag.

Staat de klant er niet, dan stuur je het eerst: wat je aantrof, wat het extra kost, en de vraag of hij akkoord is. Daarna begin je.

Het akkoord gaat over de prijs, niet alleen over het werk

Een handtekening aan het eind van de klus zegt dat het werk is gedaan. Een afspraak over wat dat werk kost is iets anders, en die hoort er te zijn voordat je begint.

Daarin verschil je van een dakdekker die bij het openleggen rot dakbeschot aantreft: die kan niet wachten, want het dak ligt open. Bij binnenwerk is er wel even tijd.

Met een foto en een akkoord kun je je factuur onderbouwen. Ze maken niet dat je elke discussie wint: wat er juridisch volgt, hangt af van je overeenkomst.

Meerwerk in rekening brengen zonder op het eind te wachten

Staat het meerwerk per ruimte afgetekend, dan hoeft het niet te wachten op de eindafrekening. Het kan mee in de termijn van die maand, met de ruimte en de datum erbij. De klant herkent het, want hij zei er zelf ja op.

En je weekstaat blijft kloppen. Staan de uren van het meerwerk los van de uren uit je offerte, dan zie je bij de nacalculatie of de klus uitliep of dat de klant werk toevoegde.

Hoe het eruitziet als het in één bon zit

Zo bouwen wij het. De bon op de telefoon, met de velden van dit vak: ruimte, lagen, verfsoort, uren per man. Meerwerk met een foto en de handtekening van de klant eronder, ingevuld voordat de bus wegrijdt. Geen appje ernaast, geen kantlijn.

De regels van die bon worden de regels van je factuur. Kantoor keurt alleen nog goed, en die factuur staat meteen in je boekhouding met klant, regels en btw al goed. Je houdt je eigen boekhoudpakket, je typt alleen niets meer over. Dat is de dienstlijn digitale werkbonnen op maat.

Eerlijk erbij: werk je met 3 man en 1 lange klus tegelijk, dan kom je met een vast bericht en een map per klus al een heel eind. Het verschil wordt groot zodra er meerdere ploegen tegelijk draaien.

Waar je begint

Pak de laatste lange klus die je afrondde. Leg de offerte naast de weekstaten en de facturen, zoek het extra werk dat je deed, en kijk of het op een factuur terechtkwam. Staat het er niet, dan weet je waar het weglekt.

Spreek met je ploeg af dat extra werk dezelfde dag op de bon komt, met een foto erbij. In waarom de klant de werkbon tekent staat waar dat aftekenen op vastloopt, en in contractwerk en meerwerk op één factuur hoe je het daarna uit elkaar houdt. Wat er bij een schildersbedrijf verder in dezelfde bon past, staat op de pagina over software voor schilders.

Wil je weten waar in jouw bedrijf de tijd verdwijnt? Doe de test: 12 vragen over je eigen bedrijf, ongeveer 2 minuten, en je ziet meteen welke schakel bij jou het meeste werk kost.